Staf Purchasing Ekspor Impor

• Pengenalan profil, struktur organisasi, dan proses bisnis perusahaan. • Pengenalan fungsi purchasing dan hubungannya dengan gudang, produksi, finance, serta departemen terkait. • Pengenalan alur permintaan pembelian hingga barang diterima. • Pengenalan jenis barang, spesifikasi teknis, dan administrasi pengadaan. • Pengenalan SOP perusahaan, etika komunikasi, keselamatan kerja, serta kerahasiaan data.

• Pengenalan proses pencarian dan pendataan pemasok lokal maupun luar negeri. • Praktik membuat dan memperbarui database pemasok. • Pengenalan permintaan penawaran harga (Request for Quotation/RFQ). • Latihan komunikasi bisnis melalui email dan korespondensi pemasok. • Pencatatan penawaran harga, waktu pengiriman, syarat pembayaran, dan spesifikasi barang. • Pengarsipan dokumen pembelian secara sistematis.

• Membandingkan penawaran harga dan spesifikasi dari beberapa pemasok. • Pengenalan dasar evaluasi harga, kualitas, waktu pengiriman, dan syarat pembayaran. • Praktik penyusunan draft Purchase Order (PO). • Pemeriksaan kesesuaian PO dengan permintaan pembelian dan penawaran pemasok. • Pencatatan status pesanan dan pemantauan jadwal pengiriman. • Pengenalan tindak lanjut atas keterlambatan atau perubahan pesanan.

• Pengenalan alur umum impor dan ekspor serta pihak-pihak yang terlibat. • Pengenalan dokumen Proforma Invoice, Commercial Invoice, dan Packing List. • Pengenalan dokumen pengangkutan seperti Bill of Lading dan Air Waybill. • Pengenalan HS Code, negara asal barang, serta istilah perdagangan internasional (Incoterms). • Pengenalan dokumen kepabeanan dan dokumen pendukung impor sesuai jenis transaksi. • Latihan memeriksa kesesuaian data dokumen berdasarkan contoh atau dokumen yang diizinkan perusahaan.

• Pengenalan koordinasi dengan pemasok, freight forwarder, bagian gudang, dan bagian keuangan. • Pemantauan status pengiriman dan estimasi kedatangan barang. • Pencatatan dokumen pengiriman dan status penerimaan barang. • Pengenalan pemeriksaan barang yang diterima terhadap PO dan dokumen terkait. • Pengenalan pencatatan selisih jumlah, kerusakan, atau ketidaksesuaian barang. • Pengenalan biaya terkait pengiriman dan administrasi impor berdasarkan dokumen pendukung.

• Praktik administrasi purchasing dari permintaan hingga pemantauan pesanan. • Latihan memeriksa kelengkapan dan konsistensi dokumen pembelian serta ekspor-impor. • Pembaruan database pemasok, daftar PO, dan status pengiriman. • Penyusunan laporan status pembelian dan pengiriman secara berkala. • Identifikasi kendala administrasi serta penyusunan usulan perbaikan sederhana. • Evaluasi kompetensi, kedisiplinan, ketelitian, komunikasi, dan pemahaman SOP.