Accounting Staff

Rincian Aktivitas: 1. Terlibat langsung di lapangan dalam pelaksanaan stock opname (perhitungan fisik persediaan) tahunan bersama tim akuntan dan auditor untuk menghitung jumlah aktual barang jadi (finished goods) dan barang setengah jadi (semi-finished goods). 2. Mencocokkan hasil perhitungan fisik persediaan di gudang dengan data catatan atau kartu stok di sistem akuntansi, serta mencatat dengan teliti jika terdapat selisih (inventory variance). 3. Menyiapkan kelengkapan dokumen mutasi barang yang dibutuhkan oleh auditor selama proses pemeriksaan fisik berlangsung. 4. Hadir dalam rapat koordinasi persediaan (inventory meeting) dan rapat anggaran (budget meeting) sebagai staf pendukung atau notulis untuk memahami proses pelaporan serta evaluasi keuangan departemen. 5. Menyiapkan dan memastikan kelengkapan ruang rapat sebelum sesi dimulai (dokumen, proyektor, ATK), serta bertanggung jawab merapikan kembali (tidy up) ruangan dan dokumen sisa setelah rapat selesai. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu menjalankan prosedur perhitungan fisik persediaan (stock opname) secara jujur, akurat, dan sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh tim auditor. 2. Peserta mampu mendokumentasikan selisih perhitungan stok persediaan (fisik vs sistem) dengan detail dan melampirkannya dalam format laporan sementara yang rapi. 3. Peserta menunjukkan inisiatif dan profesionalisme dalam mengelola persiapan logistik ruang rapat, memastikan agenda rapat anggaran berjalan lancar dan ruangan kembali rapi setelah digunakan.

Rincian Aktivitas: 1. Mengelola proses penerimaan paket, surat, atau dokumen fisik (seperti faktur asli dari vendor) yang ditujukan ke departemen Finance & Accounting, serta memastikan tanda terima tercatat rapi di buku log (logbook). 2. Menyiapkan, mengemas, dan memproses pengiriman dokumen keluar (misalnya mengirimkan nota tagihan, tanda terima, atau dokumen operasional non-rahasia lainnya kepada pelanggan atau pihak ketiga). 3. Berkoordinasi dengan kurir internal, pihak ekspedisi eksternal, atau departemen lain (seperti Receptionist atau Security) untuk melacak status pengiriman dan memastikan paket sampai ke tujuan dengan aman. 4. Melakukan penyortiran awal terhadap dokumen atau surat yang masuk berdasarkan kategori dan tingkat urgensi (tanpa melibatkan atau membuka dokumen yang bersifat rahasia/confidential perusahaan). 5. Menjalankan tugas-tugas klerikal dan logistik umum lainnya yang diinstruksikan oleh supervisor untuk menjaga kelancaran sirkulasi dokumen fisik dan komunikasi di lingkungan kerja departemen. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu mengelola alur serah terima paket dan dokumen harian dengan tertib, dibuktikan dengan catatan logbook yang akurat dan up-to-date. 2. Peserta berhasil memastikan keamanan dokumen fisik non-rahasia (seperti tagihan vendor) selama proses transit, sehingga tidak ada surat penting yang terselip atau hilang. 3. Peserta menunjukkan sikap cekatan, komunikatif, dan terorganisir saat berurusan dengan pihak kurir maupun divisi lain.

Rincian Aktivitas: 1. Membantu proses pengumpulan, ekstraksi, dan kompilasi data keuangan mentah dari sistem pembukuan untuk bahan persiapan laporan akhir bulan (month-end closing). 2. Melakukan verifikasi silang (cross-checking) antara angka draf laporan rekapan (seperti laporan pengeluaran kas kecil/ petty cash) dengan bukti fisik struk/kuitansi untuk memastikan keakuratannya. 3. Menyusun draf dokumen laporan pendukung dan lampiran administratif yang dipersyaratkan oleh akuntan senior atau supervisor sebelum laporan utama diserahkan ke manajemen. 4. Melengkapi data entri tambahan atau penyesuaian akhir ke dalam sistem spreadsheet (Microsoft Excel) sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh tim akuntan. 5. Melakukan pengarsipan tahap akhir (final filing) untuk seluruh dokumen laporan bulanan yang sudah disahkan, memastikannya tersimpan dengan aman dan mudah diakses untuk keperluan audit mendatang. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu mengkompilasi data pendukung laporan dan menyajikan draf laporan administratif harian/bulanan dengan rapi dan minim kesalahan (human error). 2. Peserta menunjukkan ketelitian tingkat tinggi dalam mencocokkan angka di laporan dengan dokumen sumber fisik. 3. Peserta mampu memberikan dukungan administratif yang efektif sehingga beban kerja administratif tim akuntan inti pada periode sibuk (tutup buku) menjadi lebih ringan.

Rincian Aktivitas: 1. Mempelajari jenis-jenis dokumen fundamental operasional di departemen Finance & Accounting, seperti Faktur (Invoice), Kuitansi, Nota Kredit/Debit, Bukti Potong Pajak, Purchase Order (PO), dan Delivery Order (DO). 2. Memahami alur prosedur pemrosesan tagihan (invoice processing), baik untuk siklus Account Payable (AP/Hutang ke vendor) maupun Account Receivable (AR/Piutang dari klien) sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) perusahaan. 3. Mempelajari standar tata kelola pengarsipan dokumen (document filing) secara fisik di dalam ordner maupun pengarsipan digital (scan) agar dokumen mudah ditelusuri (berdasarkan tanggal, nama vendor, atau nomor referensi). 4. Mengenal antarmuka sistem atau perangkat lunak ERP/Akuntansi yang digunakan perusahaan untuk keperluan entri data (data entry) transaksi keuangan harian. 5. Mengkaji pentingnya prinsip kehati-hatian, akurasi, dan ketelitian (detail-oriented) dalam memasukkan nominal angka, mata uang, dan kode pajak ke dalam sistem guna mencegah kesalahan pencatatan jurnal. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu mengidentifikasi, membedakan, dan menjelaskan fungsi dari masing-masing dokumen transaksi keuangan perusahaan. 2. Peserta memahami alur pergerakan dokumen tagihan (invoice) mulai dari penerimaan, verifikasi, hingga siap dicatat ke dalam sistem akuntansi. 3. Peserta dapat menjelaskan prosedur pengarsipan (filing) dokumen keuangan yang rapi, terstruktur, dan aman sesuai standar kepatuhan administrasi.

Rincian Aktivitas: 1. Menggandakan (fotokopi) dan menyortir dokumen-dokumen pendukung (non-rahasia) yang diminta oleh tim akuntan atau auditor untuk kelancaran proses pemeriksaan keuangan (audit). 2. Menyusun, merapikan, dan melakukan pengarsipan ulang (re-filing) terhadap voucher jurnal, bukti kas, dan mutasi bank ke dalam ordner secara sistematis (berdasarkan urutan tanggal atau nomor referensi). 3. Mengelola pencatatan keluar-masuknya fisik dokumen yang dipinjam untuk keperluan audit, memastikan seluruh berkas dikembalikan ke tempat aslinya tanpa ada yang hilang atau terselip. 4. Mendukung kelancaran operasional harian departemen Finance & Accounting, termasuk mengelola logistik dasar seperti pemesanan dan pendistribusian konsumsi (makan siang/lembur) bagi tim. 5. Memelihara kerapian ruang penyimpanan arsip (ruang dokumen) dan memastikan kebutuhan alat tulis kantor (ATK) departemen terpenuhi agar alur kerja tim akuntan tidak terhambat. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu menyiapkan, menggandakan, dan menyajikan dokumen kebutuhan audit secara akurat, utuh, dan tepat waktu tanpa merusak dokumen asli. 2. Peserta berhasil menyusun dan mengarsipkan voucher keuangan dengan sangat rapi dan terstruktur, sehingga proses pencarian ulang dokumen dapat dilakukan dengan cepat. 3. Peserta menunjukkan sikap proaktif, cekatan, dan komunikatif dalam menjalankan tugas-tugas dukungan operasional (termasuk logistik tim), sehingga ritme kerja departemen terbantu secara signifikan.

Rincian Aktivitas: 1. Mempelajari prinsip pengelolaan, pemeliharaan, dan klasifikasi arsip dokumen keuangan secara komprehensif (misalnya pengelompokan berdasarkan vendor, tanggal transaksi, atau jenis akun). 2. Memahami prosedur standar dalam mendukung tugas-tugas administrasi akuntansi harian, seperti tata cara pengelolaan bukti transaksi kas kecil (petty cash), nota pengeluaran, dan bukti penerimaan bank. 3. Mempelajari alur pra-pencatatan (preliminary checking) untuk memvalidasi keabsahan dokumen (seperti kelengkapan tanda tangan, materai, dan kesesuaian nominal) sebelum diserahkan kepada akuntan untuk proses penjurnalan. 4. Mengkaji pentingnya menjaga kerahasiaan (confidentiality), integritas, dan keamanan data-data keuangan perusahaan saat menangani dan mengorganisir dokumen internal maupun eksternal. 5. Mengenal alur komunikasi dan tata krama profesional saat berkoordinasi dengan departemen lain terkait permintaan kelengkapan dokumen pendukung (misalnya menagih bon yang belum diserahkan atau meminta revisi kuitansi yang salah). Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu menjelaskan standar prosedur tata kelola, klasifikasi, dan pemeliharaan kelengkapan dokumen keuangan perusahaan. 2. Peserta memahami alur dan cakupan tugas administrasi harian yang esensial untuk mencegah terjadinya hambatan (bottleneck) dalam pekerjaan tim akuntansi. 3. Peserta menyadari dan mampu menerapkan prinsip kerahasiaan data serta ketelitian saat melakukan pengecekan awal dokumen transaksi.