Document Control & Data Entry BO

• Minggu 1-2: Orientasi & Pengenalan Budaya Kerja • Pengenalan struktur organisasi dan hak akses dokumen. • Pembelajaran SOP Document Control dan Data Entry yang berlaku di perusahaan. • Pelatihan aspek kerahasiaan data (NDA/Kerahasiaan Informasi). • Minggu 3-4: Dasar Penomoran dan Klasifikasi • Mempelajari sistem pengodean dan indeks dokumen. • Praktik memilah dokumen fisik dan digital berdasarkan kategori. • Evaluasi kecepatan ketik dasar (typing test awal).

• Minggu 1-2: Input Data Ke Spreadsheet/Sistem Internal • Praktik memasukkan data transaksi, data karyawan, atau data inventaris ke Ms. Excel / Google Sheets atau ERP perusahaan (SAP/Oracle/Odoo). • Mempelajari formula dasar pendukung entri data (VLOOKUP, XLOOKUP, IF, Data Validation). • Minggu 3-4: Verifikasi & Rekonsiliasi Data • Teknik melakukan double-check (rekonsiliasi) antara dokumen fisik dan data digital. • Mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan input (data cleaning).

• Minggu 1-2: Registrasi & Penomoran Dokumen • Mengelola Master Book atau Master List dokumen perusahaan. • Menerbitkan nomor dokumen baru sesuai prosedur. • Minggu 3-4: Distribusi & Kontrol Salinan • Mempelajari cara mendistribusikan dokumen ke departemen terkait (memastikan dokumen yang beredar adalah versi terbaru/mutakhir). • Menarik dokumen lama yang sudah tidak berlaku (obsolete documents) agar tidak salah gunakan.

• Minggu 1-2: Proses Scanning & OCR • Teknik memindai dokumen fisik berskala besar secara efisien. • Menggunakan teknologi OCR (Optical Character Recognition) untuk mengubah hasil scan menjadi teks digital yang bisa dicari. • Minggu 3-4: Pengoperasian Sistem Manajemen Dokumen (DMS) • Praktik mengunggah, mengisi metadata, dan mengatur hak akses pada folder cloud (SharePoint, Google Drive, atau DMS internal). • Pembuatan sistem backup berkala untuk mencegah kehilangan data.

• Minggu 1-2: Pra-Audit (Filing Check) • Melakukan pemeriksaan berkala untuk memastikan semua dokumen fisik tersimpan rapi di lemari arsip (filling cabinet) sesuai label. • Memastikan semua file digital berada di folder yang benar. • Minggu 3-4: Pelaporan & Statistik Data • Membuat laporan visual sederhana (menggunakan Pivot Table atau diagram) terkait jumlah dokumen masuk/keluar atau progres entri data mingguan untuk diserahkan ke supervisor.

• Minggu 1-2: Tugas Mandiri Penuh (Full Responsibility) • Menangani operasional harian Document Control dan Data Entry di bawah pengawasan minimal. • Minggu 3-4: Proyek Akhir & Serah Terima • Menyusun laporan akhir magang. • Melakukan perapian akhir aset data yang dipegang dan melakukan handover (serah terima) kembali ke tim internal. • Evaluasi performa akhir dari Mentor/Supervisor.