Staf Administrasi dan Secretary

Memahami organisasi dan dasar administrasi seperti Mengenalkan profil organisasi, struktur organisasi, visi-misi, fungsi unit kerja, hubungan kerja dan lingkungan ker

Memahami sistem penyimpanan arsip berdasarkan klasifikasi, kode, tanggal dan jenis dokumen.

Mendukung administrasi kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga dokumentasi. Menyiapkan undangan, agenda, daftar hadir, materi rapat dan dokumentasi rapat. Membuat notulen rapat secara sistematis termasuk keputusan dan tindak lanjut. Mengelola agenda kegiatan, jadwal rapat, deadline dan aktivitas unit kerja. Memahami proses administrasi perjalanan dinas dan kelengkapan dokumen pendukung.

Memahami konsep transformasi administrasi dari proses manual menuju digital. Mempelajari penggunaan aplikasi atau sistem administrasi yang digunakan organisasi. (SAP dll). Menggunakan Pivot Table, lookup, formula lanjutan dan pengolahan dataset utk analisa. Mengubah data administrasi menjadi informasi yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. (menggunuakan Apilkasi dashrboard) jika memungkinkan

Mengidentifikasi masalah, penyebab dan dampaknya terhadap proses administrasi. Menyusun alternatif solusi berdasarkan permasalahan yang ditemukan. Mengidentifikasi pekerjaan yang dapat disederhanakan, dipercepat atau didigitalisasi. Mengidentifikasi risiko dan menyusun langkah mitigasi sederhana.

Menyusun rencana pekerjaan administrasi berdasarkan prioritas dan target. Mengelola waktu, menentukan prioritas dan menyelesaikan pekerjaan sesuai deadline. Melaksanakan proses administrasi dari penerimaan pekerjaan sampai penyelesaian dan pelaporan. Melakukan pemeriksaan akhir terhadap dokumen, data dan hasil pekerjaan. Menyelesaikan studi kasus terkait dokumen, data, keterlambatan atau kesalahan administrasi. Membuat prosedur kerja sederhana berdasarkan proses administrasi yang dipelajari. Membuat proyek perbaikan administrasi yang memberikan manfaat nyata bagi unit kerja. Menyusun laporan pelaksanaan magang, pekerjaan, hasil dan pembelajaran. Mempresentasikan hasil pekerjaan dan proyek perbaikan di hadapan mentor/pimpinan.

Memahami tugas, tanggung jawab, kewenangan dan ruang lingkup pekerjaan staf administrasi.

Melakukan penyusunan, penyimpanan, pemeliharaan dan pencarian arsip fisik.

Mengenal proses administrasi permintaan barang/jasa dan dokumen pendukungnya. Melakukan pembutan dokumen pengadaan, alur proses pengadaan dan Laporan Pengadaan

Mempelajari disiplin, integritas, profesionalisme, etika komunikasi, sikap kerja dan tata krama di lingkungan kerja.

Mengelola dokumen digital melalui struktur folder, penamaan file dan pengelompokan dokumen. Melakukan scanning, konversi, pemberian nama dan penyimpanan dokumen digital.

Memahami konsep, fungsi, prinsip dan siklus administrasi perkantoran.

Membuat, memperbarui dan memelihara database administrasi sederhana. Melakukan input data administrasi secara cepat, akurat dan sesuai format yang ditentukan. Memeriksa kelengkapan, konsistensi dan keakuratan data sebelum digunakan.

Mempelajari jenis surat, format surat, disposisi, penomoran dan proses surat masuk maupun surat keluar.

Membuat daftar monitoring dokumen, pekerjaan, surat, agenda dan status penyelesaian pekerjaan. Memahami prosedur backup dan perlindungan terhadap kehilangan atau kerusakan data.

Melakukan identifikasi, klasifikasi, penyimpanan dan pencarian dokumen secara sistematis.

Melatih komunikasi lisan, tulisan, email dan komunikasi dengan internal maupun eksternal organisasi.