Sales Admin

• Pengenalan struktur organisasi departemen Sales & Marketing dan alur kerja harian. • Pondasi kuat product knowledge: Menghafal kapasitas ruang rapat (meeting rooms setup), tipe kamar, paket pernikahan, dan harga standar hotel. • Belajar merapikan, mengelompokkan, dan mengarsipkan dokumen penjualan fisik maupun digital (filing system).

• • Mempelajari template standar pembuatan surat penawaran harga (sales proposal) dan konfirmasi pemesanan. • Praktik menerima panggilan masuk dari calon klien (sales inquiry), mencatat kebutuhan mereka secara detail, dan meneruskannya ke Sales Manager terkait. • Belajar memeriksa ketersediaan kamar atau ruangan kosong melalui sistem hotel (PMS).

• • Pelatihan penyusunan draf kontrak kerja sama (Letter of Agreement - LOA) untuk pemesanan kamar grup maupun acara banquet. • Mempelajari komponen penting kontrak seperti kebijakan deposit, batas waktu pembatalan (cancellation policy), dan metode pembayaran. • Melakukan pembaruan (update) dan verifikasi data kontak klien lama maupun baru ke dalam database penjualan.

• • Praktik menerjemahkan keinginan klien ke dalam dokumen BEO (mencakup detail jam acara, susunan meja, menu makanan, kebutuhan proyektor, hingga sound system). • Belajar mendistribusikan dokumen BEO ke departemen terkait dan menghadiri rapat koordinasi BEO mingguan (BEO Meeting). • Melakukan peninjauan ulang (re-check) ke lapangan bersama Sales Manager sebelum acara klien dimulai.

• Belajar berkoordinasi dengan departemen Finance/Accounting untuk pembuatan Proforma Invoice (faktur perkiraan awal biaya). • Memantau jadwal jatuh tempo pembayaran deposit dari klien untuk memastikan kelancaran acara. • Mempelajari proses penutupan tagihan pasca-acara (post-event billing review) untuk memastikan semua konsumsi tambahan tercatat dengan benar.

• • Membantu menyusun laporan statistik penjualan bulanan tingkat dasar (seperti jumlah acara yang terlaksana atau okupansi kamar grup). • Mengelola seluruh arus administrasi meja Sales Admin secara mandiri di bawah pengawasan minimum. • Evaluasi akhir program magang berupa penilaian akurasi dokumen dan kecepatan respons administratif.