Administrative Assistant

Peserta mempelajari konsep dasar administrasi perkantoran, fungsi dan tanggung jawab Administrative Assistant, prinsip pelayanan administrasi, etika profesi, komunikasi bisnis, tata naskah surat, pengelolaan dokumen, klasifikasi arsip, pengenalan aplikasi perkantoran, serta alur administrasi perusahaan konstruksi. Peserta juga mempelajari jenis dokumen yang lazim digunakan, seperti surat penawaran, surat pesanan, surat jalan, berita acara, notulen rapat, laporan administrasi, dan dokumen pendukung proyek. Materi mencakup SOP, keamanan informasi, ketelitian kerja, dan pengendalian dokumen agar peserta memiliki pemahaman yang cukup sebelum melaksanakan pekerjaan administratif secara langsung.

Peserta mempraktikkan penerimaan, pemeriksaan, pencatatan, distribusi, dan pengiriman surat masuk maupun surat keluar. Peserta juga berlatih menyusun surat resmi, memeriksa kelengkapan dokumen, membuat lembar disposisi, memberi nomor dokumen sesuai ketentuan internal, serta mencatat status tindak lanjut. Praktik menggunakan contoh dokumen perusahaan konstruksi, seperti surat permintaan penawaran, surat pesanan, surat pengantar, dan berita acara. Seluruh pekerjaan dilakukan berdasarkan SOP, dengan supervisi staf yang berwenang dan memperhatikan kerahasiaan dokumen.

Peserta menerapkan sistem pengarsipan berdasarkan kategori, tanggal, nomor dokumen, unit kerja, dan proyek sesuai kebijakan perusahaan. Kegiatan mencakup pemberian kode arsip, penyusunan indeks, penamaan berkas digital, pemindaian dokumen, pengaturan hak akses, pencatatan peminjaman, serta penelusuran dokumen ketika dibutuhkan. Peserta juga belajar mengendalikan versi dokumen dan memisahkan dokumen aktif dari dokumen yang sudah tidak digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Praktik dilakukan menggunakan dokumen yang diizinkan, dengan memperhatikan keamanan data, keterlacakan, dan ketentuan retensi arsip perusahaan

Peserta mengolah data administrasi menggunakan aplikasi spreadsheet, mulai dari memasukkan data, melakukan validasi, menyusun tabel, menggunakan rumus dasar, melakukan penyortiran dan penyaringan, hingga menyajikan rekapitulasi dalam bentuk laporan. Data latihan dapat mencakup register surat, daftar dokumen proyek, daftar kebutuhan alat tulis kantor, inventaris aset administrasi, dan pemantauan status dokumen. Peserta juga berlatih memeriksa konsistensi data, memperbaiki kesalahan pencatatan, membuat grafik sederhana bila diperlukan, dan menyajikan laporan secara ringkas serta mudah dipahami. Penggunaan data aktual harus memperoleh izin perusahaan

Peserta membantu menyiapkan agenda rapat, undangan, daftar hadir, bahan rapat, dan kebutuhan administrasi lainnya. Selama rapat, peserta berlatih membuat notulen yang objektif, mencatat keputusan, menetapkan daftar tindak lanjut, dan mendistribusikan hasil rapat kepada pihak yang berwenang. Peserta juga membantu memperbarui kalender kegiatan, memantau tenggat waktu, mengingatkan penanggung jawab sesuai arahan atasan, serta melakukan koordinasi administratif dengan bagian proyek, pengadaan, keuangan, dan sumber daya manusia. Seluruh komunikasi dilaksanakan secara sopan, jelas, dan sesuai jalur koordinasi perusahaan.

Peserta mengintegrasikan keterampilan dari bulan kedua hingga kelima melalui penugasan administrasi proyek konstruksi yang disetujui pembimbing. Peserta menangani alur surat, pengarsipan, pembaruan register dokumen, pengolahan data, penyusunan laporan, serta dukungan rapat dalam satu simulasi atau penugasan kerja yang terukur. Peserta belajar memeriksa kelengkapan administrasi, memantau status dokumen, mengidentifikasi ketidaksesuaian pencatatan, dan menyusun rekomendasi perbaikan sederhana. Pada akhir periode, peserta menyusun portofolio bukti kerja, menjalani evaluasi berbasis unit kompetensi, dan mengikuti simulasi asesmen sebagai persiapan menghadapi sertifikasi melalui LSP berlisensi BNSP.