Program Pemagangan Lulusan Perguruan Tinggi : Maganghub - Kemnaker RI

Deskripsi Lowongan

Jabatan GA & IT Staff memiliki peran ganda, yaitu mendukung pengelolaan fasilitas dan layanan umum perusahaan serta memberikan dukungan teknis IT kepada seluruh departemen agar kegiatan administrasi dan produksi dapat berlangsung secara aman, efektif, dan efisien.

Uraian jabatan berikut disusun dengan pendekatan manajemen berbasis kompetensi, pengendalian operasional, pelayanan internal, dan perbaikan berkelanjutan.

1. Tujuan Utama Jabatan (Job Purpose)

Melaksanakan kegiatan operasional dan administrasi General Affairs serta dukungan teknologi informasi secara efektif, efisien, dan tepat waktu, meliputi pengelolaan fasilitas dan aset perusahaan, pemeliharaan sarana dan prasarana, pengadaan serta pengendalian kebutuhan umum, pengelolaan vendor, dukungan teknis perangkat keras dan perangkat lunak, jaringan komputer, keamanan informasi, serta pemeliharaan data dan dokumentasi, guna memastikan kelancaran operasional perusahaan, ketersediaan fasilitas dan sistem IT yang andal, pengendalian biaya operasional, serta terciptanya lingkungan kerja yang aman, tertib, dan produktif di PT Matra Roda Piranti.

2. Tugas dan Tanggung Jawab Utama

A. Fungsi General Affairs (GA)

1 Pengelolaan fasilitas perusahaan: Memantau kondisi gedung, kantor, area umum, utilitas pendukung, dan fasilitas kerja serta mengoordinasikan perbaikan sesuai kebutuhan.

2 Pemeliharaan sarana dan prasarana: Menyusun jadwal pemeliharaan fasilitas umum, memantau pelaksanaan perbaikan, dan mendokumentasikan hasil pemeriksaan fasilitas.

3 Pengelolaan aset dan inventaris: Melakukan pencatatan, pelabelan, pemeriksaan fisik, mutasi, dan rekonsiliasi aset serta inventaris perusahaan sesuai prosedur.

4 Pengadaan kebutuhan umum: Menyiapkan permintaan pembelian kebutuhan operasional umum, mengumpulkan penawaran vendor, serta memantau ketersediaan barang dan jasa sesuai kewenangan.

5 Pengelolaan vendor dan jasa umum: Mengoordinasikan vendor kebersihan, keamanan, pemeliharaan fasilitas, transportasi, dan jasa umum lainnya serta memantau kualitas layanan dan kelengkapan dokumen.

6 Pengelolaan kendaraan operasional: Membantu administrasi penggunaan kendaraan, jadwal servis, dokumen kendaraan, pengendalian pemakaian, dan pelaporan kondisi kendaraan perusahaan.

7 Kebersihan dan ketertiban lingkungan kerja: Memantau kebersihan, kerapian, dan kondisi fasilitas umum serta mengoordinasikan tindak lanjut atas ketidaksesuaian dengan fungsi terkait.

8 Pengelolaan dokumen GA: Menyimpan dan memperbarui dokumen aset, kontrak vendor, jadwal pemeliharaan, penggunaan fasilitas, serta laporan operasional GA.

9 Pengendalian biaya operasional: Memantau realisasi biaya fasilitas, utilitas, kebutuhan kantor, dan jasa umum serta menyusun laporan penggunaan anggaran.

10 Koordinasi lintas departemen: Menindaklanjuti permintaan layanan umum dari departemen terkait dan memastikan penyelesaian sesuai prioritas serta target waktu layanan.

B. Fungsi Information Technology (IT)

1 Dukungan teknis pengguna: Menangani kendala komputer, printer, perangkat kerja, aplikasi, email, dan perangkat pendukung lainnya serta memberikan bantuan teknis kepada pengguna.

2 Pengelolaan perangkat IT: Melakukan inventarisasi, instalasi, konfigurasi, pemeliharaan, dan pencatatan kondisi komputer, laptop, printer, serta perangkat IT lainnya.

3 Pengelolaan jaringan: Memantau fungsi jaringan lokal, koneksi internet, Wi-Fi, dan perangkat jaringan serta mengoordinasikan penyelesaian gangguan dengan penyedia layanan.

4 Pengelolaan aplikasi dan akun pengguna: Membantu administrasi akun, instalasi aplikasi yang diizinkan, pengaturan hak akses berdasarkan persetujuan, serta penonaktifan akses sesuai prosedur ketika diperlukan.

5 Keamanan informasi: Menerapkan prosedur keamanan dasar, pembaruan perangkat lunak, perlindungan endpoint, pengendalian akses, dan pelaporan indikasi insiden keamanan informasi.

6 Backup dan pemulihan data: Membantu pelaksanaan backup data dan pemeriksaan hasil backup sesuai jadwal serta mendukung proses pemulihan data berdasarkan prosedur perusahaan.

7 Pemeliharaan sistem IT: Melaksanakan pemeriksaan rutin perangkat dan sistem, mencatat gangguan, melakukan pemeliharaan preventif, serta mengeskalasi masalah yang membutuhkan penanganan khusus.

8 Dukungan sistem informasi perusahaan: Mendukung penggunaan aplikasi bisnis dan administrasi perusahaan, termasuk HRIS, sesuai penugasan, hak akses, dan kompetensi yang dimiliki.

9 Dokumentasi dan inventaris IT: Memelihara daftar aset IT, lisensi perangkat lunak, konfigurasi yang relevan, riwayat perbaikan, dan dokumentasi teknis.

10 Pengelolaan vendor IT: Mengoordinasikan layanan penyedia internet, perangkat keras, perangkat lunak, dan jasa teknis serta memantau penyelesaian tiket atau permintaan layanan.

11 Edukasi pengguna: Memberikan panduan penggunaan perangkat, aplikasi, keamanan akun, pengelolaan kata sandi, dan praktik digital yang aman kepada karyawan.

12 Perbaikan berkelanjutan: Mengidentifikasi gangguan berulang dan peluang peningkatan efisiensi layanan GA dan IT serta mengusulkan perbaikan kepada atasan.

3. Output yang Diharapkan (Key Job Outputs)

Output harus berupa hasil kerja yang dapat diperiksa, memiliki bukti dokumentasi, dan dapat diukur.

A. Output General Affairs

1 Database aset dan inventaris perusahaan: Data aset akurat, diperbarui, dan dapat ditelusuri.

2 Laporan pemeriksaan fasilitas: Pemeriksaan terlaksana sesuai jadwal dan temuan memiliki tindak lanjut.

3 Jadwal pemeliharaan fasilitas: Jadwal tersedia, realisasi tercatat, dan keterlambatan dilaporkan.

4 Dokumen vendor dan jasa umum: Dokumen kontrak, penawaran, evaluasi, dan administrasi vendor tersimpan lengkap.

5 Laporan permintaan layanan GA: Permintaan tercatat, status penyelesaian terpantau, dan pekerjaan tertunda memiliki alasan yang jelas.

6 Laporan penggunaan biaya GA: Pengeluaran direkap dan dibandingkan dengan anggaran yang disetujui.

7 Catatan kendaraan operasional: Jadwal servis, penggunaan, dan masa berlaku dokumen terpantau.

8 Laporan kondisi lingkungan kerja: Temuan kebersihan, ketertiban, atau fasilitas didokumentasikan dan ditindaklanjuti.

B. Output Information Technology

1 Database inventaris IT: Seluruh perangkat yang menjadi tanggung jawab fungsi tercatat dan memiliki identitas aset.

2 Laporan gangguan dan layanan IT: Setiap tiket atau permintaan memiliki status, waktu penanganan, dan catatan penyelesaian.

3 Laporan pemeliharaan perangkat: Pemeliharaan preventif dilaksanakan sesuai jadwal dan terdokumentasi.

4 Dokumentasi jaringan dan sistem: Informasi teknis penting tersedia, diperbarui, dan aksesnya dibatasi.

5 Rekapitulasi akun dan hak akses: Perubahan akses dilakukan berdasarkan persetujuan dan tercatat.

6 Laporan backup data: Pelaksanaan backup dan pemeriksaan hasilnya terdokumentasi sesuai prosedur.

7 Catatan insiden keamanan IT: Insiden atau indikasi risiko dicatat dan segera dieskalasi sesuai prosedur.

8 Laporan kinerja layanan IT: Gangguan berulang, waktu penyelesaian, dan rekomendasi perbaikan dilaporkan berkala.

Skill yang Bakal Kamu Dapat

Modul 1 — Orientasi perusahaan dan fundamental GA & IT

TeoriBulan ke-13–5 hari

Materi pembelajaran - Profil, visi, misi, nilai, struktur organisasi, dan proses bisnis PT Matra Roda Piranti. - Peran GA & IT dalam mendukung kantor, fasilitas pabrik, dan proses administrasi. - Alur permintaan layanan dan eskalasi masalah. - Etika kerja, komunikasi, pelayanan internal, dan pengendalian dokumen. - Pengenalan K3, keadaan darurat, keamanan area, serta aturan masuk area produksi. - Pengenalan kebijakan keamanan informasi dan perlindungan data perusahaan. Praktik - Observasi fasilitas kantor dan area yang diizinkan. - Memetakan alur permintaan layanan GA dan IT. - Mengidentifikasi risiko dasar fasilitas dan penggunaan perangkat IT. Output - Laporan orientasi. - Peta proses layanan GA & IT. - Checklist observasi fasilitas dan perangkat.

Modul 3 — Pengelolaan fasilitas dan pemeliharaan sarana

TeoriBulan ke-23–5 hari

Materi pembelajaran - Pemeriksaan kondisi gedung, kantor, area umum, dan fasilitas pendukung. - Penyusunan checklist inspeksi fasilitas. - Dasar pemeliharaan preventif dan korektif. - Pencatatan kerusakan, prioritas perbaikan, dan pemantauan penyelesaian. - Koordinasi dengan HSE untuk temuan yang berkaitan dengan keselamatan. - Pengelolaan kebersihan, kerapian, dan ketertiban lingkungan kerja. Praktik - Melakukan inspeksi fasilitas bersama pembimbing. - Membuat daftar temuan dan tingkat urgensinya. - Memantau tindak lanjut pekerjaan vendor. Output - Checklist inspeksi fasilitas. - Jadwal pemeliharaan. - Register kerusakan dan perbaikan. - Laporan kondisi fasilitas.

Modul 5 — Dasar hardware, software, dan troubleshooting IT

TeoriBulan ke-33–5 hari

Materi pembelajaran - Komponen komputer, laptop, monitor, printer, dan periferal. - Pengenalan sistem operasi dan aplikasi perkantoran. - Instalasi perangkat dan aplikasi yang diizinkan. - Pemeriksaan gangguan perangkat keras dan perangkat lunak. - Pemeliharaan preventif dan pencatatan riwayat perbaikan. - Penanganan tiket layanan dan eskalasi gangguan. Praktik - Melakukan pemeriksaan perangkat berdasarkan checklist. - Menangani simulasi gangguan komputer dan printer. - Mencatat gejala, tindakan, hasil, dan kebutuhan eskalasi. Output - Checklist kondisi perangkat. - Register aset IT. - Log troubleshooting. - Laporan pemeliharaan perangkat.

Modul 7 — Akun pengguna, keamanan informasi, dan backup data

TeoriBulan ke-43–5 hari

Materi pembelajaran - Prinsip hak akses berdasarkan kebutuhan pekerjaan. - Administrasi akun dan perubahan akses berdasarkan persetujuan. - Pengelolaan kata sandi dan autentikasi sesuai kebijakan perusahaan. - Pembaruan perangkat lunak dan perlindungan endpoint. - Pengenalan phishing, malware, dan pelaporan insiden. - Jadwal backup, verifikasi hasil backup, dan prinsip pemulihan data. - Pengelolaan lisensi dan dokumentasi perangkat lunak. Praktik - Membuat checklist akun dan hak akses menggunakan data simulasi. - Memeriksa status backup berdasarkan prosedur yang diizinkan. - Menganalisis simulasi email phishing dan insiden keamanan. Output - Register akun dan hak akses yang telah disetujui. - Checklist backup. - Laporan simulasi insiden keamanan. - Register lisensi dan perangkat lunak. Batas kewenangan: peserta tidak boleh membagikan kredensial, mengubah akses kritis, mengakses data tanpa izin, atau melakukan pemulihan sistem produksi tanpa persetujuan dan supervisi.

Modul 9 — Excel, pelaporan, dan dashboard GA & IT

TeoriBulan ke-54–8 hari

Materi pembelajaran - Penggunaan Excel: sort/filter, IF, COUNTIF/COUNTIFS, SUMIF/SUMIFS, lookup, dan PivotTable. - Validasi data dan pengendalian versi dokumen. - Rekap aset, biaya GA, pemeliharaan, dan permintaan layanan. - Rekap inventaris IT, tiket gangguan, dan pemeliharaan perangkat. - Penyajian grafik dan indikator kinerja layanan. - Penyusunan laporan berkala untuk atasan. Praktik - Mengolah data simulasi atau data perusahaan yang telah diizinkan. - Membuat dashboard sederhana. - Memeriksa konsistensi angka dan kelengkapan laporan. Output - File database dan rekapitulasi. - Dashboard GA & IT. - Laporan bulanan beserta catatan validasi.

Modul 10 — Praktik terpadu, proyek akhir, dan evaluasi

TeoriBulan ke-64–8 hari

Materi dan kegiatan - Pelaksanaan pekerjaan rutin GA & IT di bawah supervisi. - Penerapan SOP, dokumentasi, pengendalian risiko, dan pelayanan internal. - Pengukuran hasil kerja terhadap target yang disepakati. - Penyusunan proyek perbaikan dan presentasi kepada pembimbing. Pilihan proyek akhir - Digitalisasi database aset dan jadwal pemeliharaan GA. - Dashboard biaya operasional dan layanan GA. - Sistem pencatatan dan monitoring tiket IT. - Penyempurnaan register aset IT dan jadwal pemeliharaan. - Dashboard pemantauan gangguan jaringan dan perangkat. - Checklist kontrol backup serta inventaris lisensi perangkat lunak. Output - Portofolio pekerjaan GA & IT. - Laporan proyek perbaikan. - Presentasi hasil dan rekomendasi. - Hasil evaluasi kompetensi peserta.

Modul 2 — Administrasi aset, inventaris, dan dokumentasi GA

TeoriBulan ke-13–5 hari

Materi pembelajaran - Prinsip pengelolaan aset dan inventaris. - Penomoran, pelabelan, klasifikasi, dan lokasi aset. - Pencatatan penerimaan, mutasi, peminjaman, dan pengembalian. - Pemeriksaan fisik dan rekonsiliasi data. - Pengarsipan dokumen dan pengendalian perubahan data. Praktik - Memeriksa aset yang ditugaskan. - Mencocokkan data register dengan kondisi fisik. - Menyusun daftar aset yang perlu diperbarui atau dikonfirmasi. Output - Database aset dan inventaris. - Checklist pemeriksaan fisik. - Laporan selisih data aset beserta tindak lanjut.

Modul 4 — Vendor, pengadaan kebutuhan umum, kendaraan, dan biaya GA

TeoriBulan ke-23–5 hari

Materi pembelajaran - Alur permintaan pembelian dan persetujuan pengadaan. - Pengumpulan penawaran dan administrasi evaluasi vendor. - Pengendalian dokumen kontrak dan layanan vendor. - Pemantauan kebutuhan barang dan jasa umum. - Administrasi kendaraan, jadwal servis, dan masa berlaku dokumen. - Pencatatan biaya fasilitas, utilitas, dan jasa umum. - Dasar perbandingan anggaran dan realisasi biaya. Praktik - Menyusun register vendor dan dokumen pendukung. - Membuat simulasi perbandingan penawaran. - Memperbarui catatan pemeliharaan kendaraan. - Membuat rekap biaya GA. Output - Database vendor. - Checklist administrasi pengadaan. - Register kendaraan dan jadwal servis. - Laporan biaya operasional GA.

Modul 6 — Dasar jaringan komputer dan konektivitas

TeoriBulan ke-33–5 hari

Materi pembelajaran - Konsep LAN, Wi-Fi, internet, router, switch, dan access point. - Pemeriksaan konektivitas dasar. - Identifikasi gangguan koneksi pengguna. - Dokumentasi perangkat dan titik jaringan sesuai izin. - Koordinasi dengan penyedia internet atau vendor jaringan. - Prosedur eskalasi gangguan yang memengaruhi operasional. Praktik - Melakukan pemeriksaan koneksi pada perangkat yang ditugaskan. - Mengisi log gangguan jaringan. - Membuat dokumentasi jaringan dasar tanpa mengekspos kredensial atau konfigurasi sensitif. Output - Checklist pemeriksaan jaringan. - Log gangguan konektivitas. - Laporan hasil troubleshooting dan eskalasi.

Modul 8 — Pengelolaan tiket, layanan pengguna, dan vendor IT

TeoriBulan ke-43–5 hari

Materi pembelajaran - Pencatatan permintaan layanan dan gangguan IT. - Klasifikasi prioritas dan dampak terhadap pengguna. - Penetapan target waktu respons dan penyelesaian berdasarkan SLA internal. - Komunikasi status pekerjaan kepada pemohon. - Koordinasi dengan vendor dan pemantauan penyelesaian tiket. - Analisis gangguan berulang dan dokumentasi solusi. Praktik - Menangani tiket simulasi dari awal hingga penutupan. - Menyusun laporan tiket yang belum selesai. - Melakukan role-play komunikasi dengan pengguna dan vendor. Output - Register tiket layanan IT. - Laporan penyelesaian gangguan. - Daftar masalah berulang dan usulan pencegahan.