Purchasing Buyer Intern

• Peran dan tanggung jawab Buyer • Purchasing code of conduct • Conflict of interest • Gratifikasi dan kerahasiaan informasi • Fair competition dan supplier relationship • Alur PR, RFQ, quotation, PO, delivery, receiving, invoice, dan payment • Jenis pembelian dan dokumen Purchasing

• Fungsi dan alur proses dalam IPPS • User access dan otorisasi • Master data material dan supplier • Status request dan approval route • Konsep purchasing lead time • Target delivery dan required date • Budget availability dan budget control • Akurasi serta keamanan data

• PO acknowledgment • Delivery schedule dan committed date • Delivery monitoring dan expediting • Teknik follow-up supplier • Identifikasi risiko keterlambatan • Dasar negosiasi percepatan delivery • Partial delivery dan rescheduling • Teknik eskalasi masalah • Koordinasi dengan supplier, user, warehouse, dan logistics

• Tujuan supplier performance evaluation • Kriteria Quality, Cost, Delivery, Service, dan Compliance • On-Time Delivery atau OTD • Responsiveness supplier • Ketepatan jumlah dan spesifikasi • Penanganan complaint • Corrective action dan continuous improvement • Supplier classification dan development

• Pengenalan data dan KPI Purchasing • Purchase lead time • On-Time Delivery • Open PO dan overdue PO • Spend analysis • Price comparison • Cost saving dan cost avoidance • Supplier performance trend • Dasar penggunaan Excel dan AI untuk analisis data

• Dasar continuous improvement • Identifikasi masalah dan gap process • Root cause analysis • Diagram fishbone dan 5 Why Analysis • Penentuan target perbaikan • Penyusunan action plan • Konsep digitalisasi dan automation • Monitoring hasil improvement • Teknik menyusun laporan dan presentasi

• Observasi aktivitas Buyer • Mempelajari contoh dokumen Purchasing • Mengidentifikasi risiko pelanggaran code of conduct • Membuat flow proses Purchasing • Melakukan simulasi komunikasi dengan user dan supplier • Mengelompokkan dokumen berdasarkan tahapan proses

• Navigasi menu IPPS • Mencari request dan status approval • Memeriksa kelengkapan data request • Memeriksa required date dan lead time • Melakukan pengecekan informasi budget • Simulasi input data dengan supervisi • Membuat monitoring request dan approval

• Memeriksa open PO • Meminta konfirmasi penerimaan PO • Memperbarui jadwal delivery • Melakukan follow-up kepada supplier • Mengidentifikasi PO yang berisiko terlambat • Melakukan simulasi negosiasi percepatan delivery • Membuat laporan keterlambatan • Membuat escalation record

• Mengumpulkan data performa supplier • Menghitung On-Time Delivery • Menganalisis keterlambatan dan ketidaksesuaian • Membuat supplier scorecard • Mengelompokkan performa supplier • Menyusun daftar tindakan perbaikan • Membantu monitoring corrective action supplier

• Membersihkan dan memvalidasi data • Menggabungkan data dari beberapa sumber • Membuat PivotTable dan formula Excel • Menganalisis open PO dan overdue PO • Menganalisis lead time proses pembelian • Menganalisis performa supplier • Membuat grafik dan dashboard sederhana • Menyusun ringkasan hasil analisis

• Menentukan tema improvement • Mengumpulkan data kondisi awal • Menganalisis akar masalah • Menyusun usulan perbaikan • Membuat prototype atau alat bantu kerja • Melakukan uji coba sederhana • Membandingkan kondisi sebelum dan sesudah • Membuat laporan dan presentasi akhir