Corporate Travel Desk Executive Intern

Peserta mempelajari konsep dasar pengelolaan perjalanan bisnis perusahaan, fungsi Corporate Travel Desk, karakteristik klien korporat, serta alur pelayanan perjalanan dari penerimaan permintaan hingga penyelesaian perjalanan. Materi meliputi pengenalan transportasi, akomodasi, reservasi, dokumen perjalanan, kebijakan perjalanan perusahaan, penyusunan anggaran, pengelolaan data, etika komunikasi, pelayanan pelanggan, dan koordinasi dengan vendor. Peserta juga mempelajari prinsip keselamatan, keamanan, kerahasiaan informasi, penanganan keluhan, serta penggunaan teknologi administrasi perjalanan. Pembelajaran memperkenalkan prinsip kompetensi kerja bidang perjalanan wisata sebagai dasar untuk mengikuti praktik kerja pada bulan berikutnya.

Peserta mempraktikkan penerimaan permintaan perjalanan bisnis melalui email, telepon, atau formulir internal. Peserta belajar mengidentifikasi tujuan perjalanan, tanggal keberangkatan, jumlah peserta, preferensi transportasi, kebutuhan akomodasi, anggaran, serta persyaratan khusus dari klien. Selanjutnya, peserta menginput dan memvalidasi data, menyusun formulir permintaan perjalanan, membuat daftar kebutuhan, menyiapkan korespondensi, serta mengarsipkan dokumen secara sistematis. Peserta juga berlatih mengonfirmasi informasi yang belum lengkap dan menerapkan prosedur kerahasiaan data dengan supervisi.

Berbekal data kebutuhan perjalanan pada bulan kedua, peserta mempraktikkan pencarian alternatif penerbangan, kereta api, transportasi darat, dan akomodasi sesuai kebijakan perusahaan. Peserta belajar membandingkan jadwal, harga, fasilitas, ketentuan perubahan, pembatalan, serta kebutuhan lokasi dan waktu perjalanan. Peserta kemudian menyusun itinerary yang memuat jadwal keberangkatan, kedatangan, perpindahan lokasi, agenda rapat, akomodasi, dan informasi kontak penting. Peserta berlatih menggunakan platform pencarian atau sistem reservasi yang tersedia di perusahaan, melakukan pengecekan ulang, serta menyiapkan simulasi konfirmasi pemesanan di bawah pengawasan supervisor.

Peserta menggunakan itinerary dan alternatif reservasi dari bulan ketiga sebagai dasar menyusun estimasi biaya perjalanan bisnis. Materi praktik meliputi penghitungan tiket, akomodasi, transportasi lokal, biaya layanan, dan komponen pengeluaran lain sesuai kebijakan perusahaan. Peserta mempelajari cara membuat perbandingan penawaran, menghitung selisih harga, memeriksa batas anggaran, serta menyusun rekomendasi alternatif yang efisien tanpa mengabaikan kebutuhan klien. Peserta juga berlatih meminta penawaran kepada vendor, mencatat syarat pembayaran, memeriksa ketentuan pembatalan, dan menyiapkan dokumen pengajuan biaya untuk diperiksa supervisor.

Peserta mempraktikkan pelayanan klien berdasarkan permintaan, itinerary, dan anggaran yang telah disusun pada bulan sebelumnya. Kegiatan mencakup penyampaian konfirmasi perjalanan, pemberian informasi jadwal dan ketentuan pemesanan, koordinasi perubahan jadwal, penanganan pembatalan, serta tindak lanjut terhadap keluhan pelanggan. Peserta belajar mengidentifikasi masalah, menyampaikan alternatif solusi secara profesional, mengoordinasikan kebutuhan dengan vendor, dan mendokumentasikan setiap perubahan. Peserta juga berlatih komunikasi tertulis dan lisan, termasuk penggunaan bahasa Inggris operasional dasar untuk kebutuhan perjalanan, dengan tetap mengikuti batas kewenangan dan prosedur eskalasi perusahaan.

Peserta mengintegrasikan seluruh kompetensi dari bulan kedua hingga kelima melalui simulasi atau penugasan operasional yang sesuai dengan kewenangannya. Peserta menangani permintaan perjalanan, menyiapkan alternatif transportasi dan akomodasi, menyusun itinerary, menghitung anggaran, berkoordinasi dengan vendor, mengirimkan informasi kepada klien, serta memperbarui dokumen jika terjadi perubahan. Setelah proses selesai, peserta menyusun laporan operasional yang mencakup realisasi biaya, kelengkapan dokumen, kendala, tindak lanjut, dan evaluasi layanan. Peserta juga mengembangkan portofolio kerja, menjalani penilaian praktik oleh supervisor, serta melakukan evaluasi kesenjangan kompetensi berdasarkan skema sertifikasi yang relevan.