Administrasi

1. Tugas dan Tanggung Jawab

A. Administrasi dan Pengelolaan Dokumen

Membantu pengelolaan, penyusunan, dan pengarsipan dokumen perusahaan, baik secara fisik maupun digital.

Melakukan penomoran, penamaan, pengelompokan, dan penyimpanan dokumen sesuai sistem pengarsipan perusahaan.

Membantu proses pencatatan surat masuk, surat keluar, memo, dan dokumen internal lainnya.

Memastikan kelengkapan dokumen serta membantu pemantauan status dan masa berlaku dokumen.

Membantu proses pemindaian, penggandaan, dan distribusi dokumen kepada pihak terkait sesuai arahan pembimbing.

B. Pengolahan Data dan Pelaporan

Melakukan input, pembaruan, dan pemeriksaan data ke dalam spreadsheet atau sistem administrasi perusahaan.

Membantu penyusunan rekapitulasi data dan laporan administrasi secara berkala.

Menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets untuk mengolah dan menyajikan data.

Memeriksa konsistensi dan kelengkapan data serta melaporkan ketidaksesuaian kepada pembimbing.

Membantu menyiapkan data pendukung untuk kebutuhan evaluasi dan pelaporan internal.

C. Dukungan Operasional Perusahaan

Membantu kegiatan administrasi harian sesuai kebutuhan departemen.

Membantu koordinasi pengumpulan dokumen dari departemen terkait.

Memantau kelengkapan dokumen dan tenggat waktu penyelesaian tugas administrasi.

Membantu menyiapkan dokumen untuk rapat, kunjungan kerja, dan kegiatan operasional perusahaan.

Melaksanakan tugas administrasi lainnya yang relevan sesuai arahan atasan atau pembimbing.

D. Penggunaan Sistem dan Perbaikan Proses

Mempelajari dan menggunakan aplikasi serta sistem administrasi yang diterapkan perusahaan.

Membantu memperbarui database dan memastikan informasi tersimpan secara terstruktur.

Mengidentifikasi kendala sederhana dalam proses administrasi dan menyampaikan usulan perbaikan kepada pembimbing.

Membantu menyusun template atau checklist untuk meningkatkan kerapian dan konsistensi pekerjaan administrasi.

2. Tanggung Jawab Umum

Melaksanakan tugas sesuai jadwal, prosedur, dan arahan pembimbing.

Menjaga ketelitian, kerapian, dan ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan.

Menjaga kerahasiaan data karyawan, informasi keuangan, dokumen proyek, dan informasi perusahaan lainnya.

Memastikan dokumen dan data yang dikelola tersimpan dengan baik serta mudah ditelusuri.

Melaporkan kesalahan input, kehilangan dokumen, atau ketidaksesuaian data kepada pembimbing.

Menjaga komunikasi dan koordinasi yang baik dengan departemen terkait.

Menyusun laporan kegiatan atau logbook magang secara berkala.

Mematuhi peraturan perusahaan, etika kerja, dan ketentuan keselamatan kerja yang berlaku.

3. Hasil yang Diharapkan

Pada akhir program magang, peserta diharapkan mampu:

Melaksanakan pekerjaan administrasi dasar secara sistematis dan akurat.

Mengelola dokumen fisik maupun digital sesuai prosedur perusahaan.

Mengolah data menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets.

Menyusun laporan administrasi dan rekapitulasi data dengan baik.

Memahami alur komunikasi dan koordinasi antarbagian dalam perusahaan.

Menunjukkan sikap kerja yang disiplin, teliti, bertanggung jawab, dan mampu menjaga kerahasiaan informasi.