Admin Departemen Pengadaan

Peran Admin Pengadaan, struktur organisasi, hubungan kerja dengan departemen lain (Produksi, PPIC, Gudang, Keuangan), serta aturan etika & kerahasiaan Jenis dokumen pengadaan: permintaan pembelian (PR), pesanan pembelian (PO), surat penawaran, berita acara penerimaan — fungsi, isi, dan kelengkapan persyaratannya Sistem pencatatan & alur persetujuan dokumen, tata tertib kantor, serta standar komunikasi dengan pemasok & bagian internal

Pencatatan permintaan pembelian: menerima, memeriksa kelengkapan data, mendaftarkan ke sistem, serta menindaklanjuti status persetujuan Pemeliharaan data pemasok: pendaftaran, pemutakhiran profil, kontak, daftar barang yang disediakan, serta pengelompokan pemasok berdasarkan kategori Pengarsipan dokumen terurut: dokumen masuk/keluar, salinan pesanan, bukti komunikasi, agar mudah dicari dan tersimpan aman

Pembuatan & pendistribusian salinan Pesanan Pembelian (PO), pencatatan nomor pesanan, serta penyampaian salinan ke gudang & keuangan Pemantauan jadwal kedatangan barang: mencatat tanggal pengiriman, menindaklanjuti pemasok jika mendekati jatuh tempo, serta melaporkan potensi keterlambatan Penerimaan laporan penerimaan barang: mencocokkan jumlah & kondisi barang dengan pesanan, mencatat selisih, serta melaporkan ketidaksesuaian kepada pembimbing

Penyiapan dokumen permintaan penawaran: daftar barang, spesifikasi, syarat pengiriman & pembayaran, serta pendistribusian ke pemasok terpilih Pencatatan & perbandingan data penawaran: menyusun tabel harga, ketentuan, waktu pengiriman, serta menyiapkan ringkasan untuk tim pengadaan Verifikasi kelengkapan berkas sebelum pembayaran: mencocokkan faktur, bukti penerimaan, dan salinan pesanan, lalu menyerahkan ke bagian keuangan

Penyusunan rekapitulasi bulanan: ringkasan pesanan masuk, yang telah diproses, yang masih berjalan, serta yang tertunda Pemantauan kinerja pemasok sederhana: ketepatan waktu pengiriman, kesesuaian kualitas, dan kelengkapan dokumen — mencatat untuk laporan berkala Pelayanan permintaan informasi dari departemen lain: status pesanan, data pemasok, riwayat harga, serta penyampaian sesuai prosedur & batas wewenang

Tugas mandiri: menangani alur administrasi lengkap untuk satu kategori barang atau kelompok permintaan secara bertanggung jawab dari awal hingga selesai Penyusunan laporan akhir magang: ringkasan kegiatan, keterampilan yang dikuasai, kendala yang dihadapi, serta usulan perbaikan proses administrasi pengadaan Presentasi hasil kerja di depan tim, sesi umpan balik, serta pembahasan arah pengembangan kemampuan untuk jenjang berikutnya di bidang pengadaan & rantai pasok