Staff General Affair

Mengenal profil perusahaan, struktur organisasi, lokasi kerja, dan fungsi utama Staf General Affair: layanan driver, security, dan cleaning service, fasilitas, aset, pihak ketiga, legalitas, dan administrasi.

Menghitung batas minimum stok mingguan dari rata-rata pemakaian dan menyiapkan pengajuan kekurangan barang ke Purchasing.

Memeriksa APAR, kotak P3K, dan jalur evakuasi dengan ceklis K3, lalu melaporkan temuan beserta saran perbaikan.

Memahami alur pengajuan pengiriman, form pengiriman, serta dokumen perjalanan dinas (RPD, budgeting, dan LPD).

Mempelajari kriteria seleksi vendor, cara membandingkan penawaran, menilai harga wajar, dan dasar negosiasi dengan vendor perbaikan, sewa, katering, dan perlengkapan acara.

Menyusun laporan bulanan General Affair dan merekap capaian indikator jabatan dari data yang sudah dikumpulkan selama program.

Memahami tanggung jawab beserta indikator keberhasilannya, wewenang mandiri dan yang perlu persetujuan Manager HCGA, serta batas peran peserta magang.

Menghitung fisik persediaan, mencocokkan dengan catatan, dan mencatat selisih dalam laporan stok opname bulanan.

Berlatih mencatat tamu, mengatur akses, dan mencatat insiden atau kehilangan pada log bersama petugas security.

Mengonfirmasi kesiapan hasil produksi dengan bagian produksi sebelum pengiriman dijadwalkan.

Menyusun daftar vendor jasa beserta hasil evaluasinya dari data yang disediakan mentor.

Mencatat ketidaksesuaian pada proses yang sudah dipelajari dan mengusulkan tindakan perbaikan kepada mentor dan Manager HCGA.

Mengenal kebijakan mutu, sasaran mutu yang relevan, prosedur kerja General Affair, dan tata tertib K3 di pabrik utama serta lokasi lain.

Memeriksa kondisi fasilitas kantor dan gudang setiap hari memakai form ceklis dan mencatat kebutuhan perbaikan.

Memantau penggunaan utilitas, pengendalian hama, dan pengelolaan sampah, lalu menyusun laporan utilitas dan lingkungan bulanan.

Membantu mengatur pengiriman melalui jasa ekspedisi memakai form pengajuan pengiriman dan database ekspedisi.

Membantu menyiapkan akomodasi, perlengkapan acara, konsumsi, kendaraan/driver, dan hotel untuk kegiatan atau meeting perusahaan.

Menjalankan tugas pendukung General Affair harian di kelima area jobdesk dengan supervisi mentor; keputusan, pembayaran, dan penandatanganan tetap oleh mentor atau Manager HCGA.

Berkeliling bersama mentor ke seluruh lokasi untuk mengenal fasilitas, pos jaga, dan titik yang perlu dipantau sebagai dasar tugas harian.

Merekap hasil ceklis harian menjadi laporan monitoring mingguan dan memantau tindak lanjut perbaikannya sesuai jadwal monitoring.

Menerima permintaan driver dari departemen lain dan menyusun draf jadwal harian berdasarkan tingkat urgensi (mendesak dan biasa).

Memantau pengiriman dari persiapan sampai barang diterima tujuan dan menyimpan bukti barang diterima.

Mendampingi mentor di lapangan memastikan vendor memenuhi kebutuhan kegiatan sesuai kesepakatan.

Merancang dan menjalankan satu perbaikan nyata (prosedur, tracker, atau dashboard) pada salah satu tugas jobdesk dengan persetujuan Manager HCGA.

Mengarsipkan dokumen General Affair secara fisik dan digital agar mudah ditelusuri, dengan arahan mentor.

Memahami klasifikasi aset, isi register aset (kode, lokasi, kondisi, penanggung jawab), pelabelan, dan cara opname aset.

Mengikuti briefing pagi bersama mentor untuk memahami cara menyampaikan jadwal dan kebutuhan perjalanan kepada driver.

Menindaklanjuti kendala atau perubahan jadwal pengiriman bersama mentor dan memperbarui jadwalnya.

Mendampingi mentor berkoordinasi dengan vendor perbaikan atau sewa dan memeriksa hasil pekerjaan sebelum pengajuan pembayaran.

Presentasi proyek akhir dan ujian kompetensi atas tugas jobdesk di depan mentor dan Manager HCGA.

Mendata kebutuhan harian ATK, ART, dan perlengkapan operasional serta mencatat kekurangan untuk diajukan ke Purchasing.

Mencatat aset satu area kerja dalam register dan memberi label bersama mentor.

Menyusun draf dan mengadministrasikan surat atau perintah perjalanan dinas driver sesuai jadwal yang sudah ditetapkan.

Menyusun dan memperbarui database ekspedisi beserta produk dan daftar harganya.

Menyusun register dokumen legalitas perusahaan (TKDN, surat keterangan domisili, akta, dan lainnya) beserta masa berlakunya dari data mentor.

Umpan balik menyeluruh, penetapan area pengembangan lanjutan, dan rekomendasi kelanjutan.

Melayani pengambilan barang dan merekapnya setiap hari pada dashboard rekap pengambilan barang.

Mencocokkan register dengan kondisi fisik aset di satu area kerja dan mencatat selisihnya.

Memeriksa kondisi kendaraan operasional dan mencatat kebutuhan perawatan untuk ditindaklanjuti bersama mentor.

Menyusun budgeting perjalanan dinas dan pengiriman produksi memakai daftar harga sebagai acuan.

Memantau masa berlaku dokumen pada register dan menyiapkan pengingat untuk Manager HCGA sebelum jatuh tempo.

Memeriksa barang yang diterima, mencocokkan dengan pesanan, dan merekap barang masuk ke General Affair setiap minggu.

Penilaian praktik stok opname, ceklis fasilitas, dan register aset satu area kerja.

Menyusun draf jadwal bulanan security untuk seluruh pos dan shift, serta memantau pemenuhan jadwal pos dan buku jaga.

Membuat RPD untuk perjalanan dinas nyata dengan arahan mentor.

Memahami alur menyiapkan berkas bersama notaris atau konsultan dan mengajukan biaya perizinan; peserta menyiapkan draf, tanpa bertindak atas nama perusahaan.

Mengikuti mentor menerima, menindaklanjuti, dan mencatat penyelesaian permintaan operasional kantor dan gudang dari departemen lain.

Menyusun draf pembagian area dan ceklis kebersihan, lalu memantau pengisiannya dan mencatat temuan untuk ditindaklanjuti.

Memesan tiket kereta api dan akomodasi hotel sesuai RPD dan budgeting yang sudah disetujui.

Mendata dan memantau masa berlaku kontrak sewa, asuransi, dokumen kendaraan, dan surat izin mengemudi driver.

Tes pemahaman fungsi jabatan dan tugas administrasi serta inventaris harian, dan diskusi umpan balik dengan mentor dan Manager HCGA.

Memahami jalur meneruskan laporan insiden dan temuan pelanggaran ke Manager HCGA serta menyampaikan data kehadiran, lembur, dan kontrak ke Human Capital.

Menyusun LPD setelah perjalanan dinas selesai, lengkap dengan bukti perjalanan.

Menata penyimpanan dokumen asli dan salinan serta mencatat peminjamannya pada log; dokumen asli selalu dipegang mentor.

Penilaian praktik K3, tata tertib lokasi, utilitas, dan koordinasi layanan driver, security, dan cleaning service.

Penilaian praktik pengiriman produksi, perjalanan dinas, dan database ekspedisi.

Menyusun draf memo dan proposal pengajuan dana sesuai agenda kegiatan atau kebutuhan operasional; peserta tidak memegang dana dan tidak menandatangani pengajuan.

Menyusun draf laporan realisasi dan pengajuan dana mingguan dari bukti transaksi; pengajuan ke Finance tetap oleh mentor.

Memahami batas nilai, pencatatan, dan rekonsiliasi kas kecil dengan Finance; peserta mengamati tanpa memegang dana.

Penilaian praktik pengelolaan vendor, kegiatan perusahaan, register legalitas, dan draf realisasi dana.