Intern - Purchasing

Mencari dan Mengelola Vendor/Supplier Melakukan pencarian vendor atau supplier yang menyediakan barang dan jasa sesuai dengan kebutuhan user atau departemen terkait. Mengidentifikasi dan mengumpulkan informasi vendor, meliputi jenis produk atau jasa, harga, kualitas, ketersediaan barang, serta ketentuan pembayaran. Meminta dan membandingkan penawaran harga (quotation) dari beberapa vendor untuk memperoleh pilihan terbaik dari segi harga, kualitas, dan waktu pengiriman. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan vendor atau supplier terkait spesifikasi kebutuhan, ketersediaan barang/jasa, serta jadwal pemenuhan kebutuhan. Memastikan vendor atau supplier mampu memenuhi kebutuhan sesuai spesifikasi, anggaran, dan tenggat waktu yang telah ditentukan. Melakukan pembaruan dan pemeliharaan database vendor/supplier, termasuk informasi kontak, daftar produk/jasa, dan riwayat penawaran harga. Berkoordinasi dengan user dan departemen terkait untuk memastikan barang atau jasa yang ditawarkan sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Mencari dan Mengevaluasi Penawaran Barang/Jasa dari Vendor atau Supplier Terdaftar Mencari dan meminta penawaran harga (quotation) barang/jasa dari vendor atau supplier yang telah terdaftar dalam database perusahaan sesuai dengan permintaan user. Memastikan penawaran yang diterima telah sesuai dengan spesifikasi teknis, jenis, kualitas, kuantitas, dan kebutuhan barang/jasa yang diminta oleh user. Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan vendor atau supplier untuk memperoleh informasi mengenai harga, ketersediaan barang/jasa, waktu pengiriman atau pelaksanaan pekerjaan, serta ketentuan pembayaran. Memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dokumen penawaran, termasuk spesifikasi produk, rincian harga, pajak, biaya pengiriman, garansi, dan masa berlaku penawaran. Membandingkan beberapa penawaran dari vendor atau supplier berdasarkan harga, kualitas, spesifikasi, waktu pemenuhan, dan ketentuan komersial lainnya. Melakukan klarifikasi kepada vendor atau supplier apabila terdapat perbedaan atau ketidaksesuaian antara penawaran yang diberikan dengan permintaan user. Berkoordinasi dengan user untuk memastikan kesesuaian penawaran dengan kebutuhan operasional serta memperoleh konfirmasi atas alternatif barang/jasa yang ditawarkan. Menyusun rekapitulasi perbandingan penawaran harga (comparison sheet) sebagai bahan pertimbangan dalam proses pemilihan vendor atau supplier. Memastikan penawaran yang diperoleh sesuai dengan anggaran dan prosedur pengadaan perusahaan sebelum dilanjutkan ke tahap persetujuan atau pemesanan. Melakukan pengarsipan dokumen penawaran dan memperbarui catatan penawaran vendor atau supplier untuk kebutuhan administrasi dan referensi pengadaan berikutnya.

Melakukan Negosiasi dan Tender Barang/Jasa Melakukan negosiasi harga dengan vendor/supplier untuk memperoleh penawaran terbaik dengan mempertimbangkan kualitas, spesifikasi, dan anggaran perusahaan. Membahas dan menegosiasikan syarat serta ketentuan pembelian, termasuk metode pembayaran, termin pembayaran, waktu pengiriman, garansi, dan layanan purna jual. Menyelenggarakan proses tender atau permintaan penawaran (Request for Quotation/RFQ) untuk pengadaan barang/jasa sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan perusahaan. Mengundang vendor/supplier yang memenuhi kualifikasi untuk berpartisipasi dalam proses tender serta memastikan kelengkapan dokumen dan penawaran yang disampaikan. Melakukan evaluasi dan perbandingan penawaran vendor/supplier berdasarkan harga, kualitas, kesesuaian spesifikasi, pengalaman, legalitas, serta kemampuan memenuhi kebutuhan perusahaan. Melakukan klarifikasi dan negosiasi lanjutan dengan vendor/supplier apabila terdapat perbedaan harga, spesifikasi, atau persyaratan penawaran. Menyusun rekapitulasi hasil evaluasi dan perbandingan penawaran sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan vendor/supplier yang paling sesuai. Berkoordinasi dengan user dan departemen terkait untuk memperoleh persetujuan atas hasil evaluasi dan rekomendasi pemilihan vendor/supplier. Memastikan proses negosiasi dan tender dilaksanakan secara transparan, objektif, kompetitif, dan sesuai dengan prosedur pengadaan perusahaan. Mendokumentasikan seluruh proses negosiasi dan tender, termasuk penawaran harga, hasil evaluasi, berita acara negosiasi, dan dokumen pendukung lainnya.

Membuat Purchase Order (PO) dan Mengelola Kelengkapan Dokumen Persetujuan Membuat Purchase Order (PO) berdasarkan permintaan pembelian barang/jasa yang telah disetujui dan sesuai dengan kebutuhan user. Memastikan data pada PO telah sesuai dengan penawaran vendor/supplier, meliputi nama barang/jasa, spesifikasi, kuantitas, harga, total nilai transaksi, pajak, serta syarat dan ketentuan pembelian.

Memproses berkas tagihan sampai ke bagian Keuangan agar sesuai dengan target pembayaran kepada supplier/vendor, dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Menerima dan memeriksa kelengkapan dokumen tagihan dari supplier/vendor, termasuk invoice, Purchase Order (PO), faktur pajak jika diperlukan, surat jalan, tanda terima barang/jasa, serta dokumen pendukung lainnya sesuai ketentuan perusahaan. 2. Melakukan verifikasi kesesuaian antara dokumen tagihan dengan PO, spesifikasi barang atau jasa, jumlah pesanan, harga yang telah disepakati, serta bukti penerimaan barang atau penyelesaian pekerjaan. 3. Melakukan koordinasi dengan supplier/vendor dan departemen terkait apabila terdapat ketidaksesuaian atau kekurangan dokumen tagihan agar dapat segera dilengkapi dan diproses lebih lanjut. 4. Menyiapkan dan mengajukan berkas tagihan kepada bagian Keuangan sesuai prosedur dan alur persetujuan (approval) yang berlaku di perusahaan. 5. Memantau status proses pembayaran tagihan dan berkoordinasi dengan bagian Keuangan untuk memastikan pembayaran dilakukan sesuai dengan jatuh tempo dan target waktu yang telah ditentukan. 6. Melakukan pencatatan dan pengarsipan dokumen tagihan serta memperbarui status pembayaran sebagai bahan monitoring dan pelaporan administrasi pengadaan barang dan jasa. Tujuan pekerjaan: Memastikan seluruh dokumen tagihan supplier/vendor diproses secara lengkap, akurat, dan tepat waktu sehingga pembayaran dapat direalisasikan sesuai jadwal yang telah disepakati dan mendukung kelancaran hubungan kerja sama dengan supplier/vendor.

Melakukan pengarsipan terhadap berkas Purchase Order (PO) dan tagihan dari vendor agar memudahkan pencarian saat dibutuhkan kembali, dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Mengumpulkan dan memeriksa kelengkapan dokumen Purchase Order (PO), invoice, faktur pajak jika diperlukan, surat jalan, bukti penerimaan barang/jasa, serta dokumen pendukung lainnya dari vendor. 2. Mengelompokkan dokumen PO dan tagihan berdasarkan nama vendor/supplier, nomor PO, tanggal transaksi, jenis pengadaan barang/jasa, serta periode transaksi untuk memudahkan proses pengarsipan. 3. Melakukan pengarsipan dokumen secara fisik (hardcopy) dan digital (softcopy) sesuai dengan sistem administrasi dan ketentuan penyimpanan dokumen yang berlaku di perusahaan. 4. Memberikan penamaan file, penomoran, serta label pada dokumen secara sistematis agar mudah diidentifikasi dan ditemukan kembali saat diperlukan. 5. Memastikan seluruh dokumen tersimpan dengan rapi, aman, lengkap, dan terjaga kerahasiaannya untuk menghindari kehilangan atau kerusakan dokumen. 6. Melakukan pembaruan data dan daftar arsip PO serta tagihan vendor secara berkala agar informasi dokumen tetap akurat dan memudahkan pemantauan status administrasi pengadaan. 7. Menyediakan dan menelusuri dokumen PO maupun tagihan vendor yang dibutuhkan oleh departemen terkait, bagian Keuangan, atau pihak auditor untuk keperluan verifikasi, rekonsiliasi, pemeriksaan, dan pelaporan.