Admin Sales

Mempelajari profil perusahaan, struktur organisasi, budaya kerja, serta fungsi dan tanggung jawab Admin Sales dalam mendukung kegiatan penjualan. Memahami alur proses bisnis penjualan mulai dari penerimaan permintaan pelanggan, pemrosesan pesanan, administrasi transaksi, hingga penyelesaian penjualan. Mempelajari jenis dokumen penjualan seperti quotation, sales order, purchase order, invoice, dan delivery order, serta prosedur operasional standar, komunikasi profesional, pengarsipan dokumen, penggunaan Microsoft Office, etika kerja, dan perlindungan data pelanggan.

Mempelajari dan mempraktikkan pengelolaan database pelanggan, pencatatan informasi pesanan, pemeriksaan kelengkapan dokumen, serta penginputan dan pembaruan data transaksi penjualan. Melakukan verifikasi data pelanggan, produk, harga, kuantitas, dan persyaratan pesanan berdasarkan dokumen yang telah disetujui. Membantu penyusunan quotation dan sales order, pengarsipan dokumen, pembaruan status pesanan, serta pengolahan data menggunakan Microsoft Excel atau sistem administrasi penjualan perusahaan untuk memastikan ketepatan, kelengkapan, dan konsistensi informasi.

Mempelajari dan mempraktikkan pemrosesan pesanan penjualan, pemeriksaan kesesuaian data pesanan, serta koordinasi dengan tim sales, gudang, logistik, dan departemen terkait. Membantu pemantauan ketersediaan produk, jadwal pemenuhan pesanan, dan status pengiriman. Menyiapkan dan memeriksa kelengkapan dokumen administrasi pengiriman, melakukan pembaruan status order, serta menindaklanjuti kendala administrasi dan perubahan pesanan sesuai prosedur perusahaan. Mengembangkan keterampilan koordinasi, ketelitian dokumen, dan pengendalian proses administrasi penjualan.

Mempelajari dan mempraktikkan pengelolaan dokumen transaksi penjualan, pemeriksaan kesesuaian sales order, invoice, bukti pembayaran, dan dokumen pendukung lainnya. Membantu administrasi penagihan, pencatatan status pembayaran, pemantauan piutang pelanggan, serta koordinasi dengan tim Finance dan Sales terkait kelengkapan dokumen dan penyelesaian transaksi. Melakukan pencocokan data penjualan dengan catatan administrasi, pengarsipan dokumen, dan penyusunan rekap transaksi secara sistematis. Seluruh aktivitas dilakukan sesuai kewenangan peserta magang dan dalam pengawasan mentor.

Mempelajari dan mempraktikkan penyusunan laporan administrasi penjualan harian, mingguan, dan bulanan, termasuk rekapitulasi pesanan, realisasi penjualan, status pengiriman, dan transaksi yang belum terselesaikan. Mengolah data menggunakan Microsoft Excel atau aplikasi perusahaan, melakukan pemeriksaan konsistensi laporan, serta membantu pemantauan pencapaian target dan aktivitas penjualan. Mendukung komunikasi administrasi dengan pelanggan, menindaklanjuti kebutuhan informasi pesanan, melakukan koordinasi dengan tim sales, serta menyusun laporan yang akurat dan mudah dipahami untuk mendukung pengambilan keputusan operasional.

Mempelajari dan mempraktikkan evaluasi efektivitas proses administrasi penjualan melalui pemeriksaan kelengkapan dokumen, ketepatan penginputan data, kecepatan pemrosesan pesanan, serta kualitas koordinasi antarbagian. Melakukan analisis sederhana terhadap data transaksi, mengidentifikasi kendala dan potensi kesalahan administrasi, serta menyusun rekomendasi perbaikan proses kerja. Melaksanakan proyek akhir berupa penyusunan laporan analisis atau usulan peningkatan efisiensi administrasi penjualan, mendokumentasikan hasil kegiatan magang, dan mempresentasikan hasil pembelajaran serta kontribusi kepada mentor sebagai evaluasi kompetensi akhir.