Purchasing

Memahami fungsi Purchasing, ruang lingkup pekerjaannya, tahapan proses pengadaan, serta hubungan Purchasing dengan bagian lain seperti PPIC, General Affairs, Finance & Accounting, dan operasional perusahaan.

Memahami kriteria dasar dalam memilih vendor, seperti kesesuaian barang, harga, kualitas, kemampuan menyediakan barang, waktu pengiriman, serta reputasi dan pengalaman vendor.

Mempelajari fungsi dan struktur Purchase Order serta memahami informasi penting yang harus dicantumkan agar dokumen pembelian dapat menjadi dasar pemesanan barang atau jasa kepada vendor.

Memahami pentingnya waktu pengadaan dan pengiriman dalam memenuhi kebutuhan perusahaan serta mengenali faktor yang dapat menyebabkan keterlambatan pemenuhan barang.

Mempelajari cara membandingkan harga pembelian dan menganalisis faktor yang memengaruhi biaya pengadaan untuk membantu perusahaan memperoleh barang atau jasa secara lebih efisien.

Mengelola rangkaian proses Purchasing secara lebih menyeluruh mulai dari menerima kebutuhan, mencari vendor, mengumpulkan penawaran, melakukan perbandingan, hingga memonitor pemenuhan barang.

Mempelajari cara memahami kebutuhan barang dan jasa berdasarkan jenis pekerjaan, jumlah kebutuhan, spesifikasi, waktu penggunaan, serta tujuan penggunaannya agar proses pengadaan dapat dilakukan secara tepat.

Melakukan pencarian calon vendor sesuai kebutuhan perusahaan serta menyusun database vendor yang memuat informasi kontak, jenis barang atau jasa yang ditawarkan, dan informasi pendukung lainnya.

Membantu menyiapkan Purchase Order berdasarkan hasil persetujuan pembelian dengan memperhatikan nama barang, spesifikasi, jumlah, harga, vendor, waktu pengiriman, dan ketentuan pembelian.

Melakukan pemantauan terhadap proses pengiriman barang berdasarkan Purchase Order dan mencatat perkembangan pengiriman hingga barang diterima oleh pihak yang membutuhkan.

Melakukan rekapitulasi dan evaluasi kinerja vendor berdasarkan ketepatan waktu, kesesuaian barang, kualitas, respons komunikasi, serta kemampuan memenuhi kebutuhan perusahaan.

Melakukan monitoring terhadap proses pengadaan yang berjalan dan mengevaluasi ketepatan pemenuhan kebutuhan berdasarkan waktu, jumlah, spesifikasi, harga, dan kinerja vendor.

Membantu memeriksa dan mengelola data permintaan pembelian dengan memastikan informasi barang, jumlah, spesifikasi, waktu kebutuhan, serta pihak yang mengajukan telah tercatat secara lengkap.

Membantu menyiapkan dan mengirimkan permintaan penawaran kepada vendor dengan mencantumkan informasi kebutuhan, spesifikasi, jumlah barang, serta waktu pemenuhan yang diperlukan.

Mengelola dan mengarsipkan dokumen pengadaan seperti permintaan pembelian, penawaran harga, perbandingan vendor, Purchase Order, serta dokumen pendukung lainnya secara sistematis.

Membantu melakukan pemeriksaan administratif terhadap kesesuaian barang yang diterima dengan pesanan, terutama dari sisi jenis barang, jumlah, spesifikasi, dan dokumen pendukung.

Mengolah dan menganalisis data transaksi pengadaan untuk mengetahui pola pembelian, jenis kebutuhan yang sering dilakukan, penggunaan vendor, serta informasi lain yang dapat mendukung evaluasi Purchasing.

Menyusun laporan yang menggabungkan data kebutuhan, vendor, penawaran, pembelian, pengiriman, dan hasil evaluasi untuk memberikan gambaran menyeluruh mengenai kegiatan Purchasing.

Melatih pengolahan data pengadaan menggunakan Microsoft Excel, termasuk membuat rekap kebutuhan, daftar permintaan, status pembelian, serta tabel monitoring proses pengadaan secara terstruktur.

Membandingkan penawaran dari beberapa vendor berdasarkan harga, spesifikasi, kualitas, waktu pengiriman, dan ketentuan lainnya untuk membantu menentukan alternatif vendor yang sesuai.

Melakukan pemantauan terhadap status pembelian mulai dari permintaan, pemilihan vendor, penerbitan Purchase Order, hingga proses pengiriman barang kepada perusahaan.

Mempelajari dan membantu mendokumentasikan permasalahan seperti keterlambatan, kekurangan jumlah, ketidaksesuaian spesifikasi, atau kondisi barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

Menyusun laporan berkala mengenai permintaan pembelian, vendor, penawaran, Purchase Order, status pengiriman, dan hasil evaluasi sebagai bahan monitoring kegiatan Purchasing.

Mengerjakan tugas akhir berupa simulasi atau pengelolaan proses pengadaan mulai dari identifikasi kebutuhan, pencarian dan evaluasi vendor, perbandingan penawaran, penyusunan dokumen pembelian, hingga evaluasi hasil pengadaan.