Admin Engineering

Peserta magang mempelajari struktur organisasi hotel dan fungsi departemen Engineering, tugas dan tanggung jawab Admin Engineering, serta alur komunikasi dan administrasi di lingkungan kerja hotel.

Peserta magang mempelajari tata cara pengelolaan dokumen departemen Engineering, termasuk penyusunan, penamaan, pengelompokan, penyimpanan, dan pencarian dokumen secara sistematis. Dokumen yang dipelajari meliputi SOP, checklist inspeksi, jadwal preventive maintenance, laporan kerusakan, manual peralatan, gambar teknis, serta dokumen garansi dan sertifikasi yang relevan.

Peserta magang mempelajari proses administrasi permintaan perbaikan (work order) mulai dari penerimaan laporan, pencatatan, pengelompokan prioritas, distribusi kepada teknisi, pemantauan status pekerjaan, hingga dokumentasi penyelesaian.

Peserta magang mempelajari administrasi inventaris peralatan, material, dan suku cadang Engineering, termasuk pencatatan barang masuk dan keluar, pembaruan stok, pengelompokan material, serta pemantauan persediaan minimum.

Peserta magang mengembangkan kemampuan menyusun laporan operasional Engineering, seperti rekapitulasi work order, pencapaian preventive maintenance, laporan kerusakan, penggunaan material, dan pekerjaan yang masih tertunda.

Peserta magang mengintegrasikan seluruh kompetensi melalui pelaksanaan tugas administrasi Engineering secara menyeluruh, mulai dari pengelolaan dokumen, pencatatan work order, pemantauan jadwal preventive maintenance, pengendalian data inventaris, hingga penyusunan laporan bulanan.

Pembelajaran mencakup pengenalan dokumen kerja, standar pengarsipan, penggunaan komputer, dan kerahasiaan dokumen.

Peserta juga dilatih menggunakan Microsoft Excel atau sistem administrasi hotel untuk memperbarui data, menjaga akurasi dokumen, dan memastikan dokumen mudah ditelusuri saat dibutuhkan.

Peserta diperkenalkan pada administrasi jadwal preventive maintenance, pencatatan inspeksi rutin, pengumpulan checklist teknisi, serta pemantauan pekerjaan yang belum selesai. Tujuannya adalah memastikan seluruh permintaan perbaikan dan kegiatan pemeliharaan tercatat secara akurat, terorganisasi, dan dapat dipantau oleh tim Engineering.

Peserta dilatih melakukan pencocokan data stok dengan catatan fisik, membantu proses inventarisasi berkala, dan menyusun laporan kebutuhan material berdasarkan data serta arahan supervisor.

Peserta dilatih mengolah data menggunakan Microsoft Excel, membuat tabel dan grafik sederhana, memeriksa kelengkapan dokumen, serta menyajikan informasi secara ringkas dan akurat.

Peserta berlatih memeriksa akurasi data, mengidentifikasi dokumen yang belum lengkap, memantau pekerjaan tertunda, dan menyampaikan laporan kepada supervisor sesuai prosedur.

Peserta diperkenalkan pada jenis-jenis fasilitas dan sistem teknis hotel, seperti HVAC, kelistrikan, plumbing, peralatan dapur, dan fasilitas bangunan serta dasar keselamatan kerja dan prosedur pelaporan kondisi tidak aman.

Pembelajaran mencakup pengenalan formulir permintaan barang, purchase requisition, dokumen penerimaan barang, dan koordinasi dengan Purchasing serta Storekeeper.

Peserta mempelajari koordinasi administratif dengan Front Office, Housekeeping, Security, Purchasing, dan departemen terkait untuk memastikan laporan kerusakan, permintaan perbaikan, dan tindak lanjut pekerjaan tersampaikan dengan baik.

Kemampuan peserta dievaluasi berdasarkan ketelitian, keterampilan administrasi, penguasaan aplikasi, kedisiplinan, komunikasi, serta kepatuhan terhadap prosedur dan keselamatan kerja.