DOCUMENT CONTROLLER

1) Pengenalan struktur organisasi, tata tertib, alur komunikasi, dan peran dari Document Controller; 2) Mengenali jenis dokumen, format, kode, pemilik okumen, dan lokasi penyimpanan.

1) Mencatat dokumen masuk, sumber, tanggal, dan tujuan distribusi; 2) Menerapkan kode dokumen, konvensi nama file, metadata, dan format baku.

1) Memahami permintaan perubahan, identifikasi revisi dan riwayat perubahan; 2) Memerikasa kelengkapan persetujuan, paraf, tandatangan, dan tanggal efektif.

1) Menerapkan struktur folder, hak akses, dan lokasi penyimpanan standar; 2) Penyusunan map, label, indeks, lokasi rak, dan kontrol pemimjaman.

1) Memeriksa checklist, lampiran, halaman, tandatangan, dan bukti pendukung; 2) Mengenali alur dokumen dari departemen terkait sesuai lingkung penempatan.

1) Memahami bukti objektif, sampling dokumen, dan pengecekan kesesuaian SOP; 2) Mencatat ketidaksesuaian administrasi dan memantau status tidak lanjut.

1) Mempelajari klasifikasi informasi, hak akses, dan penanganan dokumen terbatas; 2) Membaca dan memahami SOP, instruksi kerja, form, rekaman, dan alur persetujuan.

1) Mengelompokkan dokumen berdasarkan departemen, jenis, proyek, dan status; 2) Menyusun dan memperbarui daftar induk dokumen serta kolom status/revisi.

1) Mengirim dokumen kepada pihak berwenang dan mencatat bukti distribusi; 2) Menandai, menarik, memisahkan, dan mengarsipkan dokumen yang tidak berlaku.

1) Memindai dokumen, memerikasa keterbacaan, orientasi halaman, dan format file; 2) Menelusuri dokumen berdasarkan nomor, judul, tanggal, revisi, atau departemen.

1) Memantau dokumen yang memiliki tanggal berlaku, jatuh tempo, atau perlu review; 2) Melakukan follow up dokumen belum lengkap/approval tertunda secara profesional.

1) Mengolah jumlah dokumen sttaus, revisi, overdue, dan kelengkapan data; 2) Membuat ringkasan ketepatan distribusi, wkatu pencarian, dan dokumen overdue.

1) Memilih masalah sederhana, memetakan alur, dan mengidentifikasi akar masalah; 2) Menganalisis data awal dan menyusun solusi untuk efisiensi/kualitas pengendalian dokumen; 3) Uji coba solusi terbatas, membandingkan kondisi sebelum-sesudah, menyusun SOP kerja bila perlu; 4) Presentasi hasil magang, menyerahkan file kerja, daftar isu, dan rekomendasi lanjutan.