Program Pemagangan Lulusan Perguruan Tinggi : Maganghub - Kemnaker RI

Deskripsi Lowongan

Untuk PT Matra Roda Piranti, yang bergerak di bidang manufaktur komponen logam otomotif dan memiliki kebutuhan pengelolaan tenaga kerja lintas fungsi, HRD Staff berperan sebagai pelaksana administrasi dan operasional SDM yang memastikan seluruh proses HR berjalan akurat, tertib, tepat waktu, dan sesuai ketentuan perusahaan.

1. Tujuan Utama Jabatan (Job Purpose)

Melaksanakan kegiatan operasional dan administrasi Human Resources secara efektif, akurat, dan tepat waktu, meliputi administrasi kepegawaian, pengelolaan data karyawan, administrasi hubungan kerja, pengupahan, kehadiran, rekrutmen, pelatihan, serta pelayanan kebutuhan karyawan, guna memastikan ketersediaan data SDM yang valid, kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan dan kebijakan perusahaan, serta mendukung terciptanya tenaga kerja yang kompeten, produktif, dan disiplin dalam mencapai target bisnis PT Matra Roda Piranti.

2. Tugas dan Tanggung Jawab Utama

1 Administrasi Kepegawaian: Mengelola dan memperbarui data induk karyawan, dokumen personalia, kontrak kerja PKWT/PKWTT, surat keputusan, surat keterangan kerja, serta dokumen perubahan status dan jabatan karyawan.

2 Kehadiran dan Waktu Kerja : Memantau dan memverifikasi data kehadiran, keterlambatan, ketidakhadiran, cuti, izin, sakit, lembur, dan jadwal kerja melalui sistem HRIS perusahaan, termasuk Talenta.

3 Administrasi Pengupahan: Mendukung pengumpulan dan verifikasi data penggajian, tunjangan, lembur, potongan, ketidakhadiran, dan komponen penghasilan lainnya serta memastikan kelengkapan data untuk proses payroll sesuai jadwal perusahaan.

4 Rekrutmen dan Seleksi: Mendukung proses pemenuhan tenaga kerja melalui publikasi lowongan, penyaringan CV, penjadwalan wawancara, administrasi tes, koordinasi dengan user, dan dokumentasi hasil seleksi.

5 Pelatihan dan Pengembangan: Membantu pelaksanaan Training Need Analysis (TNA), penyusunan kalender pelatihan, administrasi peserta, koordinasi trainer, dokumentasi pelatihan, evaluasi efektivitas, serta pemeliharaan matriks kompetensi karyawan.

6 Hubungan Industrial: Membantu administrasi penegakan tata tertib, pencatatan pelanggaran disiplin, dokumentasi pembinaan karyawan, serta penyiapan dokumen pendukung penyelesaian permasalahan hubungan kerja sesuai arahan atasan dan ketentuan yang berlaku.

7 Jaminan Sosial dan Benefit: Membantu administrasi kepesertaan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, termasuk pendaftaran, perubahan data, penonaktifan, serta koordinasi administrasi klaim dan manfaat karyawan.

8 Penilaian Kinerja: Mendukung administrasi KPI, pengumpulan formulir penilaian kinerja, pemantauan jadwal evaluasi, rekapitulasi hasil penilaian, dan dokumentasi tindak lanjut pengembangan karyawan.

9 Pelayanan Karyawan: Memberikan pelayanan administrasi SDM kepada karyawan dan atasan, menindaklanjuti pertanyaan terkait hak dan kewajiban karyawan, serta menjaga kerahasiaan data dan dokumen personalia.

10 Pelaporan dan Pengendalian Data: Menyusun laporan berkala terkait jumlah karyawan, mutasi, turnover, absensi, lembur, status kontrak, pelatihan, dan data SDM lainnya untuk kebutuhan evaluasi dan pengambilan keputusan manajemen.

11 Kepatuhan dan Audit: Membantu memastikan kelengkapan dokumen SDM untuk audit internal, audit customer, dan audit sistem manajemen yang relevan, termasuk ISO 9001 dan IATF 16949 apabila dipersyaratkan.

12 Perbaikan Berkelanjutan: Mengidentifikasi ketidaksesuaian administrasi, memperbaiki akurasi data, serta mengusulkan penyederhanaan proses dan peningkatan efektivitas layanan HRD.

3. Output yang Diharapkan (Key Job Outputs)

Output harus berupa hasil kerja yang dapat diperiksa, memiliki bukti dokumentasi, dan dapat diukur melalui indikator kinerja.

1 Database karyawan yang akurat dan terkini: Kelengkapan data sesuai target perusahaan; perubahan data diperbarui tepat waktu.

2 Dokumen kepegawaian yang lengkap dan tertib: Dokumen kontrak, perubahan status, dan dokumen personalia tersedia serta terarsip dengan baik.

3 Rekapitulasi kehadiran dan lembur: Data telah diverifikasi dan diserahkan sesuai tenggat waktu payroll.

4 Data pendukung payroll yang valid: Data pengupahan lengkap, akurat, dan diserahkan tepat waktu; kesalahan yang berasal dari proses HRD diminimalkan.

5 Administrasi rekrutmen yang terdokumentasi: Database kandidat, jadwal seleksi, hasil wawancara, dan status pemenuhan tenaga kerja tersedia.

6 Dokumen pelaksanaan pelatihan: Kalender pelatihan, daftar hadir, materi, evaluasi, dan laporan pelatihan tersimpan lengkap.

7 Matriks kompetensi karyawan yang diperbarui: Status kompetensi dan kebutuhan pelatihan tercatat berdasarkan jabatan dan persyaratan pekerjaan.

8 Administrasi BPJS dan benefit yang tertib: Pendaftaran dan perubahan data diproses sesuai tenggat waktu yang ditetapkan.

9 Dokumentasi hubungan industrial: Catatan pembinaan, surat peringatan, dan dokumen kasus tersedia sesuai kewenangan dan prosedur.

10 Laporan HRD berkala: Laporan bulanan disampaikan tepat waktu dengan data yang dapat ditelusuri.

11 Dokumen pendukung audit: Bukti administrasi SDM tersedia, lengkap, dan dapat ditunjukkan saat audit.

12 Perbaikan proses administrasi HRD: Terdapat tindak lanjut atas temuan, kesalahan data, atau peluang perbaikan proses.

Skill yang Bakal Kamu Dapat

Modul 1 — Orientasi perusahaan dan fundamental HRD

TeoriBulan ke-13–5 hari

Materi pembelajaran - Profil, visi, misi, nilai perusahaan, struktur organisasi, dan proses bisnis PT Matra Roda Piranti. - Peran HRD dalam perusahaan manufaktur otomotif. - Fungsi utama HRD: administrasi, rekrutmen, pengembangan, remunerasi, dan hubungan industrial. - Etika profesi, disiplin, kerahasiaan data, komunikasi, dan budaya kerja. - Pengenalan SOP, alur persetujuan, dan pengendalian dokumen. Praktik kerja - Mengikuti orientasi perusahaan dan observasi proses HRD. - Memetakan alur layanan HRD dari permintaan hingga penyelesaian. - Mempelajari SOP dan formulir yang digunakan. Output - Laporan orientasi. - Peta proses kerja HRD. - Hasil tes pemahaman dasar HRD.

Modul 3 — HRIS, absensi, waktu kerja, dan cuti

TeoriBulan ke-23–5 hari

Materi pembelajaran - Pengoperasian dasar Talenta atau HRIS yang digunakan perusahaan. - Pengelolaan data kehadiran, keterlambatan, ketidakhadiran, cuti, izin, dan sakit. - Administrasi lembur dan verifikasi persetujuan. - Pemahaman jadwal kerja dan shift di lingkungan manufaktur. - Rekonsiliasi data sistem dengan dokumen pendukung. - Penanganan data yang tidak lengkap atau tidak sesuai. Praktik kerja - Melakukan simulasi pemeriksaan absensi. - Mengidentifikasi anomali data dan menyusun daftar koreksi. - Membuat rekapitulasi kehadiran dan lembur. Output - Rekapitulasi absensi. - Laporan pengecualian data kehadiran. - Rekapitulasi lembur yang sudah diverifikasi secara administratif.

Modul 5 — Dasar hukum ketenagakerjaan dan hubungan industrial

TeoriBulan ke-33–5 hari

Materi pembelajaran - Dasar hukum ketenagakerjaan Indonesia dan perubahan regulasi yang relevan. - Perjanjian kerja, waktu kerja, istirahat, cuti, lembur, dan pengupahan. - Peraturan perusahaan dan tata tertib kerja. - Administrasi pembinaan, pelanggaran disiplin, dan surat peringatan. - Prinsip penyelesaian perselisihan hubungan industrial. - Prosedur eskalasi kasus dan batas kewenangan staf HRD. Praktik kerja - Menganalisis studi kasus ketidakhadiran atau pelanggaran disiplin. - Mengidentifikasi dokumen yang diperlukan dalam penanganan kasus. - Menyusun kronologi dan draf administrasi untuk diperiksa pembimbing. Output - Ringkasan ketentuan ketenagakerjaan yang relevan. - Analisis studi kasus. - Simulasi dokumentasi pembinaan karyawan. Catatan: interpretasi hukum dan keputusan atas kasus nyata harus dikonfirmasi oleh HRD Manager atau pihak yang berwenang.

Modul 7 — Training Need Analysis dan pengembangan kompetensi

TeoriBulan ke-43–5 hari

Materi pembelajaran - Prinsip Training Need Analysis (TNA). - Analisis kesenjangan kompetensi. - Penyusunan training matrix dan kalender pelatihan. - Administrasi peserta, trainer, materi, dan biaya. - Evaluasi pelatihan serta tindak lanjut efektivitas. - Pengenalan hubungan pelatihan dengan persyaratan kompetensi jabatan dan sistem manajemen mutu. Praktik kerja - Mengolah contoh data kebutuhan pelatihan. - Membuat matriks kompetensi sederhana. - Menyiapkan dokumen dan evaluasi pelatihan. Output - Formulir TNA. - Training matrix. - Kalender pelatihan. - Laporan evaluasi pelatihan dan rekomendasi tindak lanjut.

Modul 9 — Pelaporan HRD, Excel, dan dashboard

TeoriBulan ke-53–5 hari

Materi pembelajaran - Penggunaan Excel: sort/filter, IF, COUNTIF/COUNTIFS, SUMIF/SUMIFS, lookup, dan PivotTable. - Pemeriksaan kualitas dan konsistensi data. - Pelaporan headcount, turnover, absensi, lembur, status kontrak, dan pelatihan. - Pembuatan grafik serta dashboard HRD dasar. - Prinsip interpretasi data dan penyajian informasi untuk manajemen. Praktik kerja - Mengolah dataset simulasi atau data yang telah dianonimkan. - Membuat laporan bulanan. - Memeriksa konsistensi antara data sumber dan laporan. Output - File rekapitulasi HRD. - Dashboard HRD sederhana. - Laporan analisis dan catatan validasi data.

Modul 11 — Praktik kerja terpadu dan proyek akhir

TeoriBulan ke-64–8 hari

Materi dan kegiatan - Pelaksanaan tugas administratif secara terpadu di bawah supervisi. - Pengelolaan prioritas dan ketepatan waktu. - Verifikasi data, penyusunan laporan, dan dokumentasi hasil kerja. - Presentasi hasil proyek kepada pembimbing dan perwakilan manajemen. Pilihan proyek akhir - Perbaikan sistem monitoring masa berlaku kontrak. - Pembuatan dashboard absensi dan lembur. - Penyempurnaan checklist kelengkapan dokumen personalia. - Pengembangan tracker TNA dan realisasi pelatihan. - Penyusunan dashboard status rekrutmen. Output - Portofolio pekerjaan. - Laporan proyek perbaikan. - Presentasi akhir. - Hasil evaluasi kompetensi peserta.

Modul 2 — Administrasi kepegawaian dan pengelolaan dokumen

TeoriBulan ke-13–5 hari

Materi pembelajaran - Employee master data dan struktur database karyawan. - Administrasi dokumen personalia dan pengarsipan. - Administrasi PKWT, PKWTT, perubahan jabatan, mutasi, dan status karyawan. - Pembuatan surat keterangan kerja dan dokumen administrasi lainnya. - Masa berlaku dokumen, checklist kelengkapan, dan kontrol akses data pribadi. Praktik kerja - Memeriksa kelengkapan berkas karyawan menggunakan data yang diizinkan. - Membuat simulasi pembaruan database dan indeks arsip. - Menyiapkan draf dokumen berdasarkan template perusahaan. Output - Checklist kelengkapan dokumen karyawan. - Database simulasi yang tervalidasi. - Register kontrak dan pengingat masa berlaku. - Contoh dokumen personalia yang telah diperiksa pembimbing.

Modul 4 — Administrasi pengupahan dan benefit

TeoriBulan ke-23–5 hari

Materi pembelajaran - Komponen upah, tunjangan, lembur, potongan, dan penghasilan lainnya sesuai kebijakan perusahaan. - Alur dan kalender payroll. - Verifikasi data sumber payroll. - Dasar pemahaman PPh Pasal 21 dan administrasi pengupahan. - Administrasi BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan. - Kerahasiaan informasi remunerasi dan kontrol akses. Praktik kerja - Menyiapkan simulasi rekap data pendukung payroll. - Mencocokkan data absensi, lembur, dan perubahan data karyawan. - Membuat checklist administrasi BPJS menggunakan kasus simulasi. Output - Simulasi rekapitulasi payroll. - Checklist verifikasi komponen pengupahan. - Checklist administrasi BPJS. - Laporan temuan data yang membutuhkan konfirmasi. Batas praktik: peserta tidak diberi kewenangan menyetujui payroll, melakukan transfer gaji, atau mengakses informasi remunerasi di luar hak aksesnya.

Modul 6 — Rekrutmen, seleksi, dan onboarding

TeoriBulan ke-33–5 hari

Materi pembelajaran - Manpower planning dan manpower requisition. - Penyusunan iklan lowongan berdasarkan kebutuhan user. - Screening CV dan administrasi kandidat. - Penjadwalan wawancara dan koordinasi dengan user. - Administrasi tes, pencatatan hasil, dan komunikasi kandidat. - Onboarding, orientasi karyawan baru, dan evaluasi masa awal kerja. Praktik kerja - Membuat database kandidat. - Melakukan screening CV menggunakan kriteria yang disetujui. - Menyiapkan jadwal wawancara dan checklist onboarding. Output - Database kandidat. - Rekapitulasi status proses rekrutmen. - Checklist onboarding. - Laporan proses seleksi simulasi atau proses nyata yang diizinkan.

Modul 8 — Administrasi kinerja dan pelayanan karyawan

TeoriBulan ke-43–5 hari

Materi pembelajaran - Pengertian KPI dan siklus penilaian kinerja. - Administrasi formulir penilaian dan pemantauan jadwal. - Rekapitulasi hasil evaluasi dan tindak lanjut pengembangan. - Standar pelayanan HRD kepada karyawan dan atasan. - Teknik komunikasi, penanganan pertanyaan, dan eskalasi masalah. - Etika pelayanan serta kerahasiaan informasi karyawan. Praktik kerja - Membuat tracker penilaian kinerja. - Menyusun simulasi rekapitulasi KPI. - Melakukan role-play pelayanan dan penanganan pertanyaan karyawan. Output - Tracker penilaian kinerja. - Rekapitulasi hasil evaluasi simulasi. - Log permintaan layanan HRD. - Laporan tindak lanjut permintaan.

Modul 10 — Kepatuhan, dokumentasi audit, dan perbaikan berkelanjutan

TeoriBulan ke-53–5 hari

Materi pembelajaran - Pengendalian dokumen dan rekaman. - Checklist kesiapan audit internal dan audit customer. - Pengenalan ISO 9001 dan IATF 16949 dari sisi dokumentasi kompetensi dan personel. - Identifikasi ketidaksesuaian administrasi. - Analisis akar masalah sederhana dan tindakan koreksi. - Perlindungan data pribadi dan pengelolaan hak akses. Praktik kerja - Melakukan simulasi audit dokumen HRD. - Menyusun daftar temuan dan tindakan koreksi. - Memetakan satu proses administrasi yang berpotensi disederhanakan. Output - Checklist audit HRD. - Register temuan dan tindak lanjut. - Usulan perbaikan proses administrasi.