Pengelola Arsip pada Bagian Umum, Sekretariat Direktorat Jenderal, Direktorat Jenderal Anggaran

Orientasi struktur organisasi Direktorat Jenderal Anggaran (DJA) dan fungsi unit kearsipan. Pelatihan regulasi kearsipan internal dan pedoman tata naskah dinas. Identifikasi jenis-jenis arsip aktif dan inaktif di DJA. Praktik pemberkasan (klasifikasi, pengodean, penataan berkas, dan penyusunan daftar arsip aktif).

Fokus: Pemindahan, penataan arsip inaktif di record center, serta pengelolaan arsip elektronik. Materi & Kegiatan: Prosedur pemindahan arsip aktif ke arsip inaktif. Penataan dan penyimbolan (labeling) box arsip di ruang penyimpanan/arsip inaktif DJA. Penginputan data arsip ke dalam sistem/aplikasi kearsipan digital. Pemeliharaan dan perawatan fisik berkas arsip.

Fokus: Membantu identifikasi masa simpan dan nilai guna arsip. Materi & Kegiatan: Pengenalan konsep Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan instrumen kearsipan. Inventarisasi jenis naskah/berkas berdasarkan fungsi operasional dan substantif DJA. Membantu analisis nilai guna arsip (primer dan sekunder) serta penentuan jangka waktu simpan. Penyusunan draf usulan Jadwal Retensi Arsip DJA bersama tim pembimbing.

Fokus: Penilaian arsip yang habis masa retensinya dan tata cara pemusnahan legal. Materi & Kegiatan: Identifikasi dan seleksi berkas arsip yang telah habis masa retensinya berdasarkan JRA. Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) yang diusulkan untuk dimusnahkan. Pemahaman prosedur persetujuan dan berita acara pemusnahan arsip. Simulasi/praktik pendampingan pelaksanaan pemusnahan arsip sesuai regulasi.

Fokus: Pengumpulan data audit kearsipan internal dan penyusunan laporan kearsipan. Materi & Kegiatan: Pengumpulan data statistik kearsipan (jumlah arsip terkelola, dipindahkan, dan dimusnahkan). Evaluasi tingkat kepatuhan dan efektivitas pengelolaan arsip di unit kerja. Penyusunan draf Laporan Kearsipan DJA (menyusun narasi, tabel statistik, dan infografis capaian). Reviu draf laporan bersama pembimbing magang.

Fokus: Finalisasi laporan kearsipan, penyerahan hasil kerja, dan evaluasi purna magang. Materi & Kegiatan: Finalisasi Laporan Kearsipan DJA serta penyusunan panduan/SOP ringkas (jika ada perbaikan sistem). Penyusunan Laporan Akhir Kegiatan Magang Individu. Presentasi hasil capaian magang dan penyerahan Laporan Kearsipan DJA kepada pimpinan/unit kerja. Serah terima pekerjaan dan evaluasi kinerja peserta magang.