Admin Procurement

Fokus: Memahami profil perusahaan, alur kerja, standar komunikasi, dan pengelolaan berkas dasar. Onboarding & Pengenalan Lingkungan Kerja o Orientasi budaya kerja, pengenalan tim, dan SOP internal perusahaan. o Setup akun kerja (email, aplikasi komunikasi internal). o Pemahaman regulasi privasi data dan keamanan dokumen perusahaan. Manajemen Dokumen & Arsip (Fisik & Digital) o Pelatihan sistem penataan folder (naming, susunan direktori di Google Drive). o Pengelolaan filing system fisik (penomoran, klasifikasi, dan ruang simpan). Deliverable Bulan 1: Sistem pengarsipan folder kerja yang rapi dan terorganisir sesuai SOP.

Fokus: Menguasai pengelolaan data menggunakan Excel/Google Sheets serta pembuatan laporan administratif harian. Penguasaan Excel / Google Sheets untuk Admin o validasi data, penyusunan tabel rapi, dan pembersihan data (data cleansing) Penginputan Data (Data Entry) & Logbook o Praktik data entry tingkat tinggi dengan tingkat akurasi presisi. o Pembuatan dan pemeliharaan logbook aktivitas harian/mingguan divisi. o Penyusunan laporan rekapitulasi rutin mingguan. Deliverable Bulan 2: Laporan rekapitulasi data bulanan yang bebas dari kesalahan input.

Fokus: Mengelola arsip data Perusahaan (PO, Vendor Listing, dll) Manajemen Arsip Data Perusahaan o Arsip Data PO (Purchase Order). o Arsip Data PR (Payment Request). o Prosedur pengajuan (procurement) dan pembelian ulang (re-order). Deliverable Bulan 3: Pengelolaan dokumen digital dan fisik secara rapi dan sistematis agar mudah di-audit.

Fokus: menganalisis spesifikasi teknis barang/jasa yang diajukan oleh divisi lain. Pengelolaan Database Vendor o Arsip data vendor listing o Arsip kontrak vendor barang dan jasa o Mencari, menyaring, dan memperbarui database vendor potensial. Deliverable Bulan 4: Mempelajari pencarian vendor, dasar hukum kontrak pengadaan, etika bisnis, dan pencegahan fraud.

Fokus: Mempelajari alur distribusi dokumen pengiriman barang atau jasa. Operasional Administrasi Sistem ERP o Pengecekan Material Request (MR) o Pembuatan Purchase Order (PO) Koordinasi Lintas Divisi (Cross-Functional Communication) o Menjadi penghubung informasi administratif antar-departemen o Penanganan masalah umum dalam aliran dokumen (bottleneck) dan solusi efisiensinya. Deliverable Bulan 5: Prosedur kerja ringkas (Checklist/SOP sederhana) untuk tugas-tugas rutin.

Fokus: Melakukan pemeriksaan kesesuaian antara PO, Surat Jalan, dan Invoice sebelum diserahkan ke bagian Finance. Monitoring pengiriman barang & jasa o Melacak ketepatan waktu pengiriman barang (bill monitoring). o Mengidentifikasi jika terjadi kerusakan atau ketidaksesuaian barang yang datang. Penilaian Kinerja Vendor / Supplier o Penyusunan performa Vendor / Supplier. Deliverable Bulan 6: Laporan Data Performa Vendor