Internship - Dep. Pengadaan Jasa Bag. Pengadaan Jasa 2

Mempelajari fungsi pengadaan jasa, alur pelaksanaan tender, pihak-pihak yang terlibat, serta tahapan pengadaan mulai dari persiapan hingga penetapan penyedia sesuai prosedur perusahaan.

Memahami struktur database pengadaan, standar pencatatan informasi tender, serta pentingnya akurasi, konsistensi, dan pembaruan data untuk mendukung kegiatan monitoring.

Mempelajari cara memantau status dan jadwal setiap tahapan tender, memahami target penyelesaian proses, serta mengenali potensi keterlambatan atau tahapan yang memerlukan tindak lanjut.

Mempelajari prinsip pemeriksaan kelengkapan dokumen, kesesuaian informasi tender, serta identifikasi data yang tidak konsisten atau belum diperbarui. Materi juga mencakup ketertiban pengarsipan dan kerahasiaan data pengadaan.

Mengolah database menjadi laporan monitoring yang memuat status tender, perkembangan tahapan, kesesuaian jadwal, serta proses yang memerlukan tindak lanjut. Hasil dapat disajikan melalui tabel atau grafik sederhana sesuai kebutuhan unit kerja.

Meninjau database dan laporan monitoring untuk mengidentifikasi tender yang mengalami keterlambatan, status yang belum diperbarui, serta dokumen atau informasi yang perlu ditindaklanjuti. Hasil evaluasi dirangkum sebagai bahan koordinasi dengan pembimbing.

Mengenali dokumen yang digunakan dalam proses tender, memahami fungsi setiap dokumen, serta mempelajari tata cara pencatatan, pengarsipan, dan penamaan file agar dokumen mudah ditelusuri.

Melakukan input dan pembaruan data tender menggunakan spreadsheet atau aplikasi internal, mengelompokkan informasi berdasarkan kategori yang ditentukan, serta memeriksa kelengkapan data sesuai dokumen sumber.

Membantu memperbarui status tender berdasarkan informasi yang tersedia, mencatat perkembangan setiap tahapan, serta menyusun rekapitulasi progres dan jadwal untuk memudahkan pemantauan oleh tim Pengadaan Jasa 2.

Memeriksa konsistensi database dengan dokumen pendukung, mengidentifikasi data ganda atau informasi yang belum lengkap, serta melakukan pembaruan berdasarkan hasil verifikasi dan arahan pembimbing.

Melakukan pemeriksaan akhir terhadap database yang dikelola, memastikan data tersusun secara sistematis, serta menyusun laporan akhir yang merangkum kegiatan monitoring tender, pengelolaan data, hasil pekerjaan, dan rekomendasi perbaikan sederhana.