Finance Operations Staff (Cash Management)

Mempelajari profil perusahaan, struktur organisasi, budaya kerja, serta fungsi dan tanggung jawab Finance Operations Staff dalam mendukung kegiatan operasional keuangan. Memahami konsep dasar pengelolaan kas, arus penerimaan dan pengeluaran dana, transaksi tunai dan nontunai, metode pembayaran, serta hubungan fungsi Finance dengan Accounting, Sales, dan departemen lainnya. Mempelajari dokumen transaksi seperti invoice, kuitansi, bukti penerimaan kas, bukti pengeluaran kas, dan bukti pembayaran. Memahami prosedur administrasi kasir, pengenalan sistem keuangan perusahaan, pengarsipan dokumen, pengendalian internal, pemisahan tugas, proses persetujuan transaksi, serta prosedur keamanan dan serah terima kas. Mengembangkan pemahaman mengenai etika pelayanan, komunikasi profesional, ketelitian, integritas, dan kerahasiaan informasi keuangan perusahaan.

Mempelajari dan mempraktikkan proses administrasi penerimaan pembayaran pelanggan atau pihak terkait melalui metode tunai dan nontunai sesuai prosedur perusahaan. Membantu pemeriksaan kelengkapan invoice, kuitansi, dan dokumen tagihan, pencocokan nominal pembayaran dengan data transaksi, serta pemeriksaan administratif bukti transfer atau pembayaran digital. Melakukan penginputan dan pembaruan data penerimaan kas menggunakan Microsoft Excel atau sistem keuangan perusahaan. Membantu penyusunan bukti penerimaan, pencatatan transaksi harian, pembaruan status pembayaran, pengarsipan dokumen, serta koordinasi dengan tim Sales dan Finance terkait transaksi yang belum teridentifikasi atau memiliki selisih data. Praktik penanganan pembayaran dilakukan berdasarkan kewenangan dan dalam pengawasan mentor untuk memastikan akurasi serta keamanan transaksi.

Mempelajari dan mempraktikkan administrasi pengeluaran kas perusahaan, termasuk pemeriksaan dokumen permintaan pembayaran, bukti pengeluaran, dan kelengkapan persetujuan sesuai prosedur yang berlaku. Membantu pengelolaan administrasi petty cash, pencatatan pengeluaran operasional, pemeriksaan kuitansi dan dokumen pertanggungjawaban, serta penyusunan rekapitulasi penggunaan dana. Memahami mekanisme dana tetap atau imprest fund apabila digunakan perusahaan, pengajuan pengisian kembali petty cash, dan prosedur pengendalian pengeluaran kas. Melakukan pemantauan kelengkapan bukti transaksi, pencocokan dokumen dengan catatan pengeluaran, serta pengarsipan dan pelaporan administrasi kas kecil. Mengembangkan kemampuan ketelitian, pengelolaan dokumen, pengawasan administratif pengeluaran, dan koordinasi dengan departemen terkait tanpa kewenangan mandiri untuk menyetujui pembayaran atau mengeluarkan dana.

Mempelajari dan mempraktikkan proses penutupan transaksi kas harian, pencocokan penerimaan dan pengeluaran dengan bukti transaksi, serta pemeriksaan kesesuaian saldo kas dengan catatan administrasi dan laporan sistem. Membantu proses cash opname atau pemeriksaan fisik kas bersama petugas berwenang, penyusunan laporan penutupan kas harian, serta identifikasi selisih antara saldo fisik, catatan transaksi, dan dokumen pendukung. Mempelajari prosedur serah terima kas, dokumentasi hasil pemeriksaan, pelaporan perbedaan transaksi, serta tindak lanjut masalah administrasi sesuai alur eskalasi perusahaan. Memahami prinsip pengendalian internal, pemisahan tugas, pembatasan akses terhadap dana dan sistem pembayaran, serta pencegahan kesalahan pencatatan dan penyimpangan transaksi. Seluruh aktivitas dilaksanakan dengan pengawasan mentor dan sesuai ketentuan keamanan kas perusahaan.

Mempelajari dan mempraktikkan administrasi transaksi bank yang berkaitan dengan kegiatan kasir, termasuk pemeriksaan bukti setoran, pemantauan penerimaan transfer, pencocokan data transaksi dengan mutasi rekening bank, serta penyusunan rekapitulasi penerimaan dan pengeluaran kas. Membantu penyiapan dokumen administrasi setoran, identifikasi transaksi yang belum tercatat atau belum teridentifikasi, serta koordinasi dengan Finance dan Accounting untuk penyelesaian perbedaan data. Melakukan pengolahan data transaksi menggunakan Microsoft Excel atau sistem keuangan perusahaan, menyusun laporan posisi kas operasional, rekapitulasi pembayaran, serta laporan penerimaan dan pengeluaran harian, mingguan, dan bulanan. Mempelajari analisis sederhana terhadap ketepatan pencatatan, kelengkapan transaksi, serta efektivitas alur administrasi pembayaran. Seluruh kegiatan dilakukan berdasarkan hak akses yang diberikan dan dengan pendampingan mentor.

Mempelajari dan mempraktikkan evaluasi proses administrasi kas dan transaksi keuangan perusahaan melalui pemeriksaan kelengkapan dokumen, ketepatan pencatatan, kesesuaian saldo, ketertiban pengarsipan, serta kepatuhan terhadap prosedur pengendalian internal. Membantu mengidentifikasi kendala operasional, kesalahan administratif yang berulang, dan peluang peningkatan efisiensi proses penerimaan serta pengeluaran kas. Melaksanakan proyek akhir berupa analisis atau usulan perbaikan proses Finance Operations, seperti penyempurnaan format laporan kas harian, sistem monitoring penerimaan pembayaran, pengelolaan petty cash, atau peningkatan ketertiban dokumentasi transaksi. Menyusun laporan hasil kegiatan magang, mendokumentasikan hasil proyek, dan mempresentasikan pembelajaran, kontribusi, serta rekomendasi perbaikan kepada mentor sebagai evaluasi kompetensi akhir.