Document Control Assistant

Pembekalan teori dasar manajemen dokumen, mencakup daur hidup dokumen (document lifecycle), jenis-jenis dokumen perdagangan, etika penanganan data sensitif, serta pengenalan standar kompetensi BNSP bidang Kearsipan/Administrasi. Peserta mempelajari regulasi hukum kearsipan, standar penamaan file, sistem klasifikasi/pengindeksan, serta konsep dasar keamanan dan retensi dokumen.

Praktik langsung menangani alur fisik dan digital dokumen perdagangan yang masuk dan keluar. Peserta melatih ketelitian dalam memverifikasi kelengkapan berkas, menginput meta data ke dalam master log dokumen, melakukan penomoran otentik (coding/stamping), serta mengelola alur distribusi dokumen ke departemen terkait.

Penerapan sistem klasifikasi arsip berdasarkan abjad, subjek, atau kronologis pada dokumen operasional perdagangan. Peserta mempraktikkan penataan berkas fisik (filling system) dalam lemari arsip serta penataan repositori digital (cloud/server drive) menggunakan struktur direktori yang baku dan mudah diakses.

Simulasi dan penerapan manajemen revisi dokumen (kontrol versi SOP dan kontrak) guna memastikan seluruh pihak menggunakan dokumen up-to-date. Peserta mempraktikkan prosedur penarikan dokumen kadaluarsa (obsolete documents) serta melatih kecepatan pencarian kembali (retrieval) dokumen saat dibutuhkan untuk kebutuhan audit atau operasional.

Praktik pengelolaan keamanan akses dokumen (permission control) serta pembuatan cadangan data (backup system). Peserta mempelajari dan menyusun draft Jadwal Retensi Arsip (JRA) berdasarkan nilai guna dokumen perdagangan, serta mempraktikkan tata cara alur pemindahan arsip inaktif dan pemusnahan dokumen secara aman.

Evaluasi mandiri atas keteraturan seluruh sistem dokumen yang telah dikelola (document control audit). Peserta membimbing dan mengumpulkan bukti-bukti kerja (eviden) harian—seperti registri log, daftar klasifikasi, hingga berita acara pemusnahan—menjadi Portofolio Uji Kompetensi sebagai syarat utama pendaftaran Sertifikasi BNSP.