Staff Administrasi

Peserta mempelajari fungsi administrasi dalam perusahaan konstruksi, jenis dokumen operasional dan proyek, tata naskah, pengarsipan, penginputan data, serta alur komunikasi antarbagian. Materi juga mencakup penggunaan Microsoft Word, Excel, dan Google Workspace, prinsip ketelitian, kerahasiaan dokumen, serta etika komunikasi profesional di lingkungan kerja.

Peserta melakukan praktik penginputan data administrasi menggunakan Microsoft Excel atau aplikasi internal perusahaan. Kegiatan meliputi memasukkan data, memeriksa kelengkapan, melakukan penyortiran, membuat tabel sederhana, memperbaiki kesalahan input, dan menyimpan dokumen secara terstruktur. Peserta belajar menjaga konsistensi format serta ketepatan informasi dalam setiap pekerjaan.

Peserta mempraktikkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar, pembuatan daftar surat, pemberian nomor atau kode, serta pengarsipan dokumen fisik dan digital. Peserta juga belajar membuat struktur folder yang rapi, menerapkan penamaan file yang konsisten, dan memastikan dokumen dapat ditemukan dengan cepat ketika dibutuhkan oleh bagian terkait.

Peserta membantu menyiapkan administrasi proyek konstruksi seperti rekap pekerjaan, daftar dokumen, laporan kegiatan, daftar tenaga kerja atau kebutuhan administrasi lainnya sesuai arahan pembimbing. Peserta belajar mengumpulkan data dari berbagai sumber, melakukan pemeriksaan sederhana, menyusun laporan menggunakan format perusahaan, serta memastikan informasi terdokumentasi dengan baik.

Peserta melakukan praktik koordinasi administrasi dengan bagian proyek, finance, HRD, procurement, dan manajemen. Kegiatan meliputi pencatatan agenda, penyampaian dokumen, pemantauan kebutuhan administrasi, serta pengingat jadwal tertentu. Peserta dilatih berkomunikasi secara sopan, jelas, tepat waktu, dan mampu mencatat hasil koordinasi sebagai dokumentasi.

Peserta menyusun laporan hasil pekerjaan administrasi selama magang, termasuk rekap data, dokumen, surat, agenda, dan kegiatan proyek yang telah dibantu. Peserta melakukan evaluasi terhadap kerapian arsip, ketepatan input, kecepatan penyelesaian tugas, dan kualitas komunikasi untuk memahami standar administrasi yang diperlukan perusahaan konstruksi.