Corporate Secretariat Administration

Peserta mampu memahami profil perusahaan, visi dan misi, nilai budaya perusahaan, struktur organisasi, tata kelola perusahaan, gambaran umum proses bisnis utama di lingkungan PT ASABRI (Persero) sebagai Perusahaan asuransi sosial.

Peserta memahami pengertian arsip, dasar hukum dan peraturan kearsipan, fungsi arsip, jenis arsip, serta peran arsip dalam mendukung kegiatan dan administrasi perusahaan.

Peserta memahami dan melakukan penerimaan naskah dinas masuk baik yang diterima secara offline maupun online, serta melakukan pemeriksaan awal terhadap kelengkapan dan tujuan naskah dinas.

Peserta melakukan pemberkasan arsip berdasarkan kegiatan atau jenis arsip yang dikelompokan menjadi satu kesatuan berkas sesuai dengan kebijakan dan peraturan perusahaan.

Peserta memahami tahapan perencanaan pemusnahan arsip berdasarkan SOP yang ada di Sekretariat Umum, mulai dari permintaan daftar arsip usul musnah, verifikasi arsip berdasarkan peraturan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di PT ASABRI (Persero), sampai dengan penyusunan administrasi pelaksanaan pemusnahan arsip

Peserta melaksanakan pekerjaan administratif rutin sesuai arahan mentor dengan tingkat kemandirian yang lebih tinggi dan tetap berada dalam supervisi serta monitoring oleh mentor.

Peserta memahami tugas pokok dan fungsi Sekretariat Perusahaan serta peran Bidang Sekretariat Umum dalam mendukung kegiatan administrasi yang efektif bagi perusahaan.

Peserta melakukan observasi terhadap pengelolaan arsip di Sekretariat Umum, termasuk cara pengelompokan, pemberkasan, penyimpanan, dan pencarian arsip.

Peserta memahami dan melakukan pencatatan naskah dinas masuk serta melakukan disposisi surat masuk melalui Aplikasi Disposisi.

Peserta mampu menyimpan dan menata arsip dalam folder dan sarana penyimpanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan, serta memastikan ketersediaan sarana penyimpanan arsip aktif.

Peserta mampu memahami praktik pemusnahan arsip di Kantor Pusat PT ASABRI (Persero) melalui pihak ketiga serta pendokumentasian pasca pelaksanaan pemusnahan arsip berupa penyusunan Berita Acara

Peserta bersama mentor melakukan evaluasi terhadap teori dan pekerjaan yang telah dipelajari, melakukan monitoring dan evaluasi proses pembelajaran, serta menyusun laporan akhir kegiatan magang sesuai format yang ditetapkan perusahaan.

Peserta melakukan observasi untuk memahami prinsip alur administrasi, kesekretariatan, dan tata kelola arsip dengan acuan dokumen pendukung seperti Peraturan Direksi, Keputusan Direksi, SOP, dll

Peserta memahami proses pengelolaan administrasi Naskah Dinas mulai dari tahap menerima, mereviu, mencatat, mengklasifikasikan, alih media, sampai mengarsipkan sesuai ketentuan yang berlaku.

Peserta memahami dan mampu melakukan pencatatan arsip aktif ke dalam daftar arsip sesuai dengan informasi yang diperlukan, sehingga arsip dapat terdata dengan baik dan memudahkan pencarian dan pengendalian arsip.

Peserta melakukan evaluasi sederhana terhadap hasil sosialisasi pengelolaan arsip dan mengidentifikasi hal-hal yang masih perlu diperbaiki.

Peserta memahami dan melakukan pencatatan naskah dinas pada Agenda Surat di Sekretariat Umum

Peserta memahami proses pemindahan arsip yang telah memasuki masa inaktif dari unit kerja ke Unit Kearsipan, dan membantu pelaksanaan proses pemindahan arsip inaktif, meliputi perencanaan, penyiapan administrasi, verifikasi kesesuaian antara daftar dan fisik arsip, serta serah terima arsip.

Peserta mampu melakukan penataan arsip inaktif melalui pencatatan informasi arsip ke dalam Daftar Arsip Inaktif, serta melakukan penyimpanan arsip inaktif dengan menggunakan sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang tersedia.

Peserta memahami pentingnya pemeliharaan arsip untuk menjaga kondisi fisik dan informasi arsip agar tetap dapat digunakan, dan melakukan perawatan sederhana terhadap arsip dan sarana penyimpanannya, termasuk menjaga kebersihan folder, filing cabinet, dan fumigasi pada area penyimpanan arsip inaktif.