Staff Administrasi

1. Teori: Mempelajari visi-misi, nilai perusahaan, struktur organisasi, serta tata tertib dan peraturan perusahaan. Memahami SOP dasar administrasi, sistem manajemen dokumen, dan pengenalan aplikasi BPM (Business Process Management) untuk pengajuan pembayaran. Mempelajari K3 perkantoran (keselamatan dan kesehatan kerja di lingkungan administrasi). 2. Praktik: Tidak ada praktik di topik ini karena seluruhnya bersifat pengenalan. Namun, peserta akan melakukan company tour ke seluruh area (kantor, produksi, asrama, dan fasilitas umum), sesi perkenalan tim, dan mengisi dokumen administrasi pribadi (kontrak magang, NPWP, BPJS, rekening bank).

1. Teori: Mempelajari prinsip pengaturan jadwal kendaraan internal dan eksternal, perhitungan jam kerja driver sesuai UU Ketenagakerjaan, serta prosedur alokasi biaya perjalanan (termasuk tunjangan makan driver). 2. Praktik: Membuat jadwal harian driver (shift dan hari libur bergiliran), mencatat pemakaian kendaraan (tujuan, jarak tempuh, departemen pemakai, biaya BBM, riwayat perbaikan), melakukan pengecekan kondisi kendaraan (termasuk angka jarak tempuh sebagai acuan perbaikan rutin), dan menyusun rekap kehadiran driver bulanan.

Teori: Mempelajari cara membaca dan merekap tagihan utilitas (listrik, air, sewa trafo), memahami komponen biaya, serta prosedur verifikasi invoice sebelum pengajuan pembayaran. 2. Praktik: Mengumpulkan data pemakaian air dan listrik, merekap biaya asrama, menerima invoice dari vendor, memeriksa kesesuaian tagihan dengan pemakaian aktual, mengajukan pembayaran di aplikasi BPM (setelah mendapat persetujuan tim keuangan via email), dan mengarsipkan bukti pembayaran.

1. Teori: Mempelajari cara membaca counter meter mesin printer, memahami skema sewa printer (biaya per lembar, biaya bulanan, kontrak dengan vendor), dan prosedur verifikasi invoice printer 2. Praktik: Mengambil data jumlah print bulanan dari counter mesin printer, mengirim data ke vendor, mengecek invoice, mengajukan pembayaran di BPM, serta melakukan stock checking alat tulis kantor (ATK) dan mengajukan pengadaan barang yang stoknya menipis.

1. Teori: Mempelajari sistem pengarsipan dokumen berbasis kategori (surat masuk/keluar, kontrak, invoice, surat jalan, dokumen kepegawaian), serta prinsip *5S/5R* dalam pengelolaan arsip fisik dan digital. 2. Praktik: Menyusun ulang arsip yang belum tertata, membuat indeks arsip dan daftar isi, melakukan scanning dokumen penting untuk backup digital, menyimpan di cloud/komputer dengan struktur folder yang jelas, dan memastikan kemudahan akses saat dibutuhkan.

1. Teori: Mempelajari jenis-jenis audit (internal, eksternal, brand audit), ruang lingkup audit administratif, dokumen yang wajib disiapkan, dan cara menghadapi tim auditor. 2. Praktik: Mengumpulkan dan memverifikasi seluruh dokumen pendukung (kontrak vendor, invoice, surat jalan, bukti pembayaran, laporan bulanan, arsip asrama dan kendaraan), menyusun dokumen dalam binder/folder yang terstruktur, dan melakukan pre-audit checklist untuk memastikan tidak ada dokumen yang hilang.

Company tour, sesi pengenalan tim, pengisian dokumen administrasi pribadi

1. Teori: Mempelajari cara menghitung kebutuhan catering harian berdasarkan jumlah karyawan yang hadir (absensi). Memahami tata cara pemesanan ke vendor, standar kualitas makanan, dan cara membaca surat jalan (delivery order) serta invoice. 2. Praktik: Melakukan pemesanan catering harian secara langsung, menerima dan mengarsipkan surat jalan, menyusun daftar menu mingguan untuk disebarkan ke seluruh karyawan (via email/papan pengumuman), serta melakukan rekap pemesanan bulanan dan mengajukan pembayaran di aplikasi BPM.

1. Teori: Mempelajari prinsip pengelolaan petty cash (uang kas kecil), mekanisme pencatatan penggunaan, kontrol pengeluaran, dan efisiensi biaya. Memahami prosedur reimbursement (penggantian biaya) dan persyaratan dokumen pendukung (bon/kuitansi). 2. Praktik: Membuat draft biaya pengeluaran untuk kendaraan dan operasional lainnya, menyusun laporan penggantian biaya dengan melampirkan bukti pembayaran, merekap pemakaian petty cash harian, serta mengajukan tambahan dana petty cash jika diperlukan.

Menangani pembelian barang atau jasa untuk kebutuhan operasional kantor yang bersifat mendesak (misal: perbaikan mendadak, kekurangan bahan habis pakai). Menerima permintaan perbaikan dari tim maintenance, mengatur jadwal staf perbaikan, memastikan target perbaikan tercapai, serta berkoordinasi dengan tim kebersihan (cleaning service) untuk permintaan pembersihan area.

Melakukan inventarisasi seluruh aset tetap perusahaan (meja, kursi, komputer, AC, lemari, dll.), mencatat kondisi fisik, nomor seri, dan lokasi setiap aset, memperbarui database aset tetap, serta mengajukan perbaikan atau penggantian aset yang rusak.

Peserta magang menyusun satu SOP (Standard Operating Procedure) untuk salah satu area administrasi yang telah dipelajari (pilihan: SOP Pemesanan Catering, SOP Pengelolaan Kendaraan, SOP Penerimaan Tamu, SOP Pengelolaan Petty Cash, atau SOP Pengelolaan Asrama). SOP harus mencakup: tujuan, ruang lingkup, prosedur/langkah-langkah (dilengkapi flowchart sederhana), formulir pendukung, dan dokumen terkait. Hasil akhir dipresentasikan di depan tim manajemen sebagai syarat kelulusan magang, disertai dengan rekomendasi perbaikan yang dapat diimplementasikan oleh perusahaan.

- Membantu pendataan fasilitas dan aset kantor. - Membuat checklist kondisi fasilitas kerja (ruang kerja, ruang rapat, pantry, dll.). - Membantu administrasi kebutuhan operasional harian serta penyusunan laporan sederhana.

1. Teori: Mempelajari klasifikasi inventaris kantor (alat tulis, air minum kemasan, peralatan cleaning service, peralatan supir, peralatan asrama, dan bahan penerimaan tamu). Memahami sistem pencatatan keluar-masuk barang dan prosedur pembuatan formulir penerimaan barang. 2. Praktik: Melakukan stock checking (pengecekan stok) barang inventaris, mencatat keluar-masuk barang di logbook, membuat formulir penerimaan barang untuk setiap kiriman, memastikan barang yang diterima sesuai dokumen, dan mengajukan pembelian barang yang stoknya hampir habis.

1. Teori: Mempelajari prosedur pengaturan kamar asrama untuk karyawan asing dan tamu: pengisian formulir identitas penghuni, lama tinggal, dan pemesanan kamar ke pihak kawasan. Memahami standar kelengkapan fasilitas asrama (perabot, listrik, air) dan prosedur check-out. 2. Praktik: Menyiapkan hotel amenities kit (perlengkapan sehari-hari) untuk tamu atau TKA baru, melakukan pendaftaran dan penempatan kamar, mencatat perubahan penghuni, melakukan prosedur check-out (mengambil barang penghuni dan menyimpannya di ruang penyimpanan kantor), serta memantau kebersihan dan kelayakan fasilitas asrama.

Menyusun laporan bulanan secara komprehensif yang mencakup: rekap pemesanan catering (volume, biaya), rekap pemakaian kendaraan (BBM, perbaikan, tunjangan driver), rekap asrama dan utilitas (air, listrik, travo), serta rekap pemakaian printer. Melakukan verifikasi seluruh data, memastikan kelengkapan dokumen pendukung (invoice, surat jalan, bon), dan menyiapkan berkas untuk pengajuan pembayaran terintegrasi.

Menyusun rencana acara (tema, anggaran, jadwal), mengajukan pengadaan barang pendukung acara (makanan, dekorasi, hadiah), memastikan jumlah karyawan yang ikut serta, melakukan broadcasting/pengumuman ke seluruh karyawan, mengkoordinasikan pelaksanaan acara, dan melakukan evaluasi pasca-acara.

- Menginput data administrasi perusahaan ke dalam format spreadsheet - Membuat rekapitulasi data inventaris, penggunaan ATK, atau data administrasi lainnya. - Menyusun laporan administrasi sederhana berdasarkan hasil rekapitulasi data.

1. Teori: Mempelajari standar pelayanan penerimaan tamu, terutama untuk brand customer. Memahami tata cara menyiapkan ruang rapat, dekorasi, jamuan makanan dan minuman, serta transportasi. Mempelajari etika komunikasi profesional dengan tamu dan cara menangani permintaan khusus. 2. Praktik: Mempersiapkan ruang rapat dan dekorasi sesuai standar, menyiapkan jamuan (snack dan minuman), mengatur transportasi tamu, serta berkoordinasi dengan tim kebersihan dan keamanan untuk kelancaran kunjungan. Menerima dan mencatat permintaan khusus dari tamu, serta melakukan evaluasi singkat pasca-kunjungan.

- Mempelajari alur pengadaan barang dan jasa di perusahaan. - Membantu menyusun dan memproses Purchase Request (PR) sesuai kebutuhan operasional. - Membantu mendata kebutuhan barang dan perlengkapan kantor. - Melakukan administrasi dokumen pengadaan, seperti Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), dan dokumen penerimaan barang.

-Membantu pelaksanaan administrasi sesuai kebutuhan departemen terkait (HR, Finance, Purchasing, Produksi, dan departemen lainnya). - Berkoordinasi dengan departemen lain dalam pemenuhan kebutuhan operasional perusahaan. - Membantu pendistribusian dokumen, perlengkapan kantor, dan kebutuhan operasional kepada departemen terkait. - Membantu penyusunan laporan administrasi atas kegiatan operasional lintas departemen. - Melakukan pengarsipan dokumen administrasi sesuai prosedur perusahaan. - Mendukung pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan yang melibatkan beberapa departemen.

Menangani pekerjaan administrasi harian secara mandiri, seperti pengelolaan surat masuk dan keluar, pengarsipan dokumen, pembaruan data administrasi, pengelolaan jadwal rapat, administrasi inventaris, administrasi kendaraan operasional, serta penyusunan laporan harian di bawah supervisi mentor.

- Dasar-dasar kearsipan (manual & digital filing system). - Pengoperasian Microsoft Office (Word, Excel, dan Outlook). - Pengelolaan aset dan inventaris kantor. - Penerapan 5R/5S dan administrasi perkantoran.

- Mengarsipkan dan menyusun dokumen administrasi perusahaan. - Membantu pembuatan laporan administrasi dan rekapitulasi data. - Membantu administrasi pengadaan alat tulis kantor (ATK) dan kebutuhan operasional. - Membantu pencatatan inventaris dan aset perusahaan. - Mendukung pelaksanaan kegiatan operasiona

- Menginput dan memperbarui data administrasi. - Membantu penyusunan laporan administrasi sederhana menggunakan Microsoft Excel. - Membantu pengelolaan inventaris aset dan perlengkapan kantor. -Membantu administrasi kendaraan operasional, kebersihan, dan fasilitas kantor. -Melaksanakan tugas administrasi lain yang diberikan oleh pembimbing sesuai kebutuhan operasional.

- Memperbarui data inventaris pada spreadsheet atau sistem perusahaan. - Melakukan pengecekan kondisi aset dan mencocokkan data dengan kondisi aktual. - Menyusun laporan hasil pendataan inventaris.

- Membantu membuat permintaan pembelian (Purchase Request/PR) sesuai kebutuhan operasional. - Membantu proses permintaan dan distribusi ATK kepada departemen terkait. - Menyusun rekapitulasi penggunaan ATK dan kebutuhan pengadaan. - Membantu administrasi dokumen pengadaan, seperti permintaan pembelian, penerimaan barang, dan arsip dokumen.

- Mengumpulkan dan merekap data administrasi dari kegiatan operasional harian. - Menyusun laporan administrasi mingguan atau bulanan, seperti laporan penggunaan ATK, inventaris aset, dan kegiatan operasional. - Mengarsipkan laporan administrasi sesuai dengan prosedur perusahaan.

- Membantu mengelola jadwal penggunaan kendaraan operasional perusahaan. - Mencatat dan memperbarui data penggunaan kendaraan operasional (jadwal, tujuan, pengguna, dan driver). - Berkoordinasi dengan driver, vendor, atau departemen terkait untuk mendukung kebutuhan operasional perusahaan. - Menyusun laporan sederhana terkait penggunaan kendaraan dan kegiatan operasional.

Melakukan evaluasi hasil pekerjaan bersama mentor, memperbaiki dokumen administrasi yang belum sesuai, menindaklanjuti temuan evaluasi, menyusun usulan perbaikan proses administrasi, serta menerapkan standar administrasi perusahaan secara mandiri.

Menyusun laporan akhir kegiatan magang, mengumpulkan bukti pekerjaan (dokumen administrasi, laporan, formulir, dan rekapitulasi), menyusun portofolio hasil kerja, serta mempersiapkan bahan presentasi akhir.

Mempresentasikan hasil kegiatan magang kepada pembimbing, menjelaskan pekerjaan yang telah dilakukan selama program, menerima evaluasi akhir, melakukan serah terima pekerjaan yang masih berjalan, serta menyelesaikan administrasi penutupan program magang.