Document Control

Pengenalan perusahaan, struktur organisasi, K3, dan tata tertib. Pengenalan sistem manajemen mutu dan hierarki dokumen (kebijakan, SOP, instruksi kerja, formulir, rekaman). Mempelajari prosedur pengendalian dokumen, sistem penomoran, dan penamaan file. Pengenalan alat kerja (DMS, folder server, master list).

Input dan update master list serta register dokumen. Pengelolaan arsip fisik (labeling, indeks, retensi) dan arsip digital. Pengendalian versi: memeriksa kesesuaian revisi dan format dokumen. Pencatatan dokumen masuk/keluar dan buku ekspedisi. Pelatihan Excel untuk pelacakan data (filter, pivot sederhana, data validation).

Menangani Document Change Request: pencatatan, routing review/approval, dan tracking. Memformat dokumen sesuai template standar perusahaan. Koordinasi dengan pemilik dokumen di tiap departemen. Pengenalan pengendalian rekaman (retensi, akses, pemusnahan).

Penggunaan DMS/ERP/SharePoint secara lebih mendalam (hak akses, metadata, alur persetujuan). Membuat document tracker dengan pengingat masa review dan kedaluwarsa dokumen. Menyusun laporan bulanan: jumlah dokumen aktif, revisi, keterlambatan review, dan dokumen kedaluwarsa. Pengenalan keamanan informasi dasar dan klasifikasi kerahasiaan.

Mempelajari persyaratan dokumen dan rekaman dalam standar yang berlaku (misalnya ISO 9001) dan temuan audit terdahulu. Membantu audit internal: menyiapkan dokumen bukti, merapikan rekaman, dan melacak tindak lanjut temuan. Melakukan pengecekan sampel kepatuhan dokumen di lapangan (apakah versi yang dipakai sudah terbaru). Menyusun usulan perbaikan proses (misalnya penyederhanaan penomoran atau template).

Mengerjakan proyek akhir, misalnya audit dan penataan ulang arsip satu departemen, digitalisasi dokumen prioritas, atau implementasi usulan perbaikan dari bulan 5. Menyusun panduan kerja ringkas (work instruction) atas proses yang dikuasai. Serah terima tugas dan dokumentasi pekerjaan. Presentasi hasil magang kepada manajemen dan evaluasi akhir. Sesi umpan balik, penyusunan rencana pengembangan karier, dan rekomendasi (termasuk peluang menjadi karyawan tetap bila memenuhi kriteria).