General Affairs

Memahami fungsi General Affairs, ruang lingkup pekerjaan, hubungan GA dengan bagian lain, serta peran GA dalam mendukung kelancaran aktivitas perusahaan.

Memahami jenis fasilitas dan sarana yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan perusahaan serta prinsip pengelolaan dan pemeliharaannya.

Memahami proses pemenuhan kebutuhan operasional umum, mulai dari identifikasi kebutuhan, pengajuan permintaan, pemilihan barang atau jasa, hingga penerimaan.

Pengelolaan Kebutuhan Operasional Kantor

Memahami pentingnya pengendalian aset dan inventaris untuk menjaga ketepatan data, penggunaan yang sesuai, serta mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan.

Mengelola data dan dokumen General Affairs secara terintegrasi dengan menggabungkan informasi aset, inventaris, fasilitas, vendor, dan kebutuhan operasional.

Mempelajari prinsip administrasi umum, jenis dokumen yang dikelola, alur administrasi, serta tata cara pencatatan dan pengelolaan dokumen perusahaan.

Melakukan pendataan, pengelompokan, dan pembaruan informasi aset serta inventaris perusahaan agar data dapat digunakan untuk monitoring secara berkala.

Membantu mengelola data vendor yang menyediakan barang atau jasa untuk kebutuhan operasional serta memastikan informasi vendor tercatat secara lengkap.

Membantu menyiapkan administrasi yang berkaitan dengan perjalanan dinas, rapat, kunjungan, kegiatan internal, dan kebutuhan operasional lainnya.

Menganalisis data kebutuhan dan penggunaan fasilitas untuk membantu mengetahui pola kebutuhan serta menentukan prioritas pemeliharaan atau pengadaan.

Melakukan monitoring secara berkala terhadap fasilitas, inventaris, dan kebutuhan operasional serta mengidentifikasi permasalahan yang perlu ditindaklanjuti.

Membantu melakukan pencatatan, pengelompokan, pengarsipan, dan distribusi dokumen serta surat masuk dan surat keluar secara terstruktur.

Membantu melakukan pengecekan kondisi fasilitas dan inventaris serta mencatat kebutuhan perbaikan, penggantian, atau pemeliharaan.

Melakukan pemantauan terhadap permintaan barang atau jasa, status pemenuhan, waktu pengiriman, dan kondisi barang yang diterima.

Membantu memastikan kesiapan ruangan, perlengkapan, dan fasilitas yang dibutuhkan untuk rapat, kegiatan internal, maupun kegiatan perusahaan lainnya.

Membantu melakukan pencatatan dan rekapitulasi pengeluaran operasional umum serta mengelompokkan biaya berdasarkan jenis kebutuhan.

Menyusun laporan yang menggabungkan data administrasi umum, fasilitas, inventaris, vendor, dan kebutuhan operasional untuk membantu proses evaluasi General Affairs.

Melatih pengolahan data administrasi umum menggunakan Microsoft Excel, termasuk pembuatan tabel, rekapitulasi, penyaringan data, dan monitoring kebutuhan operasional.

Menyusun rekapitulasi aset, inventaris, kondisi fasilitas, serta kebutuhan tindak lanjut dalam bentuk laporan yang mudah dipantau.

Membantu melakukan rekapitulasi transaksi dan mengevaluasi ketepatan administrasi, pemenuhan kebutuhan, serta kendala yang terjadi dalam proses pengadaan umum.

Melakukan monitoring terhadap kondisi fasilitas dan kebutuhan operasional serta mencatat permasalahan yang perlu ditindaklanjuti oleh bagian terkait.

Menyusun laporan berkala mengenai fasilitas, inventaris, vendor, kebutuhan operasional, dan kegiatan General Affairs sebagai bahan monitoring perusahaan.

Mengerjakan tugas akhir yang mencakup pengelolaan data dan administrasi GA, monitoring fasilitas atau inventaris, analisis permasalahan sederhana, penyusunan laporan, serta rekomendasi perbaikan proses kerja.