Pengadministrasi Perkantoran

Melakukan orientasi pembinaan kepada peserta magang dengan memperkenalkan profil DPD RI, tugas dan fungsi kelembagaan DPD RI, peran DPD RI di daerah, struktur organisasi Sekretariat Kantor DPD RI Provinsi Sumatera Selatan, budaya kerja, tata tertib, serta pengenalan sistem administrasi dan tata naskah dinas yang berlaku di lingkungan Sekretariat DPD RI.

Melakukan pengenalan terhadap proses administrasi perkantoran yang meliputi pengelolaan surat masuk dan surat keluar, pencatatan agenda surat, penggunaan aplikasi perkantoran, pengarsipan dokumen secara manual maupun digital, pelayanan administrasi kepada pimpinan dan pegawai, serta memahami alur disposisi surat dan dokumen kedinasan.

Melaksanakan praktik pengelolaan surat masuk dan surat keluar, pemberian nomor surat sesuai ketentuan, pencatatan pada buku agenda atau aplikasi administrasi, pengarsipan dokumen berdasarkan klasifikasi arsip, digitalisasi dokumen, serta menjaga keamanan dan kerahasiaan arsip sesuai prosedur administrasi perkantoran.

Melaksanakan administrasi kegiatan rapat dan kunjungan kerja, menyiapkan dokumen administrasi, menyusun undangan rapat, daftar hadir, notulen rapat, mengelola jadwal kegiatan, membantu penyusunan laporan administrasi, serta memberikan pelayanan administrasi kepada pegawai dan tamu sesuai standar pelayanan yang berlaku.

Melaksanakan penyusunan laporan administrasi secara berkala, melakukan rekapitulasi data administrasi, mengelola dokumen menggunakan aplikasi Microsoft Office (Word, Excel, dan PowerPoint), membantu penyusunan administrasi kegiatan Sekretariat, serta meningkatkan kemampuan bekerja secara mandiri sesuai standar operasional prosedur (SOP) yang berlaku di lingkungan Kantor DPD RI Provinsi Sumatera Selatan.

Melakukan evaluasi terhadap hasil pelaksanaan magang, penilaian kompetensi administrasi perkantoran, penyusunan laporan akhir magang, pemberian umpan balik atas capaian kinerja, serta orientasi pengembangan kompetensi, etika kerja, profesionalisme, dan kesiapan memasuki dunia kerja.