Assistant Mandarin Speaker

Rincian Aktivitas: 1. Mempelajari struktur organisasi perusahaan secara menyeluruh, mengenali fungsi utama pemangku kepentingan (stakeholders) di masing-masing departemen, serta memahami alur birokrasi internal dan eskalasi persetujuan (approval). 2. Mengkaji Standar Operasional Prosedur (SOP) pengarsipan dokumen secara fisik (penataan dalam ordner) maupun digital, termasuk kepatuhan terhadap aturan penamaan file (file naming convention) agar pangkalan data tersusun rapi. 3. Memahami SOP tata naskah perusahaan terkait format baku dan etiket korespondensi internal, seperti penyusunan surat resmi, memo departemen, dan draf laporan. 4. Mengenal terminologi bisnis dan administrasi perkantoran dasar dalam bahasa Mandarin yang sering digunakan dalam operasional perusahaan sehari-hari. 5. Mempelajari standarisasi dan tata cara pengklasifikasian dokumen bilingual (Mandarin-Indonesia atau Mandarin-Inggris), termasuk aturan transliterasi agar keseragaman arsip tetap terjaga di kedua bahasa. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu menguraikan hierarki struktur organisasi perusahaan dan mengetahui ke departemen mana sebuah dokumen atau informasi harus diteruskan (routing). 2. Peserta memahami dan mampu merinci SOP tata naskah serta prosedur pengarsipan fisik dan digital dengan menerapkan kaidah penamaan file (file naming convention) yang tepat tanpa kesalahan. 3. Peserta mampu mengidentifikasi, mengklasifikasikan, dan memberikan penamaan standar pada contoh dokumen bilingual (Mandarin-Indonesia/Inggris) sesuai dengan pedoman administrasi manajemen perusahaan.

Rincian Aktivitas: 1. Memberikan dukungan komunikasi proaktif, baik secara lisan maupun tulisan, dalam bahasa Mandarin untuk memfasilitasi kelancaran koordinasi internal antara staf lokal dan pihak manajemen/ekspatriat. 2. Menyusun laporan internal mingguan (weekly reports) secara rutin dengan mematuhi standar baku penyusunan laporan dan format tata naskah lintas divisi perusahaan. 3. Membuat draf dokumen korespondensi harian yang profesional, seperti surat resmi, memo internal, dan email (handling correspondence), baik dalam bahasa Indonesia maupun Mandarin. 4. Hadir dalam rapat koordinasi internal untuk mendukung penyusunan notulensi rapat (meeting minutes) yang akurat, serta menerjemahkan poin-poin krusial hasil rapat ke dalam bahasa Mandarin jika diperlukan. 5. Menjalankan dukungan tugas administratif sehari-hari yang meliputi pengelolaan draf laporan, pengaturan alur dokumen masuk/keluar, dan memastikan informasi lintas divisi tersampaikan dengan jelas tanpa kendala bahasa. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu menyusun notulensi rapat dan draf laporan mingguan yang rapi, komprehensif, dan menggunakan tata bahasa (Mandarin/Indonesia) yang tepat sesuai standar perusahaan. 2. Peserta menunjukkan tingkat akurasi yang tinggi saat membuat draf memo atau surat menyurat (handling correspondence), sehingga tidak terjadi miskomunikasi atau kesalahan instruksi. 3. Peserta berhasil memberikan dukungan komunikasi lisan Mandarin yang efektif dalam kegiatan operasional sehari-hari, membantu menjembatani perbedaan bahasa di lingkungan kerja.

Rincian Aktivitas: 1. Mengkaji dan mengaplikasikan glosarium (istilah khusus) bisnis dan hukum dari bahasa Indonesia/Inggris ke bahasa Mandarin (dan sebaliknya) untuk keperluan korespondensi tingkat lanjut. 2. Mempraktikkan penerjemahan dokumen bisnis, operasional, dan hukum (legal) antara bahasa Mandarin dan Indonesia/Inggris dengan akurasi tata bahasa yang tinggi dan kepatuhan penuh terhadap prinsip kerahasiaan informasi. 3. Menerapkan protokol ketat sesuai Non-Disclosure Agreement (NDA) dalam setiap tahapan penanganan, sirkulasi, dan penyimpanan dokumen rahasia milik perusahaan maupun klien. 4. Mengeksekusi prosedur legalisasi dokumen internal secara administratif, yang meliputi proses pencetakan (printing), pengecekan otorisasi pihak berwenang, hingga proses pembubuhan stempel/penyegelan (sealing/stamping process) pada draf surat perjanjian. 5. Mengorganisir dan menjalankan sistem pengarsipan khusus (specialized filing) untuk dokumen-dokumen legal perusahaan secara terstruktur dan aman agar mudah diakses saat audit atau tinjauan hukum. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu menerjemahkan dokumen bisnis dan hukum dengan akurasi tinggi, memastikan padanan istilah legal yang digunakan tepat dan tidak merubah makna aslinya. 2. Peserta mematuhi 100% protokol kerahasiaan (NDA), dibuktikan dengan tidak adanya kebocoran informasi atau keteledoran dalam menangani dokumen berklasifikasi rahasia. 3. Peserta berhasil melakukan proses legalisasi fisik dokumen (seperti sealing dan stamping) dengan rapi, bebas dari kesalahan administratif, dan mengarsipkannya dengan sangat terstruktur.

Rincian Aktivitas: 1. Mendampingi dan membantu supervisor secara langsung dalam berbagai sesi rapat, negosiasi bisnis, atau diskusi teknis yang melibatkan pihak internal manajemen, ekspatriat, maupun klien berbahasa Mandarin. 2. Bertindak sebagai penerjemah lisan (interpreter) ad-hoc selama jalannya diskusi untuk memastikan penyampaian pesan dari kedua belah pihak tersampaikan dengan jelas dan tanpa distorsi makna. 3. Menyusun Notulensi Rapat (Minutes of Meeting / MoM) secara bilingual (Mandarin - Indonesia/Inggris) yang akurat, mencakup poin-poin diskusi, keputusan krusial, dan tindak lanjut (action items). 4. Mendistribusikan MoM bilingual tersebut kepada para peserta rapat dan memfasilitasi sesi tanya jawab jika ada departemen yang membutuhkan klarifikasi terkait instruksi berbahasa Mandarin. 5. Berkolaborasi aktif dengan berbagai tim dan unit pendukung operasional untuk memastikan instruksi, kebijakan, atau prosedur lintas bahasa dapat diimplementasikan secara efisien dan lancar di lapangan. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu menjalankan peran interpreter lisan secara tenang dan objektif, sehingga diskusi atau negosiasi antara supervisor dan pihak berbahasa Mandarin berjalan produktif tanpa miskomunikasi. 2. Peserta berhasil menghasilkan draf Notulensi Rapat (MoM) bilingual yang rapi, komprehensif, dan diselesaikan tepat waktu setelah rapat berakhir. 3. Peserta menunjukkan kemampuan kolaborasi yang solid, dibuktikan dengan berkurangnya hambatan komunikasi kerja lintas departemen yang disebabkan oleh kendala bahasa.

Rincian Aktivitas: 1. Mempelajari product knowledge singkat dan mengaplikasikan kosakata teknis spesifik yang relevan dengan departemen yang sedang dibantu (misalnya terminologi teknis mesin, perizinan legal, atau istilah logistik ekspor-impor). 2. Memberikan dukungan komunikasi eksternal secara lisan dan tulisan dalam bahasa Mandarin untuk berinteraksi langsung dengan klien, mitra bisnis, dan pemasok (supplier) di luar negeri. 3. Mengimplementasikan etika komunikasi bisnis lintas budaya yang tepat saat melakukan negosiasi, korespondensi, atau follow-up dengan mitra dari negara-negara berbahasa Mandarin. 4. Mendukung tim pengadaan dan logistik dalam mengelola serta memverifikasi kelengkapan dokumentasi ekspor-impor (seperti commercial invoice, packing list, dan dokumen kepabeanan) yang melibatkan pihak asing. 5. Diperbantukan secara bergilir (roaming) ke berbagai departemen yang membutuhkan pendampingan supervisor, sekaligus berkoordinasi dengan tim backend internal terkait kelancaran dokumentasi, perizinan, dan pemenuhan administrasi. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang menunjukkan fleksibilitas dan adaptasi yang cepat saat dirotasi ke departemen berbeda, ditandai dengan kemampuannya menggunakan product knowledge dan kosakata teknis spesifik dengan tepat. 2. Peserta berhasil menjembatani komunikasi eksternal dengan klien atau supplier berbahasa Mandarin secara profesional, etis, dan meminimalisir risiko miskomunikasi lintas budaya. 3. Peserta mampu memberikan dukungan administratif yang akurat dan tepat waktu dalam proses pengelolaan dokumen perizinan serta ekspor-impor perusahaan bersama tim backend.

Rincian Aktivitas: 1. Mengumpulkan, mengkurasi, dan merekapitulasi kosakata teknis, istilah operasional, dan jargon bisnis yang telah dipelajari selama masa rotasi (roaming) di berbagai departemen. 2. Menyusun, menstrukturkan, dan mendesain draf "Buku Saku/Kamus Istilah Operasional & Bisnis Dwibahasa" (Mandarin - Indonesia/Inggris) agar dapat menjadi standar panduan yang mudah dipahami bagi karyawan atau pemagang berikutnya. 3. Melakukan finalisasi tata letak, indeksasi, dan pengarsipan digital/cetak dari buku saku tersebut agar mudah diakses oleh seluruh departemen yang membutuhkan referensi lintas bahasa. 4. Mengikuti sesi ulasan (review) dan evaluasi komprehensif bersama supervisor untuk menilai tingkat akurasi, konsistensi tata bahasa, dan kualitas terjemahan tulisan (dokumen, MoM, email) selama 5 bulan terakhir. 5. Melakukan simulasi akhir atau penilaian langsung terhadap kelancaran interpretasi lisan (oral interpretation) dalam situasi bisnis untuk mengukur perkembangan kepercayaan diri dan ketepatan penyampaian pesan peserta. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang berhasil merampungkan dan merilis "Buku Saku Kamus Istilah Dwibahasa" yang komprehensif, terstruktur rapi, dan telah divalidasi keakuratannya oleh supervisor. 2. Peserta menunjukkan hasil evaluasi yang sangat baik pada aspek terjemahan tulisan, dibuktikan dengan minimnya kesalahan konteks (contextual error) pada dokumen hukum maupun operasional selama program berlangsung. 3. Peserta mendemonstrasikan kelancaran, kepercayaan diri, dan etika profesional tingkat tinggi dalam kemampuan interpretasi lisan bahasa Mandarin.