DIVISI PRODUCTION BANYUWANGI

Pada tahap pembekalan awal ini, peserta mempelajari prinsip dasar proses manufaktur sarana, struktur organisasi pabrik, dan sistem tata naskah korporat. Peserta dari jurusan Administrasi (Bisnis/Niaga/Perkantoran) mendalami dasar-dasar administrasi perkantoran pabrik, korespondensi bisnis, dan penanganan alur kerja administratif. Sementara itu, peserta dari bidang Kearsipan mendalami prinsip dasar pengelolaan arsip dinamis, standar klasifikasi arsip, serta siklus hidup rekod teknis di lingkungan industri manufaktur.

Memasuki bulan kedua, fokus pembelajaran diarahkan pada perancangan instrumen operasional dan sistem dokumentasi produksi. Peserta Administrasi menyusun prosedur pencatatan laporan harian, rekapitulasi data kehadiran/kinerja tenaga kerja pabrik, serta pengelolaan inventaris alat tulis dan administrasi umum divisi. Di sisi lain, peserta Kearsipan merancang taksonomi arsip dokumen teknik, jadwal retensi arsip (JRA) produksi, serta standar keamanan dan aksesibilitas dokumen kerja di lantai produksi.

Pada masa transisi operasional ini, peserta mulai terjun langsung membantu tugas administratif harian di bawah bimbingan mentor. Peserta Administrasi mempraktikkan pengolahan data laporan produksi, pengetikan dan pengarsipan surat keluar/masuk pabrik, serta koordinasi penjadwalan rapat internal divisi. Peserta Kearsipan secara langsung melaksanakan pemberkasan dokumen perintah kerja (work order), pelabelan arsip fisik, serta proses digitalisasi dokumen kertas ke dalam repositori arsip digital divisi.

Bulan keempat menekankan pada penguatan kemampuan pengawasan, audit kearsipan, dan evaluasi kelengkapan dokumen operasional. Peserta Administrasi melakukan pemantauan terhadap ketepatan waktu pengumpulan laporan harian dari setiap lini produksi serta mengevaluasi efisiensi alur birokrasi dokumen. Peserta Kearsipan melaksanakan audit kelengkapan berkas arsip bulanan, memeriksa kesesuaian antara dokumen fisik dengan daftar arsip, serta memastikan kepatuhan pengelolaan dokumen terhadap prosedur retensi perusahaan.

Fase ini menantang peserta untuk menerapkan pola pikir pemecahan masalah guna meningkatkan efisiensi kerja administratif divisi. Peserta Administrasi merumuskan usulan penyempurnaan templat pelaporan atau penyederhanaan alur sirkulasi dokumen administrasi agar lebih cepat dan efektif. Peserta Kearsipan merancang inovasi sistem pelacakan dokumen (document tracking) berbasis digital atau menata ulang tata letak ruang arsip produksi (records center) agar penemuan kembali arsip menjadi lebih efisien.

Sebagai tahap evaluasi akhir, peserta wajib menyelesaikan proyek puncak (Capstone Project) yang berfokus pada penyelesaian masalah nyata di bidang administrasi atau kearsipan Divisi Production. Peserta menyusun laporan analitis komprehensif atau purwarupa solusi, seperti perancangan buku pedoman tata kelola dokumen pabrik, implementasi sistem arsip digital terintegrasi, atau optimalisasi alur administrasi pelaporan produksi. Seluruh hasil proyek akhir ini disusun dalam dokumen resmi dan dipresentasikan kepada manajemen sebagai syarat kelulusan magang.