Finance & Accounting - Receiving & Storekeeper (Hotel)

• Perkenalan dengan manajemen dan orientasi hotel • Grooming & personal hygiene • Heartist Service Culture & standar pelayanan Novotel

• Mempelajari dasar-dasar dokumen HACCP Penerimaan

• Memahami dan mempraktikkan prosedur pengeluaran barang di luar jam kerja (off-duty hours) sesuai SOP No. 013 dengan persetujuan manajemen/MOD.

• Kelengkapan penandatanganan Surat Jalan oleh HOD penerima barang, pemberian stempel/tanggal penerimaan, serta pengiriman berkas dokumen secara teratur ke meja Cost Control & AP. • Menyiapkan Count Sheet dari sistem Futurelog, merapikan & melabeli seluruh storeroom, serta memberlakukan instruksi pembekuan posting transaksi (cutoff) selama masa stock take. • Menjalankan stock take akhir bulan bersama tim independen, menerapkan prinsip zero inventory pada bahan makanan, dan mencatat barang unlisted secara manual.

• Menjalankan seluruh proses penerimaan barang secara mandiri, mulai dari verifikasi PO, pengisian Food Delivery Record, Food Washing Record, pencatatan Food Rejection Record, hingga penandatanganan dokumen. • Terlibat dalam pengendalian jam operasional pelayanan gudang (issuance), eksekusi SR di sistem Futurelog, penataan FIFO, dan pencatatan Kartu Stok tanpa supervisi langsung. • Terlibat dalam mengontrol log suhu harian, mendeteksi barang yang mendekati expiry date (ED), serta memantau kondisi barang yang mencapai batas minimum pemesanan kembali (minimum reorder point). • Memeriksa kerapihan stempel, tanggal, dan tanda tangan lengkap pada seluruh lembar tagihan harian sebelum diserahkan tepat waktu ke bagian Akuntansi/AP.

• Final assessment: menguasai seluruh alur pekerjaan penerimaan barang, kontrol HACCP, penyimpanan barang, pengeluaran via Futurelog, hingga persiapan stock take secara konsisten dan akurat. • Mampu melakukan hand over untuk trainee selanjutnya.

•Memahami fungsi operasional Receiving & Storekeeper, jadwal jam penerimaan barang (Fresh: 09.00–11.00; Dry: 13.00–15.00), serta jadwal operasional gudang (Food, Frozen Food, Beverage, General Store). • Memahami klasifikasi area gudang (Food, Frozen, Beverage, General), penerapan prinsip FIFO, standar tata tatanan rak (min. 15 cm dari lantai, 10 cm dari dinding, 15 cm dari langit-langit), serta pemisahan area chemical beserta MSDS.

• Penerapan Dokumen HACCP Penerimaan: • Food Delivery Record: Pengecekan dan pencatatan suhu kendaraan vendor serta suhu fisik bahan segar/dingin/beku menggunakan food thermometer saat barang tiba. • Food Rejection Record: Pencatatan dan dokumentasi barang yang ditolak (reject) akibat ketidaksesuaian suhu, kerusakan kemasan, atau cacat fisik." Penerapan prosedur penanganan dan pencucian awal sayuran/buah segar setelah diterima menggunakan larutan chemical sanitasi sesuai dosis SOP hygiene sebelum disimpan (Food Washing Record). Verifikasi status otorisasi SR oleh HOD pada Futurelog sebelum pengeluaran barang, penyerahan barang sesuai penimbangan/penghitungan fisik, dan penandatanganan bersama formulir pengeluaran. Mengatasi penerimaan parsial (partial delivery), penerimaan barang darurat luar jam kerja (after office hours) bersama Security & MOD, serta koordinasi teknis bersama Chef/Engineering.

• Praktek harian melakukan Posting Purchase Order Receiving pada sistem Futurelog serta penyusunan kelengkapan dokumen fisik lampiran (PO, Delivery Note/Invoice). • Pencatatan harian penerimaan dan pengeluaran pada Kartu Stok fisik & sistem Futurelog secara akurat, serta pelaksanaan investigasi selisih harian (discrepancy check) maksimal 1x24 jam. • Monitoring harian suhu gudang kering (max 25°C, kelembaban <65%), chiller/freezer (suhu ≤ –18°C), pencatatan temperature log sheet, dan jadwal pembersihan/pencairan (defrosting) freezer.

• Mempraktikkan pengujian mandiri (self-audit) terhadap kerapihan gudang, kelengkapan form HACCP, kebersihan rak/alat, kecocokan stok fisik vs Futurelog, serta pemisahan bahan berbahaya/MSDS. • Evaluasi menyeluruh terhadap kecepatan penerimaan barang, ketelitian pengisian formulir HACCP, kerapihan gudang, dan penguasaan Sistem Futurelog (Final Competency Assessment).

• Memahami pencocokan 3 arah dokumen awal antara Purchase Order (PO) Futurelog dari Purchasing dengan Surat Jalan / Invoice dari supplier (pencocokan nomor PO, deskripsi barang, spesifikasi, unit, dan kuantitas). • Mengoperasikan sistem Futurelog untuk penelusuran PO aktif, pencarian kode barang, dan pemantauan alur Store Request (SR) dari departemen pemohon.