General Admin Intern

Mempelajari struktur organisasi perusahaan, penerapan standar operasional prosedur (SOP) administrasi melalui metode learning by doing, etika komunikasi bisnis, dan tata tertib kantor.

Mempelajari teknik pengarsipan dokumen secara fisik dan digital, standar penamaan berkas (naming convention), alur surat-menyurat, serta regulasi kerahasiaan dokumen perusahaan.

Mempelajari fungsi lanjutan aplikasi perkantoran (khususnya Microsoft Word, Excel, atau Google Workspace) untuk mendukung efisiensi pekerjaan administratif.

Mempelajari sistem pengelolaan inventaris kantor, tata cara pencatatan keluar-masuk barang, dan prosedur pemeriksaan stok (stock opname) alat tulis kantor (ATK) serta perlengkapan pantry.

Mempelajari penggunaan kalender digital (Google Calendar/Outlook), tata cara penjadwalan rapat lintas divisi, dan pengecekan ketersediaan fasilitas ruang rapat.

Mempelajari cara mengidentifikasi hambatan proses administratif manual serta pengenalan fitur otomatisasi perkantoran dasar (seperti Mail Merge atau formulir digital terintegrasi).

Memahami etika bertelepon, cara merespons surel (email) profesional, dan tata cara menyambut tamu kantor.

Memahami tata cara registrasi, penomoran, pendistribusian, dan penyimpanan surat resmi perusahaan.

Memahami metode pencegahan kesalahan input (data validation), teknik pembersihan data (data cleaning), dan kecepatan pengetikan.

Memahami mekanisme pengajuan kebutuhan logistik kantor dari berbagai divisi hingga pembuatan draf formulir pengadaan (Purchase Request).

Memahami struktur baku penulisan notulensi, cara merangkum pokok pembahasan secara objektif, serta pencatatan daftar tindak lanjut (action items).

Menganalisis alur pencatatan manual yang berulang dan merancang sistem digitalisasi sederhana (misalnya membuat formulir internal via Google Forms atau templat baku surat).

Melakukan pengamatan alur kerja administratif harian serta berlatih mengoperasikan perangkat pendukung kantor (seperti printer, scanner, dan mesin fotokopi).

Menyortir, melabeli, dan menyusun dokumen ke dalam ordner atau filling cabinet sesuai klasifikasi masalah/tanggal.

Membantu merancang, memformat, dan merapikan draf surat atau dokumen kedinasan perusahaan sesuai templat baku.

Melakukan pengecekan fisik sisa persediaan barang di gudang inventaris kantor secara berkala guna mengantisipasi kekurangan stok.

Membantu mengatur undangan dan jadwal pertemuan pada kalender digital serta memastikan kesiapan fisik ruangan rapat beserta perangkat pendukungnya.

Menyusun buku panduan/templat baku dokumen perusahaan serta mempresentasikan usulan peningkatan efisiensi proses kerja administrasi kepada manajemen. ​Output Bulan ke 6 berupa Panduan/Templat Baku Dokumen Perusahaan + Presentasi Usulan Efisiensi Administrasi ke Manajemen.

Menerima serta mencatat panggilan telepon dan surel masuk ke dalam log komunikasi harian secara akurat. ​Output Bulan ke 1 berupa Laporan Pemahaman SOP Administrasi & Log Komunikasi Harian.

Memindai (scan) dokumen fisik ke dalam penyimpanan awan (cloud storage perusahaan) serta mengisi buku register surat masuk dan keluar secara tertib. Output Bulan ke 2 berupa tBuku Register Surat Masuk/Keluar & Sistem Direktori Arsip Digital yang rapi.

Melakukan pemindahan data dari dokumen fisik (hardcopy) ke dalam lembar kerja digital (spreadsheet) serta menyaring data untuk menjaga kerapian basis data. Output Bulan ke 3 adalah Laporan Rekapitulasi Data (Excel/Sheets) & Draft Dokumen/Surat Resmi.

Mengumpulkan daftar kebutuhan dari berbagai bagian unit kerja serta menyusun draf formulir permintaan pengadaan barang untuk diserahkan kepada atasan. Output bulan ke 4 berupa Laporan Stock Opname Bulanan & Draft Form Pengajuan Barang (PR).

Mencatat jalannya rapat secara cermat, menyusun draf notulensi rapat (Minutes of Meeting), dan mendistribusikannya kepada pihak terkait. ​Output Bulan ke 5 berupa Dokumen Notulensi Rapat (MoM) & Agenda/Jadwal Operasional Terupdate.