Staf Pengendalian Operasi Kurir dan Logistik KCU Bengkulu

Fokus: Mengenal perusahaan, produk, organisasi, dan alur kiriman. 1. Profil dan peran PT Pos Indonesia dalam layanan pos dan logistik. 2. Struktur organisasi serta tugas bagian operasi kurir. 3. Jenis layanan dan produk kiriman yang ditangani unit. 4. Konsep first mile, middle mile, dan last mile. 5. Pengenalan SOP, etika kerja, disiplin, dan tanggung jawab. 6. Istilah dasar operasional: resi, manifest, sortir, delivery, retur, dan SLA. Target: Peserta dapat menjelaskan alur perjalanan kiriman dan fungsi setiap bagian.

Fokus: Memahami pemeriksaan kiriman dan pencatatan data. 1. Proses penerimaan kiriman dari loket, pelanggan, atau petugas penjemputan. 2. Pemeriksaan alamat, kode pos, identitas tujuan, dan kelengkapan label. 3. Pengenalan barcode, nomor resi, dan manifest. 4. Prinsip pengemasan serta pemeriksaan barang yang dilarang atau dibatasi. 5. Pencatatan berat, dimensi, dan data kiriman sesuai prosedur. 6. Pengenalan pemindaian (scanning) dan akurasi input data. Target: Peserta mampu menjelaskan pemeriksaan awal dan risiko kesalahan administrasi.

Fokus: Memahami pergerakan kiriman antarbagian dan antarkantor. 1. Prinsip penyortiran berdasarkan wilayah, kode pos, dan tujuan. 2. Proses pembentukan kantong atau kelompok kiriman dan pencatatan manifest. 3. Serah terima kiriman antarpetugas dan antarkantor. 4. Pengenalan jadwal keberangkatan, kedatangan, dan koneksi angkutan. 5. Pengendalian kiriman tertinggal, salah sortir, kurang, atau rusak. 6. Dasar efisiensi rute angkutan, kapasitas, dan biaya operasional. Target: Peserta dapat menjelaskan proses sortir, distribusi, dan kontrol kiriman.

Fokus: Memahami pelaksanaan pengantaran hingga penerima. 1. Persiapan kiriman dan pembagian beban kerja kurir. 2. Perencanaan rute dan prioritas pengantaran. 3. Prosedur pengantaran serta konfirmasi penerima. 4. Bukti serah terima atau proof of delivery (POD). 5. Penanganan penerima tidak berada di tempat, alamat tidak lengkap, dan penolakan kiriman. 6. Proses pengantaran ulang, pengembalian kiriman, dan komunikasi dengan pelanggan. Target: Peserta mampu menjelaskan prosedur pengantaran, kegagalan antar, dan tindak lanjutnya.

Fokus: Memahami akurasi status, mutu layanan, dan keamanan operasional. 1. Fungsi tracking dan arti status kiriman sesuai sistem yang digunakan. 2. Konsep SLA, ketepatan waktu, dan indikator keberhasilan pengantaran. 3. Penanganan status tidak bergerak, irregularity, dan kiriman bermasalah. 4. Prinsip pengelolaan COD, pencatatan penerimaan, dan penyetoran sesuai SOP. 5. Pencegahan kehilangan, kerusakan, penyalahgunaan uang, dan manipulasi status. 6. Keselamatan kerja, perlindungan data pelanggan, dan penanganan pengaduan. Target: Peserta dapat mengidentifikasi penyimpangan operasional dan menjelaskan langkah eskalasi.

Fokus: Menggunakan pengetahuan untuk menganalisis masalah dan menyusun rekomendasi. 1. Pengenalan laporan harian, mingguan, dan bulanan operasi kurir. 2. Analisis volume kiriman masuk, keluar, berhasil antar, dan gagal antar. 3. Perhitungan dasar pencapaian SLA dan tingkat keberhasilan pengantaran. 4. Identifikasi akar masalah keterlambatan, salah sortir, dan kiriman tertahan. 5. Evaluasi produktivitas kurir dan efisiensi operasional. 6. Penyusunan laporan akhir magang dan rekomendasi perbaikan. Target: Peserta dapat menyusun analisis sederhana berbasis data dengan rekomendasi yang realistis.

Fokus: memahami lingkungan kerja dan alur perjalanan kiriman. Materi praktik: - Mengenali struktur kerja bagian operasi kurir dan logistik. - Mengamati alur kiriman masuk dan kiriman keluar. - Mengenali jenis layanan dan karakteristik kiriman. - Mempraktikkan pemeriksaan label, alamat, kode pos, dan barcode. - Mempelajari SOP keselamatan kerja, keamanan kiriman, dan kerahasiaan data pelanggan. - Mengamati penggunaan alat kerja, timbangan, scanner, dan aplikasi operasional yang berlaku. Target: peserta mampu menjelaskan alur dasar operasional serta mengenali dokumen, alat, dan jenis kiriman.

Fokus: memastikan kiriman diterima dan diproses dengan benar. Materi praktik: - Memeriksa kesesuaian fisik kiriman dengan label dan data pengiriman. - Mengamati atau membantu proses penimbangan dan pengukuran dimensi. - Memeriksa kondisi kemasan dan kelayakan pengemasan. - Mengenali indikasi barang terlarang atau berbahaya sesuai ketentuan. - Mempraktikkan pemindaian barcode dan pencatatan status penerimaan. - Mempelajari penanganan kiriman rusak, data alamat tidak lengkap, atau kiriman yang perlu pemeriksaan lebih lanjut. Target: peserta mampu melakukan pemeriksaan awal dan pencatatan kiriman dengan teliti di bawah pengawasan.

Fokus: ketepatan sortir dan kelancaran arus kiriman — Middle Mile. Materi praktik: - Menyortir kiriman berdasarkan tujuan, kode pos, dan rute distribusi. - Mengenali risiko salah sortir dan salah tujuan. - Mempraktikkan pengelompokan kiriman sesuai prosedur. - Mengamati proses bagging, penutupan kantong, dan pencatatan identitas kantong. - Memeriksa kesesuaian kiriman dengan manifest atau dokumen serah terima. - Mengamati proses muat, bongkar, dan serah terima ke unit berikutnya. Target: peserta mampu melakukan sortir terbimbing dan memeriksa kecocokan kiriman dengan dokumen pengiriman.

Fokus: menyiapkan kiriman agar dapat diantarkan secara aman dan tepat. Materi praktik: - Mengamati pembagian kiriman kepada petugas antaran. - Memeriksa daftar antaran dan kesesuaian kiriman. - Mempelajari pengelompokan alamat serta penyusunan urutan rute. - Mengamati proses serah terima kiriman kepada kurir. - Melakukan pendampingan kurir saat pengantaran lapangan. - Memahami pembaruan status pengantaran dan bukti serah terima atau proof of delivery sesuai prosedur. Target: peserta memahami persiapan antaran dan mampu membantu proses delivery dengan pendampingan.

Fokus: ketepatan status, keamanan transaksi, dan penyelesaian kendala. Materi praktik: - Mempelajari penanganan kiriman gagal antar, alamat tidak ditemukan, dan penerima tidak berada di tempat. - Mengidentifikasi kiriman salah sortir, tertahan, rusak, dan bermasalah. - Memahami proses kiriman ulang, pengembalian, serta tindak lanjut kiriman sesuai SOP. - Mengamati prosedur COD, pencatatan penerimaan pembayaran, dan rekonsiliasi setoran. - Memeriksa kelengkapan bukti pengantaran dan kesesuaian status pada sistem. - Membantu menyusun daftar kiriman bermasalah untuk tindak lanjut petugas. Target: peserta mampu mengidentifikasi penyimpangan dan menyusun catatan tindak lanjut tanpa mengambil keputusan di luar kewenangannya.

Fokus: mengintegrasikan seluruh proses dan meningkatkan kualitas layanan. Materi praktik: - Mengikuti simulasi atau rotasi proses first mile, middle mile, dan last mile. - Melakukan pemeriksaan sampel kiriman dan dokumen serah terima. - Merekap kiriman masuk, kiriman keluar, kiriman berhasil antar, dan kiriman bermasalah. - Mempelajari indikator SLA, ketepatan status, produktivitas, serta akurasi sortir. - Mengidentifikasi penyebab keterlambatan, salah sortir, dan kegagalan antaran dari data yang tersedia. - Menyusun laporan evaluasi serta usulan perbaikan sederhana. - Mengikuti ujian praktik dan presentasi hasil magang. Target: peserta mampu menjelaskan proses secara menyeluruh, menjalankan tugas dasar sesuai SOP, dan menyampaikan hasil evaluasi operasional.