General Affairs Intern

Peserta mengintegrasikan hasil pekerjaan selama lima bulan sebelumnya untuk menyusun laporan kinerja General Affairs. Kegiatan mencakup pemeriksaan konsistensi data dokumen, inventaris, pemeliharaan fasilitas, pengadaan, vendor, serta biaya operasional. Peserta mempraktikkan penyusunan indikator sederhana seperti ketepatan pembaruan inventaris, kelengkapan arsip, ketepatan waktu pengadaan, dan efisiensi biaya. Peserta juga mengidentifikasi kendala berulang, menyusun rekomendasi perbaikan SOP atau alur administrasi, serta mempresentasikan hasil kerja kepada pembimbing. Seluruh laporan diperiksa dan divalidasi oleh supervisor sebelum digunakan sebagai dokumen internal perusahaan maupun portofolio pembelajaran peserta.

Peserta mempelajari fungsi General Affairs dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan, prinsip administrasi perkantoran, struktur organisasi, alur komunikasi internal, serta standar operasional prosedur (SOP). Materi mencakup dasar pengelolaan fasilitas kantor, inventaris dan aset, pengarsipan dokumen, administrasi pengadaan barang dan jasa, pencatatan biaya operasional, serta koordinasi dengan vendor. Peserta juga memahami etika kerja, pelayanan internal, kerahasiaan dokumen, ketelitian pencatatan, penggunaan aplikasi perkantoran, dan prinsip efisiensi sumber daya. Contoh kasus diambil dari kebutuhan perusahaan EO, tour, dan travel, termasuk persiapan perlengkapan acara, kebutuhan perjalanan dinas, dan pemeliharaan fasilitas kerja.

Peserta mempraktikkan pencatatan surat masuk dan keluar, penyusunan dokumen operasional, pengarsipan fisik dan digital, penamaan berkas, pengelolaan surat permintaan kebutuhan kantor, serta pemutakhiran basis data administrasi. Peserta menggunakan aplikasi pengolah kata dan spreadsheet untuk membuat formulir, daftar kontrol dokumen, dan laporan administrasi sederhana. Praktik juga meliputi penerapan sistem penyimpanan dokumen yang terstruktur, pengaturan hak akses, serta pemeriksaan kelengkapan dan keakuratan berkas. Dokumen yang dikelola dapat mencakup surat vendor, bukti transaksi, daftar perlengkapan acara, dan dokumen perjalanan dinas sesuai kewenangan peserta.

Peserta melakukan pendataan barang dan aset perusahaan, pemberian kode inventaris sesuai kebijakan internal, pencatatan lokasi dan kondisi barang, serta pembaruan kartu atau daftar inventaris. Peserta membantu pemeriksaan fisik aset, pencatatan peminjaman dan pengembalian peralatan, pemantauan stok perlengkapan kantor, serta penyusunan jadwal pemeliharaan fasilitas. Dalam konteks EO, tour, dan travel, peserta dapat membantu memantau perlengkapan acara, peralatan kerja, dan kebutuhan operasional perjalanan. Peserta juga mempelajari cara mencatat kerusakan, kehilangan, atau kebutuhan penggantian aset dan menyampaikan temuan kepada supervisor untuk ditindaklanjuti.

Peserta mempraktikkan penyusunan daftar kebutuhan barang dan jasa berdasarkan permintaan unit kerja, pengumpulan penawaran harga dari vendor, pencatatan perbandingan harga, serta pemeriksaan kelengkapan dokumen pemasok. Peserta membantu menyiapkan formulir permintaan pengadaan, rekapitulasi penawaran, pesanan pembelian sesuai kewenangan, dan daftar pemantauan status pesanan. Untuk kebutuhan acara dan perjalanan, peserta dapat membantu koordinasi penyedia perlengkapan event, percetakan, konsumsi, akomodasi, atau transportasi. Peserta juga mempelajari komunikasi profesional, pencatatan hasil koordinasi, pemantauan ketepatan waktu pengiriman, dan evaluasi awal kinerja vendor berdasarkan indikator yang ditetapkan perusahaan.

Peserta mempraktikkan pencatatan biaya administrasi umum, pemeliharaan fasilitas, pembelian perlengkapan, dan kebutuhan logistik acara sesuai bukti transaksi yang tersedia. Peserta membantu mengelompokkan pengeluaran berdasarkan kategori, memeriksa kelengkapan dokumen pendukung, membandingkan realisasi biaya dengan anggaran yang telah disetujui, serta mengidentifikasi selisih atau pengeluaran yang memerlukan klarifikasi. Peserta menggunakan spreadsheet untuk membuat rekapitulasi dan visualisasi sederhana, kemudian menyusun laporan biaya operasional bagi supervisor. Peserta tidak melakukan persetujuan pembayaran atau mengubah anggaran secara mandiri; seluruh temuan dan usulan efisiensi disampaikan sesuai prosedur perusahaan.