Document Controller & Administrasi Proyek

Menerapkan dan mengelola sistem kodifikasi (coding system) serta registrasi dokumen proyek, mencakup penomoran, pencatatan, dan pengolahan logbook untuk Surat Masuk, Surat Keluar, Site Instruction (SI), serta Risalah Rapat (Minutes of Meeting / MoM). Capaian Pembelajaran: Mampu menyusun dan mengoperasikan matriks penomoran (Document Control Register) sesuai standar administrasi proyek. Mampu mengategorikan, mencatat, dan mengarsip lalu lintas korespondensi (surat-menyurat), instruksi lapangan (Site Instruction), dan notulensi rapat (Minutes of Meeting) secara terstruktur.

Mengelola siklus pengarsipan dan distribusi gambar teknik (Shop Drawing & As-Built Drawing), mencakup pengendalian revisi/versi (version control), penarikan gambar kedaluwarsa (superseded), serta penyaluran dokumen versi mutakhir ke tim lapangan untuk menjamin akurasi pelaksanaan pekerjaan. Capaian Pembelajaran: Mampu menyusun dan mengoperasikan Drawing Control Register untuk mencatat alur persetujuan (approval process) dan revisi gambar kerja. Mampu mengeksekusi mekanisme distribusi dan penarikan gambar teknik secara sistematis guna mencegah kekeliruan acuan kerja (working drawing) di area proyek.

Mengompilasi dan menyusun Laporan Progres Proyek (Harian, Mingguan, dan Bulanan) secara terintegrasi, mencakup rekapitulasi capaian progres fisik, catatan kondisi cuaca, serta inventarisasi penggunaan alat dan alokasi tenaga kerja di lapangan. Capaian Pembelajaran: Mampu mengumpulkan, memverifikasi, dan mendokumentasikan data aktivitas harian dari lapangan secara presisi. Mampu mengonsolidasi data harian menjadi Laporan Mingguan dan Bulanan (Weekly & Monthly Progress Report) yang menyajikan akumulasi progres fisik, kendala operasional (cuaca/alat), dan pemanfaatan sumber daya manusia.

Mengelola dan melakukan verifikasi administrasi Kas Kecil (Petty Cash) operasional proyek, mencakup pencatatan transaksi (BBM peralatan teknis, kebutuhan konsumsi, dan ATK lapangan), pemeriksaan keabsahan kuitansi/bukti fisik, serta penyusunan laporan pertanggungjawaban keuangan berkala (petty cash report). Capaian Pembelajaran: Mampu mengoperasikan buku kas kecil (Petty Cash Register) untuk mencatat alur keluar-masuk dana operasional site office secara teratur dan akurat. Mampu memvalidasi keabsahan bukti pembayaran fisik (kuitansi, nota, bon) serta melakukan rekonsiliasi kas sebelum pengajuan pengisian ulang dana (reimbursement/replenishment).

Mengompilasi dan memvalidasi kelengkapan berkas administrasi penagihan (termijn), mencakup penyusunan Berita Acara Kemajuan Fisik (BAKP), Berita Acara Serah Terima (BAST), serta penyelarasan album foto dokumentasi proyek (progres 0%, 50%, dan 100%) sebagai syarat utama pengajuan payout atau progress payment kepada klien/pemilik proyek. Capaian Pembelajaran: Mampu mengidentifikasi dan memverifikasi persyaratan administratif pengajuan klaim pembayaran (termijn/invoice) sesuai ketentuan kontrak. Mampu menyusun dan menyelaraskan Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan, Berita Acara Progres Fisik, serta album visual dokumentasi secara terstruktur untuk proses sign-off klien.

Output Akhir: Mampu mengeksekusi verifikasi dan audit komprehensif atas kelengkapan Final Project Dossier (berkas akhir proyek), mencakup pengasipan dokumen legal, garansi, As-Built Drawing, serta sertifikat pengujian guna menunjang kesiapan Serah Terima Pertama Pekerjaan (Provisional Hand Over - PHO). Capaian Akhir: Mampu mengaudit, mengategorikan, dan mengonsolidasi seluruh rekaman mutu (quality records) serta berkas administrasi proyek ke dalam struktur Final Project Dossier. Mampu menyiapkan matriks checklist penyerahan dokumen untuk pemenuhan syarat administratif Provisional Hand Over (PHO) dan Final Hand Over (FHO).