General Affair

Pengenalan Perusahaan: Pemahaman struktur organisasi, budaya kerja, dan orientasi K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) dasar di area perkantoran. SOP General Affair: Mempelajari Standar Operasional Prosedur (SOP) terkait pengajuan barang, pemeliharaan fasilitas, dan layanan umum. Administrasi Dokumen: Belajar melakukan pengarsipan dokumen GA, merekap tagihan utilitas (listrik, air, telepon, internet), dan tata kelola surat-menyurat internal.

Pengelolaan ATK (Alat Tulis Kantor) & Pantry: Belajar mencatat in/out barang, mengecek sisa stok minimum, dan membuat form permintaan pengisian ulang (replenishment). Pencatatan Aset (Asset Tagging): Membantu mendata, melabeli, dan memperbarui basis data (database) inventaris perusahaan (seperti meja, kursi, laptop, AC). Stock Opname Dasar: Membantu proses stock opname bulanan untuk barang-barang di bawah tanggung jawab GA.

Monitoring Kebersihan & Keamanan: Melakukan checklist harian/mingguan terkait kebersihan area kerja, kondisi toilet, dan berkoordinasi dengan Cleaning Service / Office Boy. Administrasi Kendaraan (Fleet Management): Mengelola formulir peminjaman kendaraan operasional, merekap penggunaan BBM, serta mencatat jadwal perpanjangan pajak dan servis rutin kendaraan. Penanganan Keluhan (Ticketing/Complain): Belajar menerima dan menindaklanjuti laporan perbaikan ringan dari karyawan (misal: AC mati, lampu putus, kursi rusak).

Administrasi Vendor: Membantu mencari daftar harga (quotation) dari vendor (misal: vendor servis AC, catering, penyedia galon/kertas), serta merekap data vendor rekanan GA. Manajemen Ruang Rapat: Mengatur jadwal penggunaan ruang rapat, memastikan fasilitas penunjang (proyektor, AC, kebersihan) siap digunakan. Dukungan Acara Internal: Terlibat sebagai panitia pendukung (logistik, konsumsi, penyiapan ruangan) jika ada rapat besar, kunjungan tamu, atau acara internal perusahaan.

Pelaksanaan Tugas Mandiri: Menjalankan tugas operasional GA sehari-hari dengan supervisi minimal dari mentor. Proyek Mini (Opsional): Membuat usulan perbaikan (improvement) sederhana, misalnya: merapikan sistem arsip Excel menjadi lebih otomatis, atau membuat visualisasi SOP 5R di area kerja. Penyusunan Laporan: Menyusun Laporan Akhir Magang sesuai standar Kemnaker / Universitas dan melakukan presentasi evaluasi di hadapan mentor & HR.

Penyusunan PJK (Pertanggungjawaban Keuangan): Belajar menyusun laporan penyelesaian kasbon/uang muka operasional GA (misal: pembayaran utilitas, BBM, biaya perbaikan ringan, konsumsi) beserta verifikasi kelengkapan nota/kuitansi asli. Monitoring Kebersihan & Keamanan: Melakukan checklist harian/mingguan terkait kebersihan area kerja dan berkoordinasi dengan tim Cleaning Service / Keamanan. Penanganan Keluhan (Ticketing/Complain): Menerima dan menindaklanjuti laporan perbaikan ringan dari karyawan (misal: AC mati, lampu putus) serta memproses pembayaran jasanya.