Procurement Intern

Pengenalan profil perusahaan, struktur organisasi, budaya kerja, fungsi Procurement, serta peran pengadaan dalam mendukung operasional perusahaan healthcare. Peserta mempelajari alur pengadaan barang dan jasa, kebijakan dan SOP procurement, pengenalan jenis kebutuhan operasional kantor dan klinik, administrasi dokumen pengadaan, penggunaan Microsoft Office dan Google Workspace, serta prinsip ketelitian, efisiensi biaya, etika bisnis, dan kerahasiaan informasi perusahaan.

Pembelajaran mengenai proses identifikasi kebutuhan barang dan jasa dari departemen atau cabang, pengumpulan permintaan pembelian, pemeriksaan kelengkapan spesifikasi dan kuantitas, pengelompokan kebutuhan, pencatatan permintaan pengadaan, serta penyusunan rencana pengadaan berdasarkan prioritas dan urgensi. Peserta juga mempelajari dasar perencanaan anggaran, penentuan jadwal pengadaan, koordinasi dengan departemen pemohon, dan penyusunan rekapitulasi kebutuhan untuk mendukung proses procurement.

Pembelajaran mengenai pencarian dan identifikasi calon vendor, pengumpulan informasi pemasok, permintaan penawaran harga atau quotation, pemeriksaan spesifikasi produk dan layanan, serta perbandingan harga, kualitas, waktu pengiriman, syarat pembayaran, dan layanan purnajual. Peserta berlatih memperbarui database vendor, menyusun tabel perbandingan penawaran, mendokumentasikan hasil evaluasi, serta menyiapkan rekomendasi vendor berdasarkan kriteria perusahaan dengan pendampingan mentor.

Pembelajaran mengenai dokumentasi proses pembelian, penyusunan draft purchase order sesuai persetujuan yang berlaku, pemeriksaan kesesuaian informasi barang atau jasa, kuantitas, harga, dan ketentuan transaksi, serta pengarsipan quotation, purchase order, invoice, dan dokumen pendukung lainnya. Peserta juga mempelajari alur persetujuan pembelian, koordinasi dengan vendor dan departemen pemohon, pencatatan status pesanan, serta prinsip akurasi dan kepatuhan terhadap SOP pengadaan.

Pembelajaran mengenai pemantauan status pesanan dan jadwal pengiriman, koordinasi dengan vendor serta departemen penerima, pencatatan barang yang diterima, pemeriksaan kesesuaian jumlah dan spesifikasi berdasarkan dokumen terkait, serta dokumentasi ketidaksesuaian untuk ditindaklanjuti oleh pihak berwenang. Peserta juga mempelajari dasar pengendalian persediaan, pemantauan kebutuhan pengadaan berulang, pencatatan keterlambatan pengiriman, evaluasi kinerja vendor, dan identifikasi peluang efisiensi biaya serta perbaikan proses pengadaan.

Pembelajaran mengenai pengolahan data pengadaan, pembaruan database vendor dan transaksi, penyusunan laporan pembelian, analisis perbandingan harga, pemantauan lead time pengadaan, serta evaluasi sederhana terhadap efektivitas proses procurement. Peserta menyusun rekomendasi perbaikan berdasarkan data yang tersedia dan menyelesaikan proyek akhir berupa penyempurnaan database vendor, template perbandingan penawaran, dashboard monitoring pengadaan, atau usulan peningkatan efisiensi proses procurement. Proyek dipresentasikan kepada mentor untuk mendapatkan evaluasi kompetensi dan hasil pembelajaran.