Tour Planner / Itinerary Specialist Intern

Peserta mempelajari konsep dasar industri pariwisata, fungsi biro perjalanan wisata, jenis produk perjalanan, karakteristik destinasi, serta peran Tour Planner dalam merancang perjalanan yang berkualitas. Materi mencakup identifikasi profil dan kebutuhan wisatawan, prinsip penyusunan urutan destinasi, estimasi waktu perjalanan, aksesibilitas, pemilihan transportasi dan akomodasi, serta pengenalan komponen biaya perjalanan. Peserta juga mempelajari etika pelayanan, komunikasi profesional, keselamatan perjalanan, pengelolaan informasi destinasi, penggunaan aplikasi perkantoran, dan dasar penyusunan dokumen itinerary. Pembelajaran dilakukan melalui studi kasus, diskusi, analisis contoh paket wisata, dan latihan konseptual sebagai landasan praktik pada bulan berikutnya.

Peserta melakukan riset terhadap destinasi wisata domestik maupun internasional sesuai arahan pembimbing, meliputi daya tarik utama, jam operasional, aksesibilitas, jarak antarlokasi, estimasi durasi kunjungan, fasilitas pendukung, kondisi musiman, serta aturan dan etika setempat. Peserta berlatih mengidentifikasi segmen pelanggan berdasarkan usia, jumlah peserta, tujuan perjalanan, preferensi aktivitas, kebutuhan khusus, dan anggaran. Informasi dikumpulkan dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, kemudian disusun menjadi basis data destinasi menggunakan spreadsheet atau perangkat digital perusahaan. Hasil riset digunakan untuk menentukan alternatif destinasi yang layak dan menjadi dasar penyusunan rute perjalanan pada bulan ketiga.

Peserta menyusun itinerary berdasarkan hasil riset destinasi dan analisis kebutuhan pelanggan pada bulan kedua. Kegiatan meliputi penentuan urutan kunjungan, perhitungan waktu tempuh, durasi aktivitas, waktu makan, waktu istirahat, serta penyesuaian jadwal dengan jam operasional objek wisata. Peserta berlatih menyusun perjalanan satu hari hingga beberapa hari dengan mempertimbangkan efisiensi rute, kenyamanan wisatawan, kelayakan waktu, dan alternatif jika terjadi keterlambatan atau perubahan kondisi. Peserta juga membuat jadwal perjalanan yang mudah dipahami oleh pelanggan dan tim operasional menggunakan spreadsheet, aplikasi pemetaan, atau perangkat penyusunan dokumen.

Peserta mengembangkan draf itinerary menjadi rancangan paket wisata yang layak secara operasional dan finansial. Peserta mengumpulkan estimasi harga transportasi, akomodasi, tiket masuk, konsumsi, pemandu, aktivitas wisata, serta komponen biaya lainnya dari sumber atau mitra yang relevan. Selanjutnya, peserta mengolah data biaya, menghitung total anggaran, biaya per peserta, kebutuhan jumlah peserta, dan simulasi perubahan biaya berdasarkan variasi layanan. Peserta juga mempelajari penyusunan penawaran harga sesuai arahan perusahaan, dengan memperhatikan kebijakan margin, ketentuan layanan, dan kejelasan komponen yang termasuk maupun tidak termasuk dalam paket. Hasilnya menjadi dasar penyusunan proposal perjalanan pada bulan kelima.

Peserta menyusun dokumen penawaran berdasarkan itinerary dan perhitungan biaya yang telah dikembangkan pada bulan sebelumnya. Dokumen dapat meliputi proposal paket wisata, jadwal perjalanan final, rincian harga, daftar layanan, informasi keberangkatan, ketentuan pembatalan, daftar kebutuhan pelanggan, serta dokumen konfirmasi yang diperlukan sesuai prosedur perusahaan. Peserta juga berlatih melakukan komunikasi bisnis dengan penyedia transportasi, akomodasi, restoran, dan objek wisata melalui simulasi atau kegiatan yang diawasi pembimbing. Peserta mempraktikkan pencatatan konfirmasi, pemeriksaan konsistensi informasi, pengarsipan dokumen, dan penyampaian informasi kepada tim operasional agar seluruh kebutuhan perjalanan dapat dipersiapkan dengan baik.

Peserta mengintegrasikan seluruh hasil pembelajaran sebelumnya untuk menghasilkan rancangan perjalanan wisata yang siap ditinjau dan digunakan sesuai persetujuan perusahaan. Peserta memeriksa kesesuaian antara kebutuhan pelanggan, hasil riset destinasi, jadwal, estimasi biaya, dokumen perjalanan, dan status konfirmasi layanan. Selanjutnya, peserta melakukan simulasi operasional untuk menguji kesiapan itinerary, termasuk penanganan keterlambatan, perubahan cuaca, pembatalan layanan, perubahan jumlah peserta, dan kebutuhan khusus wisatawan. Peserta juga menyusun daftar pemeriksaan perjalanan, melakukan evaluasi risiko sederhana, menerima masukan pembimbing, serta memperbaiki dokumen akhir. Pada tahap penutup, peserta menyiapkan portofolio dan mempresentasikan proses perencanaan serta hasil akhir secara profesional.