Vendor & Transport Partnership Specialist Intern

Peserta mempelajari konsep dasar pengelolaan vendor, kemitraan bisnis, dan penyediaan layanan transportasi dalam industri EO, tur, dan perjalanan wisata. Materi meliputi fungsi vendor dalam rantai pasok jasa perjalanan, jenis mitra transportasi seperti bus pariwisata, kendaraan sewa, travel, dan penyedia transportasi pendukung acara, serta proses identifikasi kebutuhan operasional. Peserta juga memahami prinsip pemilihan vendor, komunikasi bisnis profesional, dasar negosiasi, administrasi perjanjian kerja sama, perhitungan biaya, standar pelayanan, keselamatan transportasi, dan evaluasi kinerja mitra. Pembelajaran dilengkapi pengenalan SOP perusahaan, etika bisnis, pengelolaan data vendor, serta pemahaman awal terhadap SKKNI yang relevan sebagai landasan praktik bulan berikutnya.

Peserta mempraktikkan pencarian dan pemetaan vendor transportasi yang sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan. Kegiatan mencakup penyusunan kriteria vendor, pengumpulan informasi perusahaan mitra, pendataan jenis armada, kapasitas penumpang, wilayah layanan, tarif, ketersediaan kendaraan, dan fasilitas pendukung. Peserta mempelajari cara menghubungi calon mitra melalui telepon, surat elektronik, atau kanal komunikasi bisnis lainnya untuk memperoleh informasi awal. Peserta juga membantu memeriksa kelengkapan dokumen vendor sesuai persyaratan perusahaan dan menyusun basis data menggunakan spreadsheet. Hasil pendataan kemudian digunakan untuk membuat daftar pendek vendor potensial berdasarkan kesesuaian layanan, kelengkapan informasi, reputasi, dan kebutuhan pelanggan.

Peserta mempraktikkan komunikasi bisnis dengan vendor yang telah terdata dan lolos seleksi awal pada bulan kedua. Materi mencakup penyusunan surat permintaan penawaran harga (Request for Quotation/RFQ), pengiriman pesan profesional, pengumpulan penawaran, klarifikasi layanan, dan simulasi negosiasi tarif. Peserta belajar membandingkan harga berdasarkan jenis kendaraan, kapasitas, durasi sewa, jarak perjalanan, biaya pengemudi, bahan bakar, tol, parkir, lembur, serta ketentuan pembatalan. Peserta juga berlatih menyusun ringkasan hasil komunikasi dan rekomendasi vendor dengan mempertimbangkan biaya, mutu, fleksibilitas, dan keandalan. Seluruh komunikasi dan hasil negosiasi didokumentasikan untuk mendukung proses persetujuan kerja sama oleh supervisor.

Peserta mempraktikkan penyusunan dan pengelolaan administrasi kemitraan berdasarkan hasil seleksi dan negosiasi pada bulan ketiga. Kegiatan meliputi penyiapan draf dokumen kerja sama, formulir pemesanan layanan, konfirmasi tarif, pencatatan ruang lingkup layanan, jadwal penggunaan kendaraan, ketentuan pembayaran, dan prosedur pembatalan. Peserta membantu memeriksa kesesuaian dokumen dengan kesepakatan serta mengarsipkan dokumen secara terstruktur. Dalam aspek operasional, peserta mempelajari penyusunan jadwal kendaraan, koordinasi titik penjemputan dan pengantaran, konfirmasi armada serta pengemudi, dan komunikasi perubahan jadwal. Peserta juga membantu memeriksa kesiapan dokumen kendaraan dan kelengkapan layanan sesuai SOP perusahaan sebelum kegiatan dilaksanakan.

Peserta melakukan analisis biaya transportasi berdasarkan penawaran, dokumen pemesanan, dan pelaksanaan layanan yang telah dikoordinasikan pada bulan keempat. Praktik mencakup penghitungan estimasi biaya, perbandingan anggaran dengan realisasi, identifikasi biaya tambahan, serta penyusunan laporan efisiensi. Peserta juga membantu memantau kinerja vendor berdasarkan ketepatan waktu, kondisi kendaraan, kesesuaian layanan dengan pesanan, respons komunikasi, kelengkapan dokumen, dan umpan balik pengguna. Data dikumpulkan melalui checklist, catatan operasional, dan formulir evaluasi. Selanjutnya, peserta menyusun rekapitulasi kinerja dan mengidentifikasi kendala yang berpotensi menimbulkan pemborosan atau menurunkan kualitas layanan. Rekomendasi perbaikan disampaikan kepada supervisor untuk ditinjau sebelum diterapkan.

Peserta mengintegrasikan hasil pemetaan vendor, negosiasi, administrasi kerja sama, koordinasi operasional, dan evaluasi kinerja selama lima bulan sebelumnya. Praktik meliputi pengolahan data vendor, penyusunan peringkat berdasarkan indikator kinerja, identifikasi mitra prioritas, dan pemetaan risiko kerja sama. Peserta membantu menyusun rekomendasi untuk mempertahankan, meningkatkan, atau mengevaluasi kembali hubungan dengan vendor berdasarkan data yang tersedia. Peserta juga membuat laporan akhir yang memuat proses kerja, hasil analisis, kendala, solusi, dan usulan perbaikan pengelolaan kemitraan. Seluruh bukti pekerjaan dikompilasi menjadi portofolio kompetensi dan dipetakan terhadap unit kompetensi SKKNI yang relevan sebagai bahan persiapan asesmen sertifikasi BNSP.