Project Procurement Staff

Memahami fungsi dan perbedaan Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO). Pengenalan ERP/Excel tim internal.Mampu mengidentifikasi kelengkapan berkas PR (spesifikasi, jumlah, dan tanggal dibutuhkan)

Mencari produsen/distributor material PJU, Menemukan dan mendata minimal 3 vendor pembanding baru yang memiliki sertifikasi resmi (ISO/SNI/NIB KBLI terkait).

Menginput data penawaran terpilih ke sistem PO. Menerbitkan PO harian dengan zero error (tidak ada salah ketik nominal, spesifikasi, atau alamat kirim).

Strategi meminta potongan harga (diskon) berdasarkan kuantitas volume atau negosiasi bebas biaya pengiriman ke lokasi proyek.

Menyilangkan kesesuaian data antara PO (internal) vs Surat Jalan/Delivery Note (Gudang) vs Invoice & Faktur Pajak (Vendor).

Menarik data pengeluaran 5 bulan terakhir. Membuat analisis kategori komponen apa yang memakan anggaran terbesar (misal: belanja lampu vs belanja tiang & kabel).

Memahami fungsi dan perbedaan Purchase Request (PR) dan Purchase Order

Merapikan dan mengelompokkan berkas transaksi masa lalu secara sistematis berdasarkan proyek & atau Entitas . Pengenalan ERP/Excel tim internal.Mampu mengidentifikasi kelengkapan berkas PR (spesifikasi, jumlah, dan tanggal dibutuhkan)

Alur koordinasi dengan tim Gudang/Logistik untuk cek fisik barang, Mempersiapkan berkas PO/BPB/Kasbon untuk pengajuan ke departemen terkait

Belajar menyelaraskan kebutuhan material dari tim PMO (misal: Drawing Teknis UPTD atau Draft RAB Sleman/Jabar) ke dalam daftar belanja.

Menyusun surat penawaran harga resmi (Request for Quotation) dengan detail spesifikasi teknis yang jelas agar tidak salah kuotasi.

Menyusun matriks perbandingan harga, ketersediaan stok (lead time), kualitas (test report), dan legalitas merk.

Melakukan follow-up berkala ke Supplier

Mengidentifikasi dan melaporkan minimal 1 potensi keterlambatan barang sebelum berdampak ke jadwal tim konstruksi di lapangan.

Memastikan tim gudang menerima dokumen Surat Jalan (DN) asli dan melakukan pengecekan kesesuaian fisik vs PO (misal: cek kuantitas beugel, braket panel, dll.).

Mengubah sistem pembayaran dari Cash Before Delivery (CBD) atau kasbon perorangan menjadi sistem termin kredit (misal: TOP 14 atau 30 hari setelah tukar faktur).

Membuat evaluasi performa untuk semua vendor aktif yang menyuplai proyek bulan ini

Mengelompokkan vendor berkinerja buruk vs vendor prioritas (misal: mana pabrik lampu yang paling kooperatif soal garansi).

Penanganan invoice yang nominalnya tidak sesuai PO atau Surat Jalan yang tidak ditandatangani kepala gudang.

Menutup dan membersihkan outstanding kasbon harian tim operasional purchasing minggu berjalan.

berkas tagihan tepat waktu sesuai dengan jadwal cut-off pembayaran mingguan perusahaan.

Mencari peluang efisiensi biaya, misalnya melakukan kontrak payung (blanket order) dengan satu vendor panel untuk setahun ke depan agar dapat harga mengunci.

Menangani pengadaan material untuk 1 paket proyek (misalnya: pengadaan komponen panel/armatur lampu untuk satu lokasi sub-proyek) secara mandiri di bawah pengawasan mentor.