Tenaga Administrasi dan Pengarsipan Dokumen Keuangan

• Pengenalan profil dan tugas Unit Pelaksana Keuangan. • Pengenalan fungsi Bagian Perbendaharaan dan alur administrasi pembayaran. • Pengenalan jenis dokumen keuangan dan dokumen pendukung transaksi. • Pengenalan tata naskah, klasifikasi, serta siklus hidup arsip. • Pengenalan SOP kerja, etika, kedisiplinan, dan komunikasi di tempat kerja. • Prinsip keamanan dokumen, kerahasiaan informasi, dan pembatasan akses.

• Mengenali jenis dokumen, antara lain dokumen tagihan, kontrak, kuitansi, bukti pembayaran, dan dokumen pendukung lainnya. • Memeriksa keberadaan dan keterbacaan dokumen secara administratif sesuai arahan pembimbing. • Mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis, periode, nomor, dan unit terkait. • Menerapkan kode klasifikasi dan penamaan berkas sesuai ketentuan unit. • Menyusun daftar dokumen yang belum lengkap untuk ditindaklanjuti pegawai penanggung jawab. • Menjaga urutan dokumen dan mencegah pencampuran berkas.

• Menyusun dokumen berdasarkan klasifikasi dan periode transaksi. • Menyiapkan map, folder, label, dan boks arsip. • Memberi label arsip secara konsisten sesuai arahan unit. • Menata arsip pada lokasi penyimpanan yang telah ditetapkan. • Membuat daftar lokasi penyimpanan arsip fisik. • Menerapkan pencatatan peminjaman dan pengembalian berkas. • Menjaga kondisi fisik dokumen dan kerapian ruang arsip.

• Mengoperasikan perangkat pemindai dokumen sesuai petunjuk. • Memindai dokumen dengan memastikan hasil terbaca dan lengkap. • Memberi nama file secara konsisten berdasarkan klasifikasi dan periode. • Mengelompokkan file ke dalam folder digital yang terstruktur. • Memeriksa kualitas hasil pindai dan menghindari file ganda. • Memahami penyimpanan aman, pencadangan, dan pengaturan hak akses. • Menjaga kerahasiaan dokumen digital dan tidak membagikannya tanpa izin.

• Mengenal fungsi dasar Microsoft Excel untuk pencatatan arsip. • Menginput nomor arsip, tanggal, jenis dokumen, periode, dan lokasi penyimpanan. • Menggunakan fitur tabel, filter, pencarian, dan pengurutan data. • Menautkan atau mencatat lokasi file digital sesuai kebijakan unit. • Melakukan pemeriksaan konsistensi dan mengurangi duplikasi data. • Menelusuri arsip fisik maupun digital berdasarkan daftar inventaris. • Memperbarui status peminjaman, pengembalian, dan ketersediaan arsip.

• Melakukan pemeriksaan ulang kesesuaian daftar arsip dengan berkas fisik dan digital. • Mengidentifikasi arsip yang salah klasifikasi, belum tercatat, atau sulit ditelusuri. • Melakukan perapian dan pembaruan daftar arsip di bawah supervisi. • Menerapkan prosedur peminjaman, pengembalian, dan akses arsip. • Menyusun rekapitulasi jumlah dan status penataan arsip. • Menyusun laporan kegiatan dan kendala selama pemagangan. • evaluasi akhir