Purchasing Administration Intern

Kurikulum ini dirancang untuk memberikan pemahaman dan pengalaman praktis kepada peserta magang mengenai proses administrasi purchasing dan dukungan pengadaan barang maupun jasa di perusahaan. Peserta akan mempelajari bagaimana kebutuhan pembelian muncul dari aktivitas operasional, bagaimana permintaan pembelian diproses, bagaimana data vendor dikelola, bagaimana dokumen pembelian disiapkan, serta bagaimana proses penerimaan, pengecekan, pencocokan tagihan, dan monitoring status pembelian dilakukan secara terstruktur. Pembelajaran dilakukan secara bertahap dari pemahaman dasar purchasing, administrasi vendor, proses permintaan dan pemesanan, pengecekan dokumen, monitoring pembelian, hingga penyelesaian project administrasi purchasing secara end-to-end di bawah supervisi mentor.

Peserta mempelajari proses pengelolaan data vendor dan penawaran harga. Peserta berlatih mencatat informasi vendor, membandingkan quotation, memeriksa kesesuaian spesifikasi, harga, waktu pengiriman, dan syarat pembayaran sehingga data yang digunakan dalam proses pembelian lebih lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan.

Peserta mempelajari bagaimana memonitor proses pembelian sejak Purchase Order diterbitkan hingga barang atau jasa diterima. Peserta berlatih mencatat status order, estimasi pengiriman, keterlambatan, perubahan pesanan, dan transaksi yang masih membutuhkan tindak lanjut agar proses pembelian dapat dipantau secara lebih terstruktur.

Peserta mempelajari proses pengecekan invoice dari vendor dengan mencocokkannya terhadap Purchase Order, dokumen penerimaan, dan kesepakatan transaksi. Peserta dilatih memastikan bahwa tagihan yang diterima sesuai dengan barang atau jasa yang dipesan dan diterima sebelum data diteruskan ke bagian Finance.

Peserta mempelajari bagaimana melakukan monitoring sederhana terhadap performa vendor berdasarkan ketepatan waktu pengiriman, kesesuaian barang, kelengkapan dokumen, harga, dan respons terhadap permasalahan. Peserta berlatih mengolah data vendor menjadi informasi yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi oleh tim Purchasing.

Peserta diberikan satu rangkaian proses pembelian untuk dikelola secara lebih mandiri mulai dari pengecekan permintaan, administrasi vendor, penyiapan Purchase Order, monitoring pengiriman, pengecekan penerimaan, pencocokan invoice, hingga pengarsipan dokumen. Seluruh proses dilakukan dengan supervisi mentor agar peserta memahami hubungan antar tahapan secara menyeluruh.

Peserta mempelajari berbagai dokumen yang digunakan dalam proses purchasing seperti purchase request, quotation, purchase order, invoice, surat jalan, bukti penerimaan, dan dokumen pendukung lainnya. Peserta dilatih memahami fungsi setiap dokumen serta hubungan antar dokumen agar mampu melakukan pengecekan kelengkapan dan konsistensi data pembelian.

Peserta mempelajari proses pembuatan dan pengecekan Purchase Order berdasarkan permintaan pembelian yang telah disetujui. Peserta berlatih memastikan data vendor, barang, jumlah, harga, alamat pengiriman, serta syarat transaksi tercantum dengan benar dan konsisten dengan dokumen sebelumnya.