ADMINISTRASI

1 Orientasi perusahaan, struktur organisasi, fungsi divisi HRD, Finance, Produksi, Gudang, Sales, Purchasing, dan Ekspedisi. Memahami fungsi tiap divisi dan alur komunikasi. 2 Pengenalan SOP administrasi, alur surat masuk dan keluar, dokumen internal, otorisasi, serta kerahasiaan data perusahaan. Memahami proses dan kewenangan administrasi. 3 Penggunaan Microsoft Excel, Word, Google Drive, email perusahaan, serta aplikasi administrasi yang digunakan perusahaan. Mampu membuat dokumen dan menyimpan file secara benar. 4 Pengarsipan dokumen fisik dan digital, penamaan file, pengelompokan folder, pencatatan dokumen, dan pemeriksaan kelengkapan arsip. Membuat sistem arsip yang rapi dan mudah ditelusuri. Materi teknis yang harus dikuasai 1. Microsoft Excel dasar - Input data dalam tabel. - Format tanggal, angka, dan mata uang. - Sort, Filter, Freeze Panes, dan pengaturan cetak. - Rumus SUM, COUNT, COUNTA, dan IF sederhana. 2. Microsoft Word - Membuat surat resmi, memo, daftar hadir, dan formulir. - Mengatur margin, font, tabel, nomor surat, dan tanda tangan. - Menyimpan dokumen dalam format Word dan PDF. 3. Pengarsipan digital - Membuat struktur folder berdasarkan divisi, jenis dokumen, dan periode. - Menggunakan format nama file yang konsisten. - Membedakan dokumen draft, final, dan dokumen yang telah disetujui. 4. Etika administrasi - Menjaga kerahasiaan dokumen dan data karyawan. - Memastikan dokumen diberikan kepada pihak berwenang. - Tidak mengubah dokumen final tanpa persetujuan. Praktik kerja bulan 1 - Mengidentifikasi jenis dokumen yang digunakan dalam kegiatan administrasi. - Merapikan dan mengelompokkan minimal 30 dokumen contoh atau dokumen yang telah diizinkan untuk dikelola. - Membuat daftar inventaris arsip. - Menyusun contoh surat resmi dan formulir administrasi. - Mempraktikkan proses penyimpanan dan pencarian dokumen.

1 Pengenalan jenis data administrasi, nomor dokumen, tanggal transaksi, kode barang, nama vendor, dan referensi dokumen. Memahami struktur database dan sumber data. 2 Input data Purchase Order (PO), Delivery Order (DO), invoice, surat jalan, serta dokumen pendukung sesuai penugasan. Menginput data dengan format konsisten. 3 Validasi data, pemeriksaan duplikasi, pencocokan nomor dokumen, tanggal, kuantitas, dan status dokumen. Mampu menemukan dan melaporkan kesalahan input. 4 Rekap data menggunakan Excel, Filter, Sort, Data Validation, COUNTIF, SUMIF, dan IFERROR dasar. Membuat rekap data yang mudah diperiksa. Materi teknis yang harus dikuasai 1. Input dan validasi data - Memastikan data sesuai dokumen sumber. - Memeriksa kelengkapan kolom wajib. - Menghindari duplikasi nomor PO, DO, invoice, dan nomor referensi lainnya. - Memberikan penanda untuk data yang belum lengkap. - Tidak mengubah data sumber tanpa persetujuan. 2. Pengelolaan dokumen transaksi - Mencatat nomor dokumen dan tanggal. - Mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis dan periode. - Mencatat status dokumen: diterima, diproses, menunggu, lengkap, atau perlu koreksi. - Menghubungkan data digital dengan lokasi arsip fisik. 3. Pengelolaan absensi dan ATK - Membantu merekap data absensi berdasarkan sumber yang diizinkan. - Mencatat permintaan dan pengeluaran alat tulis kantor (ATK). - Memperbarui stok ATK berdasarkan transaksi masuk dan keluar. - Menandai stok yang mendekati batas minimum. Praktik kerja bulan 2 - Menginput data PO, DO, invoice, atau surat jalan sesuai pembagian tugas. - Membuat register dokumen masuk dan keluar. - Membuat rekap bulanan ATK. - Melakukan pemeriksaan sampel data terhadap dokumen sumber. - Menyusun daftar data yang belum lengkap atau memerlukan koreksi. Target hasil akhir bulan - 1 database administrasi yang terstruktur. - 1 register dokumen masuk dan keluar. - 1 rekap stok ATK. - 1 laporan hasil pemeriksaan data. - Akurasi input minimal 98% pada sampel yang diperiksa, dengan target yang disesuaikan menurut tingkat kesulitan data.

1 Pengenalan alur permintaan dokumen dari Sales, Gudang, Finance, Purchasing, dan Ekspedisi. Memahami hubungan dokumen antarbagian. 2 Penyusunan draft surat jalan, surat pengantar, surat penawaran, dan dokumen operasional sesuai template resmi. Mampu menyiapkan draft dokumen dengan benar. 3 Pemeriksaan kelengkapan dokumen invoice, bukti transfer, faktur pajak, dan dokumen pendukung sesuai tugas. Mampu membuat checklist dokumen. 4 Pencatatan status dokumen, tindak lanjut kekurangan, pengarsipan, dan pembuatan laporan dokumen tertunda. Memiliki daftar monitoring dokumen. Materi teknis yang harus dikuasai 1. Administrasi surat dan dokumen - Menyiapkan draft surat berdasarkan instruksi atasan. - Menggunakan format, nomor, tanggal, dan lampiran yang benar. - Memeriksa konsistensi nama perusahaan, pihak terkait, dan referensi. - Memastikan persetujuan diperoleh sebelum dokumen resmi diterbitkan. 2. Administrasi Gudang dan Ekspedisi - Mengenali fungsi SO, DO, surat jalan, dan bukti serah terima. - Memeriksa kesesuaian informasi dokumen berdasarkan sumber yang berwenang. - Mencatat status dokumen pengiriman. - Melaporkan dokumen yang belum diterima atau belum lengkap. 3. Administrasi Finance - Memeriksa kelengkapan berkas invoice dan dokumen pendukung. - Membuat daftar dokumen yang perlu diverifikasi Finance. - Mencatat status penerimaan dokumen dan bukti pembayaran berdasarkan informasi resmi. - Memisahkan tugas administrasi dari otorisasi pembayaran atau pencatatan akuntansi. Praktik kerja bulan 3 - Membuat draft dokumen operasional sesuai template. - Menyusun checklist kelengkapan invoice dan surat jalan. - Menghubungi divisi terkait untuk menindaklanjuti dokumen yang belum lengkap sesuai arahan pembimbing. - Membuat register dokumen tertunda dan status penyelesaiannya. - Menyusun laporan administrasi operasional mingguan.

Teknik komunikasi kerja, penerimaan permintaan dari divisi, pencatatan instruksi, dan penentuan prioritas. Mampu membuat daftar pekerjaan dan penanggung jawab. 2 Koordinasi dokumen dengan Sales, Finance, Gudang, Produksi, Purchasing, dan Ekspedisi. Mampu memonitor permintaan administrasi antarbagian. 3 Pembuatan laporan mingguan, rekap data, penyusunan tabel, grafik sederhana, dan ringkasan masalah. Menghasilkan laporan yang mudah dipahami atasan. 4 Penjadwalan meeting, pembuatan agenda, undangan, daftar hadir, notulen, dan tindak lanjut hasil rapat. Mampu membantu administrasi rapat dari awal sampai akhir. Materi teknis yang harus dikuasai 1. Koordinasi pekerjaan - Mencatat permintaan berdasarkan tanggal, divisi, dan penanggung jawab. - Menentukan prioritas sesuai tenggat dan arahan atasan. - Melakukan tindak lanjut secara profesional. - Mencatat hambatan dan meneruskan masalah kepada pihak yang berwenang. 2. Pelaporan administrasi - Menyusun rekap aktivitas harian dan mingguan. - Menggunakan PivotTable dasar atau rumus rekap yang relevan. - Membuat grafik sederhana untuk menunjukkan jumlah dokumen, status pekerjaan, atau tren administrasi. - Menyusun ringkasan masalah, penyebab yang diketahui, dan tindakan lanjutan. 3. Administrasi meeting - Memeriksa jadwal dan ketersediaan peserta. - Menyiapkan agenda dan bahan rapat. - Membuat notulen berdasarkan pembahasan yang sebenarnya. - Mencatat keputusan, PIC, dan tenggat tindak lanjut. Praktik kerja bulan 4 - Membuat tracker pekerjaan administrasi antarbagian. - Menyusun laporan mingguan untuk diperiksa atasan. - Membantu menyiapkan setidaknya satu kegiatan meeting sesuai kebutuhan. - Membuat daftar tindak lanjut hasil rapat. - Menyampaikan laporan pekerjaan yang tertunda beserta statusnya.

1 Pengenalan kontrol dokumen, checklist audit, klasifikasi dokumen, dan penelusuran arsip. Membuat checklist pemeriksaan administrasi. 2 Pemeriksaan sampel dokumen, pencocokan register dengan arsip, dan identifikasi data tidak lengkap atau ganda. Menghasilkan daftar temuan pemeriksaan. 3 Rekonsiliasi sederhana data stok ATK, dokumen masuk/keluar, serta daftar pekerjaan tertunda. Membuat laporan selisih atau ketidaksesuaian. 4 Analisis penyebab masalah, perbaikan template, standardisasi penamaan file, dan usulan pencegahan kesalahan berulang. Menyusun rekomendasi perbaikan administrasi. Materi teknis yang harus dikuasai 1. Kontrol arsip - Memastikan dokumen tersimpan di folder yang sesuai. - Memeriksa apakah dokumen memiliki nomor, tanggal, lampiran, dan persetujuan yang diperlukan. - Memastikan dokumen digital mudah ditelusuri. - Menandai dokumen yang hilang atau belum lengkap tanpa mengubah data aslinya. 2. Pemeriksaan data - Membandingkan data Excel dengan dokumen sumber. - Menggunakan Conditional Formatting untuk menandai data bermasalah. - Menggunakan fungsi pencarian dan pencocokan seperti XLOOKUP atau VLOOKUP sesuai versi Excel. - Membuat daftar perbedaan dan meminta verifikasi dari PIC terkait. 3. Analisis masalah administrasi - Membedakan kesalahan input, dokumen belum diterima, duplikasi, dan keterlambatan proses. - Mencatat fakta temuan dan bukti pendukung. - Menentukan prioritas perbaikan berdasarkan risiko dan frekuensi kejadian. - Mengusulkan perubahan format atau alur kerja untuk disetujui atasan. Praktik kerja bulan 5 - Melakukan pemeriksaan sampel arsip yang ditentukan pembimbing. - Memeriksa kecocokan register dokumen dengan dokumen yang tersedia. - Melakukan stock opname sederhana untuk ATK jika menjadi tanggung jawab administrasi. - Membuat daftar temuan, status koreksi, dan PIC penyelesaian. - Memperbaiki template form yang kurang rapi setelah mendapat persetujuan.

1 Identifikasi masalah administrasi, evaluasi pekerjaan bulan 1–5, penentuan ruang lingkup proyek, dan konsultasi dengan pembimbing. Proposal final project yang disetujui. 2 Pembuatan atau perbaikan sistem administrasi, template Excel, SOP, formulir, atau sistem pengarsipan digital. Sistem atau dokumen hasil perbaikan. 3 Uji coba sistem, pengecekan formula, pengujian alur kerja, pengumpulan masukan, dan revisi. Hasil uji coba dan daftar perbaikan. 4 Penyusunan laporan akhir, dokumentasi, presentasi hasil, serah terima file, dan evaluasi kompetensi. Laporan akhir dan presentasi proyek.