Perekam Medis dan Informasi Kesehatan (PMIK)

Pembekalan komprehensif mengenai profil Puskesmas, cakupan wilayah kerja, fungsi Puskesmas sebagai fasilitas kesehatan tingkat pertama (FKTP), serta pengenalan jenis-jenis pelayanan yang tersedia

Proses pengumpulan data identitas pasien baru melalui wawancara dan pemberian satu nomor rekam medis yang unik untuk seumur hidup pasien menggunakan Sistem Penomoran Unit , baik secara manual maupun melalui aplikasi RME

Memastikan peserta magang mahir, cepat, dan akurat dalam menggunakan teknologi RME di lapangan guna meminimalkan antrean pasien serta menjaga validitas data digital Puskesmas

Membekali peserta magang dengan kemampuan mengenali struktur, volume, dan aturan dasar pengodean standar internasional, sehingga siap melakukan kodifikasi data klinis Puskesmas secara akurat, seragam, dan diakui secara global

Proses pengumpulan, penjumlahan, dan penyusunan seluruh data kunjungan pasien (baik pasien baru maupun lama) serta tingkat pemanfaatan fasilitas di setiap unit pelayanan Puskesmas (seperti angka kunjungan rawat jalan, keterisian tempat tidur/BOR jika ada rawat inap, dan jumlah pemeriksaan laboratorium) dalam periode harian, mingguan, hingga bulanan

Penempatan kembali peserta magang secara khusus (re-mapping) ke unit kerja tertentu yang berdasarkan hasil evaluasi berkala/logbook masih menunjukkan capaian kompetensi yang kurang optimal atau belum memenuhi target minimal

Memahami keterkaitan antar unit dan bagaimana berkas rekam medis (fisik maupun elektronik/RME) berpindah secara dinamis dari satu titik pelayanan ke titik berikutnya tanpa menghambat waktu tunggu pasien.

Proses pengiriman berkas rekam medis dari loket pendaftaran ke poliklinik atau unit tujuan pasien secara tepat waktu dan aman, serta pencatatannya menggunakan sistem pelacakan digital

Menjaga keaslian (autentikasi) data, mencegah manipulasi informasi oleh pihak yang tidak berwenang, serta memastikan kepatuhan terhadap aspek hukum perlindungan data pribadi pasien di Puskesmas

Proses menganalisis diagnosis yang ditulis oleh dokter pada rekam medis, menentukan kata kunci utama (lead term), lalu menelusuri kode yang akurat menggunakan kamus ICD-10 (Volume 3 untuk indeks alfabetis, lalu diverifikasi pada Volume 1 untuk memastikan klasifikasi yang tepat)

 Pemahaman mengenai indikator keberhasilan program kesehatan wajib Puskesmas (seperti angka penemuan kasus TB, cakupan imunisasi, atau pelayanan kesehatan ibu hamil) dan tata cara pengumpulan datanya dari rekam medis untuk diolah menjadi laporan bulanan rutin (seperti SP3, LB1-LB4, atau laporan SPM)

Uji coba atau simulasi mandiri secara komprehensif oleh peserta magang dalam mengawal seluruh rangkaian proses rekam medis pasien, dimulai dari wawancara identifikasi di loket pendaftaran, pemantauan transfer data ke poliklinik/RME, hingga penyelesaian proses pengodean (coding), indeksing, dan penataan berkas (filing)

Pembekalan mengenai Kode Etik Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan (PMIK) sesuai standar organisasi profesi (PORMIKI). Materi ini membahas prinsip-prinsip moral, tanggung jawab profesional, integritas, dan standar perilaku PMIK dalam menjalankan tugas sehari-hari di Puskesmas.

Mempermudah dan mempercepat proses pencarian kembali (retrieval) berkas rekam medis saat pasien datang berobat kembali, serta mencegah terjadinya salah letak (misfile) dokumen

 Memastikan data kunjungan tercatat secara kronologis untuk keperluan statistik Puskesmas, serta menyediakan informasi riwayat klinis yang cepat dan akurat bagi dokter demi keselamatan pengobatan pasien (patient safety)

Pembelajaran mengenai bahasa medis (akar kata, awalan, dan akhiran) untuk memahami istilah penyakit/prosedur klinis, dilanjutkan dengan pencarian kode tindakan medis (seperti eksisi, penjahitan luka, atau pencabutan gigi) menggunakan buku panduan ICD-9-CM

Proses pencocokan dan penyelarasan data rekam medis dari berbagai sumber yang berbeda (seperti membandingkan jumlah kunjungan pasien di buku register manual, aplikasi SIMPUS, dan data klaim P-Care BPJS) serta melakukan audit akhir untuk memastikan seluruh berkas laporan yang akan dikirim telah terisi dengan lengkap

Menguji ketajaman berpikir kritis, kecepatan bertindak, dan ketelitian peserta magang dalam menyelesaikan kendala-kendala operasional riil yang sering terjadi di unit rekam medis Puskesma

Pembekalan mengenai seluruh Standar Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku di Unit Rekam Medis Puskesmas. Materi ini mencakup SOP pendaftaran pasien (umum, BPJS, darurat), SOP penomoran, SOP penyimpanan dan retensi berkas, SOP pelepasan informasi, hingga SOP pemusnahan dokumen

Memantau keberadaan berkas secara real-time untuk mencegah kehilangan dokumen, serta mempermudah pencarian jika berkas tersebut dibutuhkan oleh unit lain dalam waktu bersamaan

Menjamin keandalan dan validitas data rekam medis (data integrity), mencegah kesalahan input yang dapat merugikan pasien, serta memastikan akurasi data untuk keperluan klaim BPJS dan pelaporan kesehatan Puskesmas

Proses meneliti penulisan diagnosis dokter pada rekam medis yang sulit dibaca (illegible), menggunakan singkatan yang tidak standar, atau kontradiktif dengan hasil pemeriksaan penunjang, dilanjutkan dengan melakukan konfirmasi langsung secara profesional kepada dokter atau perawat yang bersangkutan

Proses telaah atau review berkas rekam medis secara menyeluruh untuk menilai kelengkapan pengisian komponen-komponen penting—seperti identitas pasien, laporan penting (anamnesis dan pemeriksaan fisik), otentikasi (nama dan tanda tangan dokter/perawat), serta ketepatan waktu pengisian—sebelum berkas disimpan secara permanen

Menguji kemampuan peserta magang dalam menyajikan informasi kesehatan yang komunikatif dan berbasis data, sehingga hasilnya dapat digunakan oleh manajemen Puskesmas sebagai dasar pengambilan keputusan dan perbaikan mutu pelayanan

Pembekalan mengenai prinsip-prinsip K3 yang relevan dengan ruang lingkup kerja PMIK. Materi ini mencakup penerapan ergonomi saat bekerja di depan komputer (posisi duduk, jarak mata ke layar RME), penataan ruang arsip (filing) yang aman untuk mencegah risiko tertimpa berkas, serta pencegahan cedera fisik akibat aktivitas pengangkatan dokumen rekam medis secara manual

Memastikan tertib administrasi, menjaga keamanan informasi medis dari akses tidak resmi, dan menjamin dokumen selalu tersedia di rak penyimpanan saat pasien kembali berobat

Memberikan pemahaman kepada peserta magang mengenai pentingnya standardisasi data klinis agar laporan kesehatan dapat terkirim secara real-time, valid, dan sinkron dengan sistem jaminan kesehatan maupun pangkalan data kementerian Kesehatan

Proses pengelompokan dan penyusunan data kunjungan pasien ke dalam tabel-tabel statistik (tabulasi) secara berkala, yang diklasifikasikan berdasarkan poliklinik tujuan, jenis penyakit (kode ICD-10), serta demografi pasien berupa kelompok usia dan jenis kelamin

Proses mengolah data historis rekam medis (seperti jumlah kunjungan bulanan dan pola penyakit) menggunakan statistik sederhana atau grafik, guna melihat kenaikan atau penurunan pola kedatangan pasien serta pergeseran jenis penyakit yang mendominasi di wilayah kerja Puskesmas

Sesi pemaparan ilmiah di akhir program di mana peserta magang mempresentasikan capaian target, hasil analisis data statistik/audit mutu yang telah dilakukan, serta menyampaikan usulan solusi perbaikan tata kelola rekam medis di hadapan Kepala Puskesmas, Kasubag Tata Usaha, dan Pembimbing Magang (Preceptor)

Observasi alur kerja, pengenalan indikator mutu, penjelasan logbook, dan evaluasi orientasi

Menjamin keakuratan aspek hukum dan administratif dokumen rekam medis, serta mendeteksi secara dini Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis (KLPCM) sebelum berkas disimpan

Menjaga kontinuitas pelayanan Puskesmas agar tidak terhenti saat terjadi gangguan teknologi, serta memastikan data yang dicatat secara manual selama masa kendala dapat dientri kembali (input susulan) ke sistem elektronik secara akurat setelah aplikasi kembali normal

Proses memeriksa keselarasan data klinis yang diinput (misalnya kecocokan antara jenis kelamin pasien dengan diagnosis spesifik seperti kehamilan atau kanker prostat) serta mendeteksi adanya data kunjungan ganda (double entry) yang terinput pada hari pelayanan yang sama di sistem informasi Kesehatan

Proses menemukan akar penyebab masalah dalam pengelolaan informasi kesehatan di Puskesmas—seperti tingginya angka rekam medis tidak lengkap (KLPCM), keterlambatan input RME, atau kesalahan pengodean ICD-10—lalu menyusun rekomendasi solusi perbaikan yang konkret untuk diajukan kepada manajemen

Sesi penilaian akhir secara menyeluruh yang meliputi akumulasi nilai ujian praktik, penilaian aspek perilaku (attitude), kedisiplinan, dan etika profesi selama di Puskesmas, serta pemeriksaan final beserta penandatanganan pengesahan (counter-sign) buku catatan harian (logbook) oleh Pembimbing Magang

Memberikan landasan kerja yang jelas bagi peserta magang agar mampu bertugas sesuai wewenang tata organisasi, serta memastikan seluruh aktivitas pengelolaan rekam medis dijalankan secara konsisten, legal, dan sesuai standar mutu Puskesmas

Menjaga keandalan data (integritas data), memastikan seluruh riwayat pengobatan pasien terintegrasi secara kronologis, dan mencegah kesalahan medis akibat informasi klinis yang terfragmentasi

Memastikan peserta magang memiliki kesadaran tinggi dalam memproteksi akun digital mereka, memahami bahwa setiap aktivitas di dalam sistem terpantau oleh sistem audit, serta mampu mencegah penyalahgunaan data pasien demi mematuhi undang-undang perlindungan data pribadi

Pembelajaran mengenai tata cara penataan arsip rekam medis inaktif, penentuan masa simpan berkas (retensi) berdasarkan regulasi yang berlaku (seperti PMK No. 24 Tahun 2022), serta prosedur penyusutan, pemindahan, dan pemusnahan dokumen yang sudah melewati batas waktu penyimpanan secara aman dan legal

 Memastikan data identitas pasien tercatat dengan akurat dan cepat, menghindari duplikasi data (nomor ganda), serta mempercepat proses distribusi data klinis ke poli tujuan agar waktu tunggu pelayanan berkurang

Menjamin keselamatan pasien (patient safety) dengan memastikan dokter memeriksa orang yang tepat, serta mencegah terjadinya duplikasi nomor rekam medis yang dapat memecah riwayat pengobatan pasien

Memastikan keakuratan data identitas pasien untuk aspek hukum rekam medis, serta menjamin keabsahan kepesertaan jaminan kesehatan agar tidak terjadi kendala saat proses penagihan klaim biaya pelayanan oleh Puskesmas

Memastikan peserta magang mampu mengarahkan dan mengelola perpindahan data rekam medis pasien secara runtut serta efisien, serta menguasai prosedur administrasi rujukan yang sah agar hak pelayanan pasien di rumah sakit tujuan terjamin

Mempercepat waktu tunggu pasien di area ruang tunggu, mengurai kepadatan di loket registrasi, serta melatih peserta magang agar mampu memberikan edukasi dan solusi digital kepada masyarakat saat melakukan pendaftaran