Procurement Staff Assistant

Pembekalan konsep dasar tata kelola pengadaan barang/jasa, siklus pengadaan (procurement cycle), etika profesi pengadaan, serta pemahaman standar kompetensi BNSP bidang Pengadaan. Peserta mempelajari teori analisis pasar, penyusunan Owner's Estimate (OE) / HPS, jenis-jenis kontrak pengadaan, regulasi hukum perjanjian bisnis, serta pemahaman risiko operasional dalam rantai pasok perdagangan.

Praktik melatih ketelitian dalam memeriksa keabsahan dan spesifikasi teknis pada formulir Purchase Requisition (PR) dari unit kerja. Peserta mempraktikkan riset vendor melalui database internal maupun eksternal, melakukan pemetaan ketersediaan barang di pasar, serta menyusun daftar calon pemasok potensial (Approved Vendor List).

Penerapan prosedur pembuatan dan pengiriman dokumen Request for Quotation (RFQ) kepada vendor. Peserta mempraktikkan penyusunan matriks perbandingan harga (cost comparison analysis), evaluasi penawaran teknis dan komersial, serta simulasi perhitungan total biaya kepemilikan (Total Cost of Ownership).

Simulasi dan pendampingan praktik klarifikasi spesifikasi barang serta teknik negosiasi harga dan syarat pembayaran (payment terms) dengan vendor. Peserta dilatih menyusun draf Purchase Order (PO) / kontrak pengadaan resmi yang mencantumkan ketentuan kualitas, garansi, dan sanksi keterlambatan secara presisi.

Praktik melakukan penelusuran status pengiriman barang dari pemasok (expediting), memverifikasi kelengkapan dokumen penerimaan (Good Receipt) bersama bagian gudang, serta penanganan awal jika terjadi penyimpangan mutu/jumlah barang. Peserta juga mempraktikkan pengisian scorecard penilaian kinerja vendor secara berkala.

Penyelesaian dan pencocokan (3-way matching) antara PR, PO, dan Berita Acara Penerimaan Barang sebagai syarat pengajuan pembayaran keuangan. Peserta dipandu mengumpulkan dan mengorganisir seluruh bukti kerja harian (eviden)—seperti analisis RFQ, matriks perbandingan harga, PO terbit, dan evaluasi vendor—menjadi Portofolio Uji Kompetensi lengkap sebagai syarat utama pendaftaran Sertifikasi BNSP.