Executive Secretary Intern

Mempelajari peran dan tanggung jawab Sekretaris Direktur, struktur organisasi dan stakeholder perusahaan, kode etik dan kerahasiaan informasi perusahaan, NDA, etika protokoler eksekutif, gaya kerja Direktur, sistem klasifikasi dan filing dokumen, serta alur komunikasi internal dan eksternal sekretariat Direktur.

Membantu mengelola dan memperbarui agenda Direktur, menyusun reminder dan Daily Agenda Briefing, mengatur jadwal rapat dan kunjungan, melakukan gatekeeping sesuai arahan, serta menyusun draft surat resmi, email profesional, memo internal, dan rekapitulasi dokumen masuk dan keluar.

Membantu menyiapkan agenda, materi, dokumen, dan fasilitas rapat Direksi/Manajemen; melakukan pencatatan pembahasan dan keputusan rapat; menyusun Minutes of Meeting (MoM); membuat Action Item Tracking Sheet; serta membantu memantau tindak lanjut hasil rapat kepada divisi terkait.

Membantu menyiapkan administrasi perjalanan dinas Direktur, menyusun itinerary perjalanan yang mencakup penerbangan, akomodasi, transportasi, dan jadwal pertemuan; membantu menyiapkan kebutuhan perjalanan; serta merekap dokumen dan pengeluaran perjalanan dinas.

Mempelajari dan mempraktikkan protokoler penerimaan tamu perusahaan, membantu pendampingan tamu VIP/VVIP, menjadi liaison officer sesuai kebutuhan, membantu koordinasi acara internal perusahaan seperti Townhall, Gala Dinner, dan Board Event/Retreat, serta menyiapkan draft presentasi atau speech points untuk Direktur.

Mengintegrasikan kompetensi executive support yang telah dipelajari, membantu pelaksanaan administrasi agenda, korespondensi, rapat, perjalanan dinas, dan event; mengevaluasi efektivitas proses kerja sekretariat; mengidentifikasi peluang perbaikan SOP atau digitalisasi; serta menyusun laporan dan mempresentasikan hasil akhir program magang.