Procurement Administration Intern

Mempelajari fungsi procurement, alur permintaan pembelian sampai penerimaan barang, purchase requisition, request for quotation (RFQ), purchase order (PO), prinsip transparansi, pemisahan kewenangan, dokumentasi, dan kepatuhan terhadap SOP pengadaan.

Mempelajari penyusunan RFQ, spesifikasi kebutuhan, syarat penawaran, lead time, termin pembayaran, masa berlaku penawaran, kelengkapan dokumen supplier, serta prinsip komunikasi dan perlakuan yang adil terhadap supplier.

Mempelajari metode perbandingan harga, kesesuaian spesifikasi, kuantitas, biaya pengiriman, pajak yang relevan, termin pembayaran, lead time, dan total cost sederhana. Memahami perbedaan harga terendah dan penawaran yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Mempelajari struktur purchase order, referensi permintaan pembelian, harga dan kuantitas, syarat pengiriman, termin pembayaran, alur persetujuan, serta prinsip pencocokan dokumen pembelian dengan penawaran yang telah disetujui.

Mempelajari proses monitoring pesanan, ketepatan waktu pengiriman, kesesuaian jumlah dan spesifikasi, penanganan keterlambatan, dokumentasi keluhan, serta indikator dasar evaluasi kinerja supplier berdasarkan data yang tersedia.

Mempelajari pengolahan data pengadaan, analisis harga dan lead time, indikator kelengkapan dokumen, identifikasi kendala proses, penyusunan rekomendasi berbasis data, serta standar presentasi laporan procurement.

Memeriksa kelengkapan dokumen permintaan pembelian, mengelompokkan permintaan berdasarkan kategori barang atau jasa, memvalidasi deskripsi dan kuantitas, mencatat status persetujuan, serta menyiapkan rekap kebutuhan pembelian untuk ditinjau staf procurement.

Membantu menyiapkan draft permintaan penawaran, merekap respons supplier yang diterima melalui kanal resmi, memeriksa kelengkapan informasi, memperbarui database supplier, mencatat masa berlaku penawaran, dan menyusun daftar penawaran yang perlu ditindaklanjuti.

Mengolah data penawaran supplier menggunakan spreadsheet, menyamakan satuan dan basis perbandingan, menghitung selisih harga, membandingkan spesifikasi dan lead time, menandai data yang belum lengkap, serta menyusun tabel analisis untuk ditinjau dan diputuskan oleh pejabat berwenang.

Menyiapkan draft atau data pendukung PO sesuai kewenangan, memeriksa kesesuaian dengan penawaran yang disetujui, mencatat nomor dan status dokumen, mengarsipkan dokumen pengadaan, serta membuat daftar PO yang masih menunggu persetujuan atau tindak lanjut.

Memperbarui tracker PO, memantau status pengiriman, mencatat keterlambatan dan ketidaksesuaian, mencocokkan dokumen pesanan dengan bukti penerimaan yang tersedia, serta menyusun laporan status pesanan dan ringkasan kinerja supplier untuk direview pembimbing.

Menyelesaikan proyek terstruktur menggunakan data yang diizinkan, seperti analisis perbandingan penawaran, monitoring PO, evaluasi administrasi supplier, atau analisis keterlambatan pengiriman. Menyusun laporan, mengidentifikasi peluang perbaikan, dan mempresentasikan hasil kepada pembimbing. Keputusan supplier, negosiasi final, dan persetujuan pembelian tetap menjadi kewenangan perusahaan.