Staff Procurement

Memahami fungsi procurement, siklus pengadaan, alur kebutuhan material proyek, peran vendor, gudang, keuangan, dan tim proyek. Peserta mempelajari jenis dokumen pengadaan seperti permintaan pembelian, penawaran, purchase order, surat jalan, dan berita penerimaan. Peserta juga memahami prinsip ketelitian, transparansi, dokumentasi, serta pentingnya ketepatan waktu dalam pengadaan untuk mendukung jadwal proyek.

Melaksanakan praktik mengolah daftar kebutuhan material dan jasa berdasarkan data simulasi proyek. Peserta mencari informasi pemasok, membuat daftar vendor, mencatat spesifikasi barang, melakukan komunikasi administratif, dan mengumpulkan penawaran. Kegiatan diarahkan agar peserta mampu membandingkan kebutuhan dengan ketersediaan pemasok serta menyusun database vendor secara rapi sehingga proses pengadaan dapat dilakukan secara lebih terstruktur.

Mempraktikkan penyusunan tabel perbandingan penawaran berdasarkan harga, spesifikasi, jumlah, waktu pengiriman, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya. Peserta belajar melakukan pemeriksaan administratif terhadap dokumen vendor, mengidentifikasi perbedaan penawaran, serta menyusun rekomendasi berdasarkan data. Peserta juga berlatih menjaga objektivitas, kelengkapan bukti, dan keterlacakan proses pengadaan agar keputusan dapat dipertanggungjawabkan. Kegiatan dilaksanakan dengan bimbingan pembimbing magang dan disesuaikan dengan prosedur internal perusahaan, kebutuhan pekerjaan, serta standar administrasi yang berlaku.

Melaksanakan praktik penyusunan dan pemeriksaan dokumen purchase order berdasarkan data kebutuhan proyek. Peserta memeriksa nama barang, spesifikasi, jumlah, harga, vendor, jadwal pengiriman, dan ketentuan transaksi. Peserta juga belajar melakukan koordinasi administratif dengan bagian terkait, memperbarui status pengadaan, serta memastikan setiap dokumen tersimpan dengan baik dan mudah ditelusuri ketika diperlukan.

Melakukan praktik pemantauan status pemesanan dan pengiriman material proyek. Peserta mencatat jadwal, melakukan pembaruan status, memeriksa dokumen pengiriman, dan membantu membuat rekap keterlambatan atau ketidaksesuaian. Kegiatan mengajarkan pentingnya koordinasi dengan vendor, gudang, dan tim proyek serta bagaimana menyusun informasi pengadaan secara ringkas agar dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan operasional.

Menyelesaikan proyek praktik berupa simulasi proses pengadaan lengkap dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi vendor. Peserta menyusun dokumen, database pemasok, perbandingan penawaran, purchase order simulasi, serta laporan monitoring pengiriman. Hasil pekerjaan dipresentasikan kepada pembimbing untuk mendapatkan evaluasi. Peserta kemudian menyusun rekomendasi sederhana mengenai peningkatan ketelitian, efisiensi, dokumentasi, dan koordinasi dalam proses procurement.