Import Intern

Pengenalan perusahaan, struktur organisasi, dan fungsi tim Import, alur proses import secara umum (dari PO hingga barang diterima), alur koordinasi dengan tim gudang, finance, dan tax, kerahasiaan data dan keamanan dokumen, dasar Microsoft Excel, Word, dan administrasi digital, perencanaan pekerjaan, penetapan target, dan prioritas tugas Import.

Fungsi dan keterkaitan Invoice, Packing List, B/L atau AWB, dan PO, teknik pemeriksaan kesesuaian data antar dokumen, pengenalan istilah ETD/ETA, cara membaca jadwal kapal dan pesawat, serta pengenalan web tracking kapal dan pesawat.

Pengantar Pemberitahuan Impor Barang (PIB) dan data pendukung yang dibutuhkan, peran PPJK dalam proses import, alur pengambilan barang dari pelabuhan atau bandara hingga gudang, serta etika koordinasi dengan tim gudang.

Jenis tagihan inspeksi, PPJK, dan biaya import lainnya, alur verifikasi dan pembayaran tagihan, serta jenis dokumen pendukung untuk kebutuhan finance dan tax.

Fungsi dan format LOI, DO, SK, surat pernyataan, dan surat permohonan untuk kebutuhan import, pengenalan Surat Keterangan Impor (SKI) dan persyaratannya, serta tata bahasa dan penulisan surat resmi.

Identifikasi masalah administrasi import dan metode perbaikan proses sederhana.

Observasi aktivitas tim Import, identifikasi jenis dokumen import (Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L) atau Airway Bill (AWB), Purchase Order (PO)), pengarsipan dokumen fisik dan digital, penamaan file, penyusunan folder digital, serta pengecekan kelengkapan dokumen.

Menyusun dan memeriksa kelengkapan serta kesesuaian dokumen import, memantau status kapal atau pesawat (ETD/ETA), memperbarui tracking di web kapal maupun pesawat, menginformasikan perkembangan jadwal barang kepada tim (setiap hari atau 2 hari sekali), membuat rekap jadwal pengiriman, serta evaluasi bersama mentor.

Membantu koordinasi jadwal pengambilan barang dengan tim gudang, memantau kesiapan barang, mengumpulkan dan merapikan data dari dokumen import untuk keperluan PIB, memeriksa akurasi data, serta evaluasi bersama mentor.

Mengumpulkan, memfotokopi/scan, dan mengarsipkan tagihan (invoice) dari perusahaan inspeksi, PPJK, dan biaya import lainnya, menyerahkannya kepada tim untuk proses verifikasi dan pembayaran, membantu proses reimbursement PPh 23 ke vendor PPJK, serta mencari dokumen pendukung sesuai permintaan divisi finance atau tax

Membantu membuat LOI, DO, SK, surat pernyataan, dan surat permohonan untuk kebutuhan import, membantu membuat surat pernyataan untuk pengajuan SKI, memeriksa kelengkapan lampiran, mengarsipkan surat, serta evaluasi bersama mentor

Identifikasi satu proses Import yang dapat diperbaiki bersama mentor dan pengumpulan data pendukung, laporan akhir, presentasi, evaluasi kompetensi, dan refleksi pembelajaran